Uitleg importbestand tijdregels

MJA Bijgewerkt door MJA

Hoe je tijdregels kunt importen wordt in een andere helpfile uitgelegd, klik hier.

Tijdregels dienen via een excelbestand in een vast format te worden ingelezen. In bovengenoemde helpfile staat ook beschreven hoe je een voorbeeldbestand voor het importeren van tijdregels kunt downloaden.

In deze helpfile wordt het voorbeeld importbestand gedetailleerd uitgelegd.

Voorbeeld:

> In de spreadsheet staan 4 verplichte kolommen, in geel aangegeven. Deze in ieder geval invullen.

> Andere kolommen die niet worden gebruikt mogen worden verwijderd.

> Andere kolommen die leeg zijn worden niet ingelezen

> Kolommen mogen in willekeurige volgorde staan

> Rij 1 bevat de technische namen. Deze moeten exact de juiste naam hebben om ingelezen te kunnen worden.

Onderstaand een meer gedetailleerde uitleg van de kolommen:

Technische naam (niet aanpassen)

Omschrijving

Type

Verplicht

Opmerking

company_name_short

company code

tekst

Ja

Zie je gebruikersinstellingen*

user_name_short

verkorte naam van

de medewerker

tekst

Ja

Zie je gebruikersinstellingen*

project_serial

volgnummer

project

test

Nee

Indien de tijdregel aan een project gekoppeld dient te worden dan hier het volgnummer zetten

debtor_serial

volgnummer

debiteur

tekst

Nee

Indien de tijdregel aan een debiteur gekoppeld dient te worden dan hier het volgnummer zetten

organisation_serial

volgnummer organisatie

tekst

Nee

Indien de tijdregel aan een organisatie gekoppeld dient te worden dan hier het volgnummer zetten

contact_serial

volgnummer relatie

tekst

Nee

Indien de tijdregel aan een relatie gekoppeld dient te worden dan hier het volgnummer zetten

date_time_reg

datum

datum

Ja

De datum van de tijdregel

date_time_reg_end

datum tot en met (om een reeks van uurregels aan te kunnen maken

datum

Nee

Wanneer een medewerker gedurende een periode een zelfde aantal uren heeft gewerkt is het mogelijk dit via één regel in te vullen in de Excel spreadsheet. Je doet dit door in veld ‘date_time_reg_end’ een einddatum in te vullen. Newbase maakt dan per datum in die periode tijdregels aan met dezelfde inhoud en hetzelfde aantal uren. Indien er met herhaling wordt gewerkt dan worden tijdens het inlezen al de regels voor de dagen tussen de aangegeven data opgedeeld in aparte regels.

Let op: Er wordt geen rekening gehouden met weekeinden; valt er een weekeinde in de opgegeven periode dan worden ook daarvoor tijdregels gegenereerd

time_manual_number

aantal uren

nummer

Ja

In decimaal notatie, dus 1h30min = 1,5

description

omschrijving

tekst

Nee

Omschrijving van de tijdregel

remark_internal

interne opmerking

tekst

Nee

Interne opmerking voor bij de tijdregel

timereg_type

uursoort

integer

Nee

In Newbase kan op een tijdregel een uursoort worden ingevuld. De uursoorten zijn in Newbase aangemaakt als keuzelijst. In deze keuzelijst staan retourneerwaardes. De retourneerdwaarde die correspondeert met de uursoort invullen.

cost_type

werksoort

integer

Nee

In Newbase kan op een tijdregel een werksoort worden ingevuld. De werksoorten zijn in Newbase aangemaakt als keuzelijst. In deze keuzelijst staan retourneerwaardes. De retourneerdwaarde die correspondeert met de werksoort invullen.

tt_time_manual_number

reistijd (decimaal)

nummer

Als er reistijd aan de tijdregel moet worden gekoppeld kan het aantal uren en minuten hier als decimaal worden ingevuld. Dus 1h30min = 1,5

tt_description

reistijd omschrijving

tekst

tc_type_travel_cost

type reiskosten

integer

1 voor woon-werk

2 voor zakelijk

tc_qty

aantal

nummer

tc_invoice_details

factuuromschrijving

tekst

*Gebruikersinstellingen: klik rechtsboven op je naam en klik op gebruikersinstellingen.

Controles tijdens importeren:

Tijdens het importeren worden de volgende controles gedaan:

  • verplichte velden
  • bestaande retourneerwaarden van opzoeklijsten

Wordt er met meerdere companies gewerkt?:

  • Indien er sprake is van meerdere companies en de debiteuren worden tussen de companies gedeeld dan wordt bij het zoeken naar de debiteur op basis van het geïmporteerde debiteuren volgnummer niet gecontroleerd op de company.
  • Een soortgelijke controle wordt uitgevoerd met crm-delen bij het importeren van een organisatie of relatie volgnummer.

Beperkingen:

Bij het inlezen van tijdregels uit Excel gelden de volgende beperkingen:

  • Per tijdregel kan maar 1 kostenregel en 1 reistijdregel worden aangemaakt via de excelsheet.
  • Controle op de uursoort in combinatie met het type project wordt niet gedaan.

Dat betekent dat de uursoort wel wordt ingelezen, maar omdat die niet geldig is niet zichtbaar zal zijn in de tijdregel indien er er een verkeerde combinatie is gemaakt.

  • De tijdregels worden niet automatisch geaccordeerd.
  • Het is mogelijk een tot tijdregels verwerkt importbestand nogmaals tot tijdregels te verwerken, waarmee tijdregels dubbel worden aangemaakt. De applicatie heeft hiervoor geen controle in zich.

Ben je hiermee geholpen?

Importeren nieuwe producten of aanpassen bestaande producten in bulk

Importeren regels in een document

Contact