Inhoudsopgave

Inrichten Basecone koppeling

MJA Bijgewerkt door MJA

Wil je de koppeling met Basecone inrichten loop dan alle onderstaande stappen door en neem daarna contact op met Newbase om de koppeling te activeren!

Voor meer informatie over hoe hoe het proces Basecone > Newbase verder loopt klik hier.

Algemene informatie:
De koppeling tussen Newbase & Basecone & Twinfield werkt als volgt:
Debiteuren en crediteuren maak je aan in Newbase en deze worden vanuit Newbase doorgezet naar Twinfield.
Vanuit Twinfield worden crediteuren doorgezet naar Basecone, dit gaat dus NIET via Newbase rechtstreeks naar Basecone. Inkoopfacturen kun je vanuit Basecone doorzetten naar Newbase of naar Twinfield.
Om de koppeling te kunnen laten werken dient het wachtwoord dat voor Basecone wordt gebruikt geen speciale tekens te bevatten (bijvoorbeeld " (blokhaken werken wel).
Voordat je een Basecone koppeling kunt maken dient de Twinfield koppeling tussen Twinfield en Newbase te zijn ingericht.
Gebruik je de Basecone omgeving van je accountant? Dan dien je vóórdat je de koppeling tussen Newbase en Basecone maakt je accountant te vragen om de gebruikersstatus binnen het Basecone account tijdelijk te verhogen naar 'super' gebruiker.  In totaal zal je 5-10 minuten de status "super" moeten hebben, nadat de koppeling geactiveerd is kan deze instelling weer terug gezet worden. Heb je een eigen Basecone account dan is dit niet van toepassing.
Als je alle onderstaande stappen hebt doorlopen neem dan contact op met Newbase om de koppeling te activeren!

Stap 1. Instellingen in Newbase

1.1 Gebruikersnaam en wachtwoord ten behoeve van webservices

Binnen de module eigenaar dienen een gebruikersnaam en een wachtwoord te worden ingevuld. Deze kun je zelf bedenken en zijn nodig om gebruik te kunnen maken van de webservices van Newbase. Deze gebruikersnaam en wachtwoord worden dus niet door Basecone gebruikt maar zijn nodig voor het gebruik van de api van Newbase.

  1. Ga naar de module eigenaar > widget webserviceinstelling > vul de velden gebruikersnaam en wachtwoord in
Noteer dit wachtwoord goed. Newbase kan dit wachtwoord niet voor je achterhalen en dit wachtwoord is ook nodig als je andere applicaties via webservices met Newbase wilt laten communiceren!
1.2 Instellen Basecone gebruiker (aanmaak documenten)

Om inkoopfacturen via Basecone in Newbase te kunnen inlezen dient een gebruiker in Newbase te zijn gemarkeerd als ‘Basecone gebruiker'. Dit wordt ingesteld door middel van een vinkje in de Login widget van de gebruiker. Dit kan een bestaande gebruiker of een nieuwe gebruiker zijn. Dit vinkje mag maar bij 1 gebruiker per company aanstaan. Indien dit vinkje bij meerdere gebruikers aanstaat zal het inlezen van inkoopfacturen via Basecone niet lukken.

Werk je met meerdere companies in Newbase, Twinfield en Basecone?
Dan is het van belang of je de data van crediteuren deelt:
Deel je crediteuren WEL dan kun je volstaan met het aanmaken/aanvinken van 1 Basecone gebruiker.
Deel je crediteuren NIET dan dien je per company een Basecone gebruiker aan te maken / aan te vinken.
  1. Ga naar de module Newbase gebruikers > Selecteer de gebruiker waarbij je het vinkje Basecone gebruiker wilt aanzetten of maak een nieuwe gebruiker aan (bijvoorbeeld genaamd Basecone gebruiker of Afdeling administratie)
  2. Ga naar de Login widget > zet het vinkje Basecone gebruiker aanmaak documenten aan

Om de koppeling met Basecone goed te laten werken moet je bij de gebruiker op een drie zaken letten:

1: De gebruiker moet een actieve gebruiker zijn (vinkje non-actief mag dus niet aanstaan).

De gebruiker moet kunnen inloggen in Newbase. De inloggegevens (link en wachtwoord) moeten dus (ooit) naar de gebruiker zijn verstuurd. Dit is vooral belangrijk wanneer je er voor kiest om een algemene Basecone of administratie gebruiker aan te maken.

2: De gebruiker dient toegang tot de betreffende company te hebben.

De gebruiker MOET toegang hebben tot de company waarvoor inkoopfacturen in Basecone worden aangemaakt. Dit kun je controleren binnen de widget 'company toegang'. Binnen deze widget kun je de betreffende companies toevoegen.

3: Er kan, per company, maar één gebruiker zijn waarbij het vinkje 'Basecone gebruiker'  is aangevinkt, dus niet twee of meer!

Stap 2. Koppeling activeren (ophalen sleutel) 

Voor je begint: 
De namen van companies in Newbase dienen dezelfde administratienaam in Basecone te hebben. Je kunt eenvoudig een company naam in Newbase aanpassen om deze overeen te laten komen met de administratienaam in Basecone.

Voorbeeld:

Een company in Newbase heet ‘Test company’ en de bijbehorende administratie in Basecone heet ‘Test Company BV’.

Pas dan de naam van de company in Newbase aan. 

  1. Ga hiervoor naar de module Company en kies de betreffende company.
  2. Pas in de company naam aan in de widget Company detail informatie

2.1 Koppeling tot stand brengen

Om de koppeling tussen Newbase en Basecone tot stand te brengen dienen de inloggegevens van Basecone in Newbase te worden ingevuld.

  1. Ga naar de Module Eigenaar > Widget Basecone > klik op de knop "Basecone-koppeling wijzigen"
  2. Onderstaand scherm wordt nu geopend. Vul hier de gegevens in waarmee je ook inlogt in Basecone

Let op: op het moment van het maken van verbinding moet dit een super user zijn!

Let op: onderaan de widget selecteer je de Company welke met Basecone gekoppeld moeten worden

Klik op de knop ‘verbind met Basecone’ om de koppeling tot stand te brengen.

Newbase haalt nu een sleutel op en plaatst deze in het veld ‘sleutel’. Bijvoorbeeld: OTZhOGFlN2ItODMwM100Ogm4LTljYzYtNzhkNW.

De knop ‘verbind met Basecone’ zal blijven staan tot je Newbase opnieuw opstart. Daarna zal deze knop zijn gewijzigd naar ‘Basecone koppeling wijzigen’.

Stap 3. Newbase knop in Basecone

Wanneer alle hierboven beschreven stappen zijn uitgevoerd en je inlogt in Basecone zul je zien dat er binnen een inkoopfactuur in Bascone een extra knop is toegevoegd: Verwerk.

Via deze verwerkingsknop kunnen de inkoopfacturen naar Newbase worden doorgezet.

Stap 4. Instellingen in Twinfield

In Twinfield dienen twee instellingen te worden gedaan om de inkoopfacturen op te kunnen vragen vanuit Basecone:

4.1 Koppeling met Basecone instellen voor het dagboek inkoopfactuur

Bij de functie Dagboekbeheer kun je voor een dagboek (zoals Inkoop, Verkoop) de koppeling met Basecone instellen.

  1. Ga naar het Twinfield menu: Algemeen > Administratie > Dagboeken > Kies inkoopfactuur
  2. Vul bij Document Imaging onderstaande informatie in:

Naam: Factuur

Link: https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$

4.2 Het vrije tekstveld 3 van dagboek inkoopfactuur instellen 
  • Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Gebruik op ‘Toegestaan’
  • Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Plaats op ‘Koptekst’
  • Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Type op ‘Tekst’
Screen Shot 2017-05-11 at 10.41.55.png

Stap 5. Grootboeknummer instellen bij crediteuren

5.1 In Twinfield

In Twinfield heb je de mogelijkheid om bij een crediteur een voorstel grootboeknummer in te stellen. Dit noem je een boekingsregel. Wanneer je een inkoopfactuur in Basecone aanmaakt waarop deze crediteur staat zal dit grootboeknummer dan automatisch worden gebruikt.

Hoe je dit kunt instellen kun je hieronder zien:

  1. Ga binnen Twinfield naar bij Boekhouding > Crediteuren 
  2. Vul bij het veld Grootboek het gewenste grootboeknummer in waar de inkoopfactuur op geboekt moeten worden.
Screen Shot 2017-05-11 at 11.26.03.png

5.2 In Newbase

In Newbase heb je ook de mogelijkheid om op de crediteurenkaart een voorstel grootboeknummer in te vullen. Dit voorstel grootboeknummer wordt gebruikt wanneer je een vrije regel aan de inkoopfactuur toegevoegd. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen doen om een verschil weg te boeken.

Je hebt dus zowel binnen Twinfield als Newbase de mogelijkheid om een voorstel grootboeknummer op te slaan. De informatie in Twinfield wordt niet overschreven door Newbase. Dit is omdat het grootboeknummer dat in Twinfield wordt gebruikt voor de regels van de inkoopfactuur en het grootboeknummer in Newbase pas wordt gebruikt wanneer je een vrije regel op de inkoopfactuur aanmaakt.

Wanneer je een crediteur in Newbase vergrendeld/ontgrendeld wordt altijd de informatie op de crediteurenkaart binnen Twinfield overschreven door Newbase. Maar de voorgestelde boekingsregel (waar je dus het grootboeknummer heb opgeslagen) in Twinfield verandert niet.

Wanneer een inkoopfactuur via Basecone in Newbase is aangemaakt is het volgende van toepassing:

  • staat op de crediteurenkaart in Newbase aangegeven dat om een kostencrediteur gaat? Dan zullen de Basecone regels van de inkoopfactuur gelijk worden omgezet naar inkoopfactuurregels zodat de inkoopfactuur kan worden geboekt naar Twinfield
  • is er een prijsverschil op de inkoopfactuur (bijvoorbeeld transportkosten)? Dan kun je via het aanmaken van een vrije regel deze verwerken. Heb je op de crediteurenkaart in Newbase een grootboeknummer gespecificeerd dan zal dit nummer automatisch op de regel verschijnen

Werk je met uitgebreide journaalposten systematiek dan is ook het volgende van toepassing:

  • is het een project- of voorraadfactuur? Dan zal de tegenrekening worden gebruikt die bij de ontvangst van de goederen is geboekt (dus de nog te ontvangen facturen positie wordt tegengeboekt)

6. Crediteur staat niet in Twinfield en/of Basecone?

Een crediteur wordt aangemaakt in Newbase en doorgezet vanuit Newbase naar Twinfield. Vanuit Twinfield gaat de crediteur naar Basecone. Deze gaat dus niet rechtstreeks van Newbase naar Basecone.

Als een crediteur niet in Twinfield en/of Bascone staat kan dat komen door:

1. Crediteur is niet aangemaakt in Newbase

2. Crediteur is niet vergrendeld in Newbase en daarmee niet doorgezet naar Twinfield

3. De synchronisatie tussen Twinfield en Basecone gaat niet goed

Dit laatste kun je binnen Basecone checken, zie onderstaande printscreen.

Ben je hiermee geholpen?

Instellingen valuta voor koppeling met Twinfield

Te plannen item aanmaken in Newbase (PCA/Marlin)

Contact