Inhoudsopgave

Inrichten Basecone koppeling

MJA Bijgewerkt door MJA

Wil je de koppeling met Basecone inrichten loop dan alle onderstaande stappen door. Voor meer informatie over het proces Basecone > Newbase verder loopt klik hier.

De koppeling tussen Newbase & Basecone & Twinfield werkt als volgt:
Debiteuren en crediteuren maak je aan in Newbase en deze worden vanuit Newbase doorgezet naar Twinfield. Vanuit Twinfield worden crediteuren doorgezet naar Basecone, Crediteuren gaan dus NIET via Newbase rechtstreeks naar Basecone. Inkoopfacturen kun je vanuit Basecone doorzetten naar Newbase of naar Twinfield.
Om de koppeling te kunnen laten werken dient het wachtwoord dat voor Basecone wordt gebruikt geen speciale tekens te bevatten (bijvoorbeeld " (blokhaken werken wel).
Voordat je een Basecone koppeling kunt maken dient de Twinfield koppeling tussen Twinfield en Newbase te zijn ingericht.
De namen van companies in Newbase dienen dezelfde administratienaam in Basecone te hebben. Je kunt eenvoudig een company naam in Newbase aanpassen om deze overeen te laten komen met de administratienaam in Basecone.
Gebruik je de Basecone omgeving van je accountant? Dan dien je vóórdat je de koppeling tussen Newbase en Basecone maakt je accountant te vragen om de gebruikersstatus binnen het Basecone account tijdelijk te verhogen naar 'super' gebruiker.  In totaal zal je 5-10 minuten de status "super" moeten hebben, nadat de koppeling geactiveerd is kan deze instelling weer terug gezet worden. Heb je een eigen Basecone account dan is dit niet van toepassing.

1. Instellingen in Newbase

  1. Ga naar de module Eigenaar > en naar de widget Bascone (meestal hebben applicatiebeheerders toegang tot deze onderdelen van Newbase en/of kunnen deze uitdelen).
  2. Klik op de paarse knop 'Basecone koppeling instellen' en vul vervolgens de volgende velden in:
    Gebruikersnaam / Wachtwoord / Kantoorcode
  3. Je klikt nu nog niet op knop Verbind met Basecone
  4. Vervolgens klik je in de onderste tabel vooraan de regel op het op het icoon om per gewenste company het vinkje 'Basecone koppeling ophalen' aan te zetten EN om een gebruiker te selecteren. Beide zijn noodzakelijk om de koppeling te kunnen activeren. De gekozen gebruiker wordt binnen de inkoopfacturen die worden ingelezen als 'aanmaker' gezet
  1. Klik vervolgens op de knop 'Verbind met Basecone'. Er wordt dan een overkoepelende sleutel op gehaald en ook per company

Om de koppeling met Basecone goed te laten werken moet je bij de gekozen gebruiker op een drie zaken letten:

1: De gebruiker moet een actieve gebruiker zijn (vinkje non-actief mag dus niet aanstaan).

De gebruiker moet kunnen inloggen in Newbase. De inloggegevens (link en wachtwoord) moeten dus (ooit) naar de gebruiker zijn verstuurd. Dit is vooral belangrijk wanneer je er voor kiest om een algemene Basecone of administratie gebruiker aan te maken.

2: De gebruiker dient toegang tot de betreffende company te hebben.

De gebruiker MOET toegang hebben tot de company waarvoor inkoopfacturen in Basecone worden aangemaakt. Dit kun je controleren binnen de widget 'company toegang'. Binnen deze widget kun je de betreffende companies toevoegen.

Let op: op het moment van het maken van verbinding moet dit een super user zijn!

2. Newbase knop in Basecone

Wanneer alle hierboven beschreven stappen zijn uitgevoerd en je inlogt in Basecone zul je zien dat er binnen een inkoopfactuur in Bascone een extra knop is toegevoegd: Verwerk.

Via deze verwerkingsknop kunnen de inkoopfacturen naar Newbase worden doorgezet.

3. Instellingen in Twinfield

In Twinfield dienen twee instellingen te worden gedaan om de inkoopfacturen op te kunnen vragen vanuit Basecone:

3.1 Koppeling met Basecone instellen voor het dagboek inkoopfactuur

Bij de functie Dagboekbeheer kun je voor een dagboek (zoals Inkoop, Verkoop) de koppeling met Basecone instellen.

> Ga naar het Twinfield menu: Algemeen > Administratie > Dagboeken > Kies inkoopfactuur en vul bij Document Imaging onderstaande informatie in:

Naam: Factuur

Link: https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$

3.2 Het vrije tekstveld 3 van dagboek inkoopfactuur instellen 

> Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Gebruik op ‘Toegestaan’

> Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Plaats op ‘Koptekst’

> Zet in het kader ‘vrije tekstveld 3’ de regel Type op ‘Tekst’

Screen Shot 2017-05-11 at 10.41.55.png

4. Grootboeknummer instellen bij crediteuren

4.1 Grootboeknummer In Twinfield

In Twinfield heb je de mogelijkheid om bij een crediteur een voorstel grootboeknummer in te stellen. Dit noem je een boekingsregel. Wanneer je een inkoopfactuur in Basecone aanmaakt waarop deze crediteur staat zal dit grootboeknummer dan automatisch worden gebruikt.

Hoe je dit kunt instellen kun je hieronder zien:

  1. Ga binnen Twinfield naar bij Boekhouding > Crediteuren 
  2. Vul bij het veld Grootboek het gewenste grootboeknummer in waar de inkoopfactuur op geboekt moeten worden.
Screen Shot 2017-05-11 at 11.26.03.png

4.2 Grootboeknummer In Newbase

In Newbase heb je ook de mogelijkheid om op de crediteurenkaart een voorstel grootboeknummer in te vullen. Dit voorstel grootboeknummer wordt gebruikt wanneer je een vrije regel aan de inkoopfactuur toegevoegd. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen doen om een verschil weg te boeken.

Je hebt dus zowel binnen Twinfield als Newbase de mogelijkheid om een voorstel grootboeknummer op te slaan. De informatie in Twinfield wordt niet overschreven door Newbase. Dit is omdat het grootboeknummer dat in Twinfield wordt gebruikt voor de regels van de inkoopfactuur en het grootboeknummer in Newbase pas wordt gebruikt wanneer je een vrije regel op de inkoopfactuur aanmaakt.

Wanneer je een crediteur in Newbase vergrendeld/ontgrendeld wordt altijd de informatie op de crediteurenkaart binnen Twinfield overschreven door Newbase. Maar de voorgestelde boekingsregel (waar je dus het grootboeknummer heb opgeslagen) in Twinfield verandert niet.

Wanneer een inkoopfactuur via Basecone in Newbase is aangemaakt is het volgende van toepassing:

  • staat op de crediteurenkaart in Newbase aangegeven dat om een kostencrediteur gaat? Dan zullen de Basecone regels van de inkoopfactuur gelijk worden omgezet naar inkoopfactuurregels zodat de inkoopfactuur kan worden geboekt naar Twinfield
  • is er een prijsverschil op de inkoopfactuur (bijvoorbeeld transportkosten)? Dan kun je via het aanmaken van een vrije regel deze verwerken. Heb je op de crediteurenkaart in Newbase een grootboeknummer gespecificeerd dan zal dit nummer automatisch op de regel verschijnen

Werk je met uitgebreide journaalposten systematiek dan is ook het volgende van toepassing:

  • is het een project- of voorraadfactuur? Dan zal de tegenrekening worden gebruikt die bij de ontvangst van de goederen is geboekt (dus de nog te ontvangen facturen positie wordt tegengeboekt)

5. Probleem: Crediteur staat niet in Twinfield en/of Basecone?

Een crediteur wordt aangemaakt in Newbase en doorgezet vanuit Newbase naar Twinfield. Vanuit Twinfield gaat de crediteur naar Basecone. Deze gaat dus niet rechtstreeks van Newbase naar Basecone.

Als een crediteur niet in Twinfield en/of Bascone staat kan dat komen door:

1. Crediteur is niet aangemaakt in Newbase

2. Crediteur is niet vergrendeld in Newbase en daarmee niet doorgezet naar Twinfield

3. De synchronisatie tussen Twinfield en Basecone gaat niet goed

Dit laatste kun je binnen Basecone checken, zie onderstaande printscreen.

Klik hier voor de step by step instructie video.

Ben je hiermee geholpen?

Instellingen valuta voor koppeling met Twinfield

Instellen PCA koppeling

Contact