Inkoopopdrachten accorderen

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Inleiding

Binnen Newbase heb je de mogelijkheid om inkoopopdrachten goed te (laten) keuren, dus dat je toestemming nodig hebt om te mogen inkopen. Per medewerker kun je aangeven tot welk bedrag deze medewerker een inkoopopdracht mag accorderen. Vervolgens heeft deze medewerker die een inkoopopdracht aanmaakt, en deze niet mag vergrendelen, de mogelijkheid een manager te kiezen die wel mag accorderen. Vervolgens kan deze manager de inkoopopdracht akkoord geven of afwijzen. De medewerker kan vervolgens verder met deze inkoopopdracht (vergrendelen en versturen).

2. Instellingen 

Wanneer je met ‘inkoopopdracht goedkeuren’ wilt werken dien je een aantal instellingen te doen.

2.1 Company instellingen

  1. Ga naar de module Company > widget Financiële instellingen
  2. Zet het vinkje aan bij 'Inkoopprocedure' indien je met een accordering wilt gaan werken.

2.2 Gebruiker

Per gebruiker dien je in te stellen of deze inkoopopdrachten mag accorderen en tot welk bedrag deze een inkoopopdracht mag accorderen. Je doet dit bij de tab instellingen.

  1. Ga naar de module Gebruikers Newbase en kies de betreffende gebruiker
  2. Ga naar de de widget Inkoop Accordering en zet het vinkje aan
  3. Vul een bedrag in bij ‘max inkoop bedrag’ (dit bedrag geeft aan tot welk bedrag er geen akkoord nodig is en vanaf welk bedrag wel een akkoord nodig is)

3 Inkoopopdracht op ‘te accorderen’ zetten

Wanneer je nu een inkoopopdracht aanmaakt zal het veld ‘intern akkoord’ automatisch op te accorderen komen te staan.

In het veld ‘bevoegde medewerker’ dien je de medewerker te koppelen die de inkoopopdracht moet goedkeuren.

Als je de inkoopopdracht probeert te vergrendelen zonder akkoord dan krijg je de volgende melding:

4. Goedkeuren van inkoopopdrachten

Het goedkeuren van de inkoopopdrachten kan op twee manieren gebeuren:

1. In de desbetreffende inkoopopdracht zelf

2. Via de module 'mijn te accorderen inkoopopdrachten

4.1 Goedkeuren in de inkoopopdracht

  • Wanneer je een inkoopopdracht wilt goedkeuren (of afkeuren) zoek je deze op in Newbase
  • In het veld ‘intern akkoord’ verander je de status
  • Daarna is het mogelijk de inkoopopdracht te vergrendelen

Ben je hiermee geholpen?

Achteraf een project koppelen aan een inkoopopdracht en goederen zijn al ontvangen?

Inkoopopdracht annuleren

Contact