Inhoudsopgave

Export / import t.b.v. voorraadtelling / voorraad aantallen wijzigen in batch

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Wat heb je nodig?

1.1. Welk widget heb je nodig?

Om na een voorraadtelling (zoals verderop beschreven) in batch de nieuwe voorraadaantallen te kunnen verwerken heb je onderstaand widget nodig. Heb je deze niet vraag je interne applicatiebeheerder om deze uit te delen.

WID01875 - PRODUCT VOORRAADTELLING

Er is ook een widget WID00881 - PRODUCT VOORRAADCORRECTIE maar dat widget wordt gebruikt voor losse voorraadmutaties en niet voor aanpassingen in batch.

Wil je een losse voorraadmutatie doen klik dan hier.

1.2 Welke zoekactie heb je nodig?

Tevens heb je de standaard zoekactie 'zoek recors met onverwerkte voorraadtelling nodig op het startscherm van de module Voorraad. Heb je deze niet vraag je interne applicatiebeheerder om deze uit te delen.

1.3 Welke optie heb je nodig?

Om de ingelezen voorraadaantallen ook daadwerkelijk te verwerken heb je de optie 'verwerk mutaties' nodig. Heb je deze niet vraag je interne applicatiebeheerder om deze uit te delen.

2. Verder belangrijk om te weten:

  • Een product is pas een voorraadproduct als deze een voorraadlocatie heeft
  • Als een product met een voorraadlocatie geen voorraad heeft en deze wordt verkocht of er wordt een voorraadmutatie gedaan, dan gaat de voorraad in de min
  • Als er een nul moment voor een voorraadtelling wordt gekozen dienen alle verkoopopdrachten en uitgiften te zijn vergrendeld en alle verkoopopdrachten zijn uitgegeven. Ook dienen alle inkoopopdrachten te zijn ontvangen
  • Om de voorraad van een reeks producten in 1x te kunnen aanpassen, exporteer je eerst een lijst en importeer je deze weer nadat je de aantallen hebt ingevoerd. Dit wordt onderstaand uitgelegd

3. Voorbeeld bestand exporteren naar excel

Omdat je eerst een lijst gaat exporteren met de producten waarvan je de voorraad wilt tellen/aanpassen dien je eerst de betreffende producten te zoeken.

Je kunt op verschillende manier producten zoeken:

  • Door gebruik te maken van diverse standaard zoekacties in het startscherm van de module product
  • Door handmatig te zoeken
  1. Als je de producten die je wilt gaan tellen hebt gevonden selecteer je de lijstweergave 'voorraad'. Klik op de 3 puntjes rechts van lijst producten en kies voor lijst voorraad. Deze lijst toont je de aantallen en de voorraadlocatie
  2. Klik vervolgens rechtsboven op de 3 puntjes > open het menu > open 'export maar MS Excel' > kies 'voorbeeld import voorraadlocaties /telling'
  3. Een pop-up opent waarbinnen je velden/kolommen kunt selecteren welke je in het bestand wilt hebben
  1. Je kunt velden die bij 'geselecteerd' staan overhevelen (via multi select en de pijltjes) naar 'beschikbaar' zodat je alleen de velden die je in je bestand wilt hebben overhoudt. Het is ons advies om alleen die kolommen te selecteren die je nodig hebt. Bij het importeren voor voorraad adviseren wij in ieder geval de volgende kolommen: reason en stock_count. Zie onderstaand voorbeeld:
  1. Klik op doorgaan en je krijgt een pop-up met de naam van het document, deze naam niet aanpassen en klik op ok.
  2. Vervolgens krijg je een pop-up waarin je kunt aangeven (bij grote bestanden) hoeveel rijen je maximaal in een bestand wilt
  3. Het voorbeeldbestand opent nu binnen het programma welke op jouw computer als default is ingesteld. Pas nu de aantallen aan in de kolom stock_count, vul een reden in en sla het document onder dezelfde naam op.

4. Importeren bestand in Newbase

  1. Zorg dat je wederom binnen de module product in een lijstweergave zit
  2. Klik op de 3 puntjes rechtsboven > open 'import' > selecteer importeer productvoorraadlocaties / telling
  3. In de pop-up die nu opent klik je op 'importeer tussenbestand'. Je selecteert nu het eerder opgeslagen bestand. Het kan zijn dat het openen even duurt, er loopt dan een blauwe balk achter de pop-up
  1. Een statusrapport opent. Hierin kun je lezen of alle regels, in het tussenbestand, zijn ingelezen en waarom eventueel regels niet zijn ingelezen. Klik op OK
  2. De pop-up toont nu alle regels die in het tussenbestand zijn ingelezen. Om deze in Newbase te verwerken klik je op 'Productgegevens bijwerken
  3. Newbase vraagt of je de regels definitief wilt inlezen > klik op OK
  4. Je komt nu weer uit in de lijst waarin je bent gestart en zie je dat de voorraad nog niet is bijgewerkt.
  5. Hoe je de ingelezen voorraad kunt bijwerken lees je in het volgende hoofdstuk

5. Bijwerken van de ingelezen voorraad

  1. De producten die je zoals hierboven beschreven hebt ingelezen zijn nu nog niet verwerkt in de voorraad
  2. Ga naar het startscherm van de module voorraad en kies voor de standaard zoekactie 'zoek records met onverwerkte voorraadtelling
  3. Je komt uit in een lijst met alle producten waarvan er nog voorraad bijgewerkt moet worden
  4. Klik vanuit deze lijst rechtsboven op de 3 puntjes en kies voor > opties > verwerk mutaties
  5. Je krijgt een pop-up of het door wilt gaan en vervolgens een pop-up waarin je een reden van de voorraadmutatie kunt invoeren
  6. Je ziet vervolgens in de lijst dat de aantallen zijn aangepast

Klik hier voor de step by step instructie video.

Ben je hiermee geholpen?

Kun je een andere crediteur aan een ontvangst koppelen / een vergrendelde ontvangst verwijderen / reeds ontvangen inkoopopdracht wijzigen ?

Wanneer wordt een product gealloceerd > wat is allocatie?

Contact