Een inkoopfactuur vooruit betalen (proforma inkoopfactuur)

MJA Bijgewerkt door MJA

Wat kun je doen als je een inkoopfactuur vooruit dient te betalen?

Situatie:

Wel een inkoopopdracht maar nog geen ontvangst. Je hebt wel of geen inkoopfactuur van de leverancier ontvangen.

  1. Maak een (1e) inkoopfactuur aan in Newbase (eventueel via Basecone)
  2. Vul het betreffende bedrag incl. BTW in op de inkoopfactuur, bijvoorbeeld Euro 121,00 inclusief BTW (€ 100 netto)
  3. Maak een losse inkoopfactuur regel aan met als grootboekrekening: ‘vooruitbetaalde posten*'. Het netto regelbedrag in dit voorbeeld is dus € 100,-
*Indien grootboekrekening 'vooruitbetaalde posten' nog niet bestaat kan deze in Newbase worden aangemaakt bij Instellingen / Grootboek. Dit grootboeknummer dient ook in Twinfield te bestaan.
  1. Boek de inkoopfactuur door naar Twinfield zodat deze kan worden betaald

Vervolgens > Goederen ontvangen en definitieve inkoopfactuur ontvangen?

  1. Maak een ontvangst aan en vergrendel deze**
**Indien er gebruik wordt gemaakt van journaalposten worden er in Twinfield boekingen gemaakt op ‘voorraad’ & ‘aan nog te ontvangen facturen’
  1. Maak een nieuwe (2e) inkoopfactuur aan
    Krijg je geen nieuwe inkoopfactuur? Dupliceer dan de 1e inkoopfactuur naar een nieuwe inkoopfactuur en vul het factuurnummer van de leverancier aan met "/2"
    Indien je wel een definitieve inkoopfactuur ontvangt kun je deze via Basecone inboeken. Krijg je een melding dat de factuur dubbel is omdat het nummer al in Basecone bekend is vul dan het factuurnummer aan met "/2". Je hoeft geen verdere aanpassingen in Basecone te doen: boek de factuur door naar Newbase
  2. Voer bij het factuurbedrag incl. BTW Euro 0,00 in
  1. Boek de ontvangst regels af op deze inkoopfactuur
  2. Er komt een bedrag van Euro 100,- in de regel te staan
  3. Voeg een vrije 2e inkoopfactuurregel toe aan de inkoopfactuur met grootboekrekening ‘vooruitbetaalde posten’  á Euro -/- 100,- (€ 100,- negatief)
  4. Boek de inkoopfactuur (saldo Euro 0) door naar Twinfield

Alles is nu rechtgetrokken: het saldo van de grootboekrekening "vooruitbetaalde posten" is hierna nul.

Voeg bij omschrijving binnen de inkoopfactuur een opmerkingen toe, zodat je verband houdt tussen de onderliggende inkoopfacturen. (bijvoorbeeld “LET op: deelbetalingen behorende bij inkoop facturen XXXX”.)

Indien het bedrag van de uitgifte regels afwijkt van het bedrag van de oorspronkelijke factuur betekent dat er een verschil zit tussen hetgeen de leverancier in rekening brengt en het bedrag waarvoor jullie dachten in te kopen. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met transportkosten die niet op de inkoopopdracht staan maar wel door de leverancier in rekening wordt gebracht, of met een verschil in de aankoopprijs. In dat geval zul je het verschil dus nog apart moeten boeken en NIET op de grootboekrekening "vooruitbetaalde posten": doe je dit wel wordt het saldo niet nul en hou je dus een "onverklaarbaar" verschil in de administratie over.

Wil je vooruitbetaalde kosten inzichtelijk hebben op een project? Klik hier voor meer informatie.

Ben je hiermee geholpen?

Een inkoopfactuur in delen betalen

Wordt een inkoopfactuur automatisch geïncasseerd door de leverancier?

Contact