Factuur verzenden naar afdeling > afdeling als relatie aanmaken

MJA Bijgewerkt door MJA

In veel gevallen zal een verkoopfactuur niet naar een ‘relatie’ moeten worden gestuurd maar naar een ‘afdeling’. 

Dit houdt in dat deze afdeling in Newbase als ‘relatie’ zal moeten worden aangemaakt. Hieronder wordt dit verder uitgelegd.

Afdeling aanmaken als relatie

  1. Ga naar de module relaties en kies voor Nieuw of ga naar de betreffende organisatie en maak nieuwe relatie aan via de widget 'Actieve Relaties'
  2. Vul nu in het kader Persoon of Afdeling bij het veld Voornaam de naam van de afdeling in en zet het veld Geslacht op onbekend. Het emailadres van de afdeling vul je in bij het veld Emailadres van het kader Relatie
  3. Als de factuur naar de afdeling administratie moet worden gestuurd maar ook naar een ander persoon, bv de directeur, is het mogelijk om een tweede mailadres toe te voegen. Je maakt een scheiding dmv een komma. Bv: administratie@google.com, peter@google.com 
  4. Klik op maak relatie en je komt uit in het samenvattingsscherm van relatie/afdeling
  5. Ga nu naar de widget Adres label instellingen en vul in het veld Afdeling 'T.a.v. afdeling administratie in en zet de vinkjes aan bij Afdeling op etiket voor post- en factuuradres

Afdeling koppelen aan debiteur t.b.v. verkoopfactuur

Nu de afdeling als relatie is aangemaakt kan deze relatie aan de debiteur worden gekoppeld. Met deze actie zal de betreffende relatie(afdeling) automatisch aan iedere factuur van de betreffende debiteur worden gekoppeld. Als een factuur steeds naar een andere relatie wordt gestuurd dan dien je onderstaande handeling dus niet uit te voeren.

  1. Ga naar de betreffende debiteur en op de widget 'Debiteur informatie'.
  2. Koppel de afdeling/relatie in het veld 'Mail altijd verkoopaanmaning naar' en zet dan het vinkje aan bij 'En dan hetzelfde voor de factuur'
  3. Ga vervolgens naar de widget Extra Etiket Instellingen en zet het vinkje aan bij 'Gebruik Factuuradres relatie'

Nu zal de afdeling zoals ingesteld bij de relatie op het etiket van de verkoopfactuur worden getoond.

Ben je hiermee geholpen?

Op welke manieren kun je een bericht / e-mail aanmaken

Controleren of berichten / e-mails zijn verzonden > verzenddatum

Contact