Inhoudsopgave

Aanmaken inkoopfactuur via Basecone en afletteren in Newbase

MJA Bijgewerkt door MJA

Inkoopfacturen kunnen door een extra knop binnen Basecone worden doorgestuurd naar Newbase in plaats van direct naar Twinfield. Vanuit Newbase kan deze dan, na te zijn afgeletterd, worden doorgeboekt naar Twinfield. Het voordeel hiervan is dat binnen Newbase een totaaloverzicht van inkoopfacturen(kosten) is en er een controle is op de inkoopfactuur ten opzichte van de inkoopopdracht. 

Hoe je een inkoopfactuur verwerkt binnen Basecone wordt niet in deze helpfile beschreven. 
Het is belangrijk om te weten dat crediteurgegevens via Newbase in Twinfield terecht komen en via Twinfield in Basecone. Er is dus geen directe lijn tussen Newbase en Basecone m.b.t. het doorzetten van crediteur gegevens.

Voor meer informatie over het tot stand brengen van deze koppeling (inrichting) klik hier.

1. Welke gegevens zijn nodig?

Om een inkoopfactuur door te kunnen boeken van Basecone naar Newbase dienen onderstaande gegevens in Newbase te staan:

Crediteuren

Wanneer je met uitgebreide journaalposten systematiek in Newbase werkt worden crediteuren bij vergrendelen automatisch doorgeboekt naar Twinfield.  Werk je hier niet mee dan kun je Newbase zo instellen dat bij vergrendelen de crediteuren worden doorgeboekt. Zoals hierboven al beschreven: crediteur gegevens lopen via Newbase naar Twinfield en dan via Twinfield naar Basecone.

Grootboeknummers

Deze dien je eenmalig binnen Newbase door te boeken naar Twinfield. Veelal is dit al bij de start van het  gebruik van Newbase en Twinfield gebeurd.

Kostenplaatsen

Wens je gebruik te maken van kostenplaatsen dan dien je deze eenmalig binnen Twinfield en Newbase aan te maken.

2. Inkoopfacturen doorzetten van Basecone naar Newbase

  1. Boek de inkoopfactuur in Basecone zoals je bent gewend.
  2. Zowel in Basecone als in Newbase is een inkoopfactuur in 2 delen opgebouwd, te weten de ‘kop’ en de ‘regel(s)’.
2.1 De inkoopfactuurkop

Bij de factuurkop in Basecone kunnen diverse velden worden ingevuld. 

Let op! Niet alle velden worden in Newbase overgenomen.

Transactiedatum

wordt in Newbase verwerkt bij factuurdatum en datum ontvangst

Factuurnummer

wordt in Newbase weergegeven in veld factuurnummer leverancier

Periode

wordt in Newbase weergegeven in velden periode en maand

Bestelnummer

dit veld wordt NIET overgenomen in Newbase

Vervaldatum

wordt in Newbase weergegeven in veld vervaldatum

Bedrag(incl. BTW)

wordt in Newbase weergegeven in veld bedrag incl BTW

Leverancier

kies hier de leverancier die in Newbase als crediteur is aangemaakt

IBAN

dit veld wordt NIET overgenomen in Newbase

Factuuromschrijving

wordt in Newbase weergegeven in veld omschrijving

Niet in betaalbatch

wanneer je dit aanvinkt zal deze optie ook op de inkoopfactuur in newbase worden aangevinkt ongeacht wat er op de crediteurkaart staat. Tevens kun je hiermee gebruik maken van diverse standaard zoekactie's in Newbase, zoals 'openstaande inkoopfacturen excl. automatische incasso'.

Creditfactuur

wanneer je dit aanvinkt zal er in Newbase een inkoopfactuur met een negatief bedrag worden aangemaakt

Definitieve boeking

dit veld wordt NIET overgenomen in Newbase

Negeer meldingen

dit veld wordt NIET overgenomen in Newbase

Bij het verwerken van de kop van een inkoopfactuur in Basecone moet je weten dat Newbase de informatie uit onderstaande velden niet overneemt:

> bestelnummer / definitieve boeking / negeer meldingen

Deze velden hoef je dus in Basecone niet in te vullen. Doe je dit wel dan zal de informatie niet overkomen in Newbase.

2.2 Inkoopfactuurregels en doorzetten naar Newbase

Nadat je de kop hebt ingevuld in Basecone kun je de regel(s) invullen.

Als je de inkoopfactuur in Newbase gaat afletteren obv ontvangst regels of inkoopopdracht regels kun je in Basecone ook 1 regel met het totaalbedrag aanmaken. In Newbase wordt de inkoopfactuur dat verder afgeletterd.

Zodra je alle regels binnen Basecone hebt aangemaakt druk je op de knop ‘Verwerk'.

Hiermee wordt de factuur doorgezet naar Newbase.

2.3 Bestelnummer in de regel

Binnen Basecone heb je de mogelijkheid om een bestelnummer op de regel in te vullen. Wanneer je dit doet wordt dit nummer in Newbase in het veld bestelcode in de regel van de inkoopfactuur getoond.

Let op! Zoals eerder vermeldt wordt de bestelcode van de header in Basecone niet meegenomen naar Newbase.

3. Hoe vind je de inkoopfactuur in Newbase?

Nadat alle stappen uit hoofdstuk 2 zijn doorgelopen wordt de inkoopfactuur automatisch in Newbase aangemaakt.

  1. Ga binnen Newbase naar de module Inkoopfactuur
  2. Zoek de inkoopfactuur welke je wilt afhandelen door gebruik te maken van standaard zoekacties in het startscherm, bijvoorbeeld 'vandaag aangemaakt of niet vergrendelde records'

4. Hoe ziet de inkoopfactuur die vanuit Basecone binnenkomt eruit?

Inkoopfactuurkop

  • Crediteur is overgenomen
  • Betaalcondities worden overgenomen uit de crediteurenkaart uit Newbase
  • Vinkje niet in betaalronde wordt overgenomen uit de crediteurenkaart uit Newbase
  • Interne contactpersoon wordt overgenomen uit de crediteurenkaart uit Newbase
  • om de factuur te bekijken kun je de factuur URL aanklikken

Inkoopfactuurregels

  • In eerste instantie zijn de inkoopfactuur regels niet zichtbaar in de widget inkoopfactuurregels.
  • De regels die in Basecone zijn aangemaakt staan in de widget 'Basecone regels'. Deze kunnen via een icoontje in de regel worden gekopieerd naar de widget inkoopfactuur regels.
  • Het verwerken van Basecone regels is geen verplichting. Het systeem toont je alle informatie welke is meegegeven vanuit Basecone. Je kunt ook op de normale manier ontvangst regels afwerken via het koppelteken.

5. Afletteren van de inkoopfactuur in Newbase

5.1 Afletteren o.b.v. inkoopodracht- of ontvangst regels

Als je op een inkoopfactuur inkoopopdracht regels of ontvangst regels aflettert kun je nu het proces volgen zoals je gewent bent door te klikken op het paperclip icoon in de widget 'inkooppfactuur regels' en dan de betreffende regels te selecteren. Newbase toont dan de ontvangst regels of de inkoopopdracht regels van de gekoppelde crediteur welke nog niet zijn afgeletterd.

Als er op de Basecone regel is een bestelcode (bijvoorbeeld ABC123) ingevuld dan zal, na het klikken op het koppelteken, een ontvangstregel welke nog niet (volledig) is afgewerkt op een inkoopfactuur en de bestelcode ABC123 in zich heeft worden getoond. Mocht er geen match zijn maak dan het veld van de bestelcode dan leeg en klik opnieuw op het koppelteken binnen de Basecone regel.

5.2 Afletteren zonder inkoopopdracht- of ontvangst regels

Als je geen inkoopopdracht regels of ontvangst regels aflettert kun je de ingelezen regels (vanuit Basecone) overhevelen van de basecone regels widget naar de inkoopfactuur regels widget.

  • Klik hiervoor op het rode icoontje in de regel
  • Je zult zien dat de regel is gekopieerd en het icoontje groen is geworden.

5.3 Automatisch afletteren

Dit is niet mogelijk binnen Basecone.

Dit zal in de toekomst wel mogelijk worden met Universal Business Language (UBL). UBL is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen of bestelbonnen, ontwikkeld door OASIS. UBL maakt gebruik van XML en is gebaseerd op de ebXML Core Components. Zowel de Nederlandse als Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor eFacturatie. Op termijn zal dit verdere mogelijkheden bieden voor meer en verdergaande automatische herkenning.

5.4 De inkoopfactuur komt niet binnen in Newbase

Als de inkoopfactuur niet in Newbase binnenkomt kun je controleren of de boeking van Basecone naar Newbase inderdaad is mislukt.

Ga hiervoor naar: Instellingen > Eigenaar >Basecone > mislukte basecone logs 

Binnen deze widget staan de mislukte boekingen. Door achter de regel te klikken op het blauwe icoontje met de 2-pijltjes (zie onderstaande printscreen) zal Newbase de inkoop factuur nogmaals proberen binnen te halen. Een pop-up geeft aan of dit is gelukt of waarom dit niet is gelukt

6. Opmerkingen inzake de koppeling

6.1 Standaard koppeling of uitgebreide koppeling

Bovenstaande uitleg is beschreven op basis van een uitgebreide koppeling met journaalposten. Hierbij wordt de crediteur bij vergrendelen automatisch aangemaakt vanuit Newbase. Werk je met een standaard koppeling en gaat het om een nieuwe crediteur dan dien je de inkoopfactuur handmatig aan te maken in Newbase. Bij het doorboeken van de inkoopfactuur naar Twinfield zal Newbase de crediteur gegevens meesturen zodat er een nieuwe crediteur wordt aangemaakt. De volgende inkoopfactuur van dezelfde crediteur kan daarna via Basecone worden ingeboekt.

6.2 Projectnummer

Projectnummers die zijn ingevuld in Basecone worden niet meegegeven naar Newbase. Dit omdat Newbase de projectadministratie is. Als de regels die je binnen Newbase op de inkoopfactuur aflettert een project gekoppeld hebben wordt deze automatisch overgenomen.

6.3 Crediteuren nummers

Om met Newbase en Twinfield te werken is het volgnummer van een crediteur in Twinfield op een manier ingesteld die Newbase in staat stelt crediteuren aan te maken. Maak altijd crediteuren aan vanuit Newbase. Mocht je besluiten om kosten facturen direct naar Twinfield te boeken, maak dan gebruik van crediteuren welke aangemaakt zijn vanuit Newbase, aangezien Newbase de basis is van alle organisaties/relaties.

7. Kostenfactuur via Newbase

Als je kostenfacturen via Newbase boekt is het zinvol om op de crediteurenkaart het vinkje te zetten in de widget "inkoopfactuurinstellingen (boeken)", WID00303, bij kostencrediteur.

Bij aanmaak van een inkoopfactuur worden dan naast de Basecone regels ook gelijk de inkoopfactuurregels aangemaakt. Je hoeft dan alleen de inkoopfactuur te vergrendelen zodat deze kan worden doorgeboekt naar Twinfield.

8. Uitgebreide journaalposten (ontvangst vs inkoopfactuur)

Wanneer gebruik wordt gemaakt van de uitgebreide journaalposten systematiek in Newbase en er wordt gewerkt met ontvangsten, dan maakt Newbase bij het vergrendelen van een ontvangst een journaalpost aan namelijk: 

  • boeking X aan nog te ontvangen facturen

Deze boeking dient altijd te worden tegengeboekt door het inboeken van een inkoopfactuur in Newbase.

Ben je hiermee geholpen?

Aanmaken losse inkoopfactuur (niet via Basecone) en afletteren

Een inkoopfactuur in delen betalen

Contact