Inhoud van omschrijving en vrije tekstvelden in Twinfield

Thijs Jan Hoving Bijgewerkt door Thijs Jan Hoving

In Newbase, in de module company, is het mogelijk één vrij tekstveld aan te geven, waarin Newbase standaard informatie wegschrijft bij het doorboeken van inkoop- of verkoopfacturen naar Twinfield en indien met de uitgebreide journaalposten systematiek gewerkt wordt, ook het memorialenboek.

In Twinfield dient het vrije tekstveld wel op 'toegestaan' te staan. Voor meer informatie Instellingen in Twinfield voor koppeling met Newbase
Newbase is geen boekhoudkantoor of accountant en geeft geen boekhoudkundig advies. We geven aan wat technisch mogelijk is. Overleg voor het aanpassen van de inhoud van vrije tekstvelden met de betrokken accountant of boekhoudkantoor.

1. Gebruik van 1 vrij tekstveld zonder formaten

Als er een vrij tekst veld is gekozen, en er zijn geen speciale formaten ingevoerd (dit is de situatie in het getoonde widget hierboven), stuurt Newbase standaard de volgende informatie:

uitgebreide

journaalposten in gebruik

in veld

voor inkoopfacturen

voor verkoopfacturen

nee

factuurnr

 lev fact. nr.(*Newbase fact.nr.*)

Newbase fact.nr.

nee

omschrijving

lev fact. nr. + opmerking

betreft

nee

vrij tekst veld 1

niet in gebruik

Newbase fact.nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

nee

vrij tekst veld 2

niet in gebruik

Newbase fact.nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

nee

vrij tekst veld 3

gereserveerd voor Basecone kenmerk

niet in gebruik

ja

factuurnr

INK: lev fact. nr.(*Newbase fact.nr.*)

MEM: niet in gebruik

VRK: Newbase fact.nr.

MEM: niet in gebruik

ja

omschrijving

INK: lev fact. nr.

MEM: niet in gebruik

VRK: betreft

MEM: niet in gebruik

ja

vrij tekst veld 1

journaalpost nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

journaalpost nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

ja

vrij tekst veld 2

journaalpost nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

journaalpost nr. of leeg, afh. van het gekozen vrije tekstveld

ja

vrij tekst veld 3

gereserveerd voor Basecone kenmerk

niet in gebruik

2. Omschrijving en vrije tekstvelden zelf bepalen met samenvoegcodes

Newbase biedt de mogelijkheid de inhoud van de omschrijving en de vrije tekstvelden op document/boeking niveau zelf te beinvloeden en daarmee af te wijken van de standaard.

Een reden om van de standaard af te wijken kan bijvoorbeeld zijn dat u niet rechtstreeks factureert aan de klant, maar via een wederverkoper (bijvoorbeeld Amazon.com) die een eigen factuurkenmerk heeft.

U kunt dat kenmerk dan vastleggen in Newbase , bijvoorbeeld in 'uw referentie', en dat opnemen in een vrij tekst veld format, zodat die informatie ook in Twinfield zichtbaar wordt.

Indien de betaling van de eindklant dan via de bankafschriften binnenkomt en dat kenmerk staat daar op vermeld, biedt dat u de mogelijkheid de factuur tegen de bankafschrift af te letteren.

In de module company is het volgende widget beschikbaar:

Het beinvloeden van omschrijving en vrije tekstvelden inhoud kan door samenvoegcodes in te voegen.

De beschikbare samenvoegcodes kunnen gekozen worden door te klikken op de omcirkelde iconen, vervolgens te zoeken in het dialoog naar de gewenste gegevens in de correcte module, en een regel aan te klikken.

Rechts bovenin het scherm verschijnt dan de melding dat de samenvoegcode in het klembord gekopieerd is.

Klik vervolgens in het juiste veld naar de gewenste positie en plak daar de samenvoegcode.

Indien niet met de uitgebreide journaalposten methodiek gewerkt wordt, dus alleen naar inkoopboek en verkoopboek wordt doorgeboekt, dan geven deze afhankelijk van het gekozen icon de samenvoegcodes weer van de module inkoopfactuur, dan wel de module verkoopfactuur.

Indien er wel met uitgebreide journaalposten wordt gewerkt, dan geven beide iconen samenvoegcodes beschikbaar voor de module journaalpost weer.

Er moet dan wel uit de juiste gerelateerde module, dus de gerelateerde module inkoopfactuur of verkoopfactuur, gekozen worden, anders zullen geen gegevens getoond kunnen worden, of kan een foutmelding optreden.

Indien formaten zijn ingesteld en het gebruik van uitgebreide journaalposten systematiek wordt ingeschakeld of juist uitgeschakeld, dan dienen de samenvoegcodes opnieuw te worden ingesteld.
Indien met de uitgebreide journaalposten methodiek gewerkt wordt, dan is het niet mogelijk voor boekingen naar het memorialen boek vrije tekst velden in te vullen. Er dient dan wel een vrij tekstveld te zijn gekozen, want daarin wordt het Newbase journaalpost nummer vermeld.

3. Een voorbeeld met vrije tekstveld formaten voor verkoopfacturen

In dit voorbeeld wordt er uitgegaan van een situatie zonder uitgebreide journaalposten, dus de voorbeeld verkoopfactuur wordt rechtstreeks doorgeboekt naar het verkoopboek

De maximale lengte van de omschrijving en de vrije tekst velden in Twinfield is 40 karakters inclusief spaties, nadat de samenvoegcodes al zijn vervangen door de daadwerkelijk inhoud. Newbase breekt de inhoud dan ook af op 40 karakters. Houd hier rekening mee bij de invoer van gegevens.
  1. De eerste stap is de samenvoegcodes in de company in te voeren.

Het einddoel is:

- in de omschrijving: Klant info: uw referentie

- in vrij tekstveld 1: betreft

- in vrij tekstveld 2: vullen we niet in, die laten we standaard

- in vrij tekstveld 3: Eigen info: onze referentie / intern steekwoord

Het aankiezen van 'uw referentie' als samenvoegcode voor 'omschrijving' ziet er als volgt uit (na klikken op het omcirkelde icoon in de schermafdruk boven):

In het filter is 'uw ref' ingevoerd, vervolgens is de module 'verkoopfactuur' opengevouwen, en is de samenvoegcode zichtbaar.

Klik op de regel om de samenvoegcode te kopieren naar het klembord.

Rechts bovenin het scherm wordt de melding gegeven dat de samenvoegcode gekopieerd is:

Klik ik in het veld omschrijving onder de kolom verkoop in het widget en plak de samenvoegcode:

De andere velden kunnen op soortgelijke wijze gekozen worden.

Het eindresultaat is:

omschr. vrk. formaat: Klant info: %%merge.fin_out_header.your_ref%%

vrijetekst 1 vrk. form.: %%merge.fin_out_header.concerns%%

vrijetekst 2 vrk. form.: die laten we leeg

vrijetekst 3 vrk. form.: Onze info: %%merge.fin_out_header.our_ref%% / %%merge.fin_out_header.keywords%%

Er is voor het voorbeeld ook 'vaste tekst' ('Klant info:', 'Onze info', '/') toegevoegd om te laten zien dat dit ook tot de mogelijkheden behoort, en zijn in vrije tekst drie twee samenvoegcodes ingevuld. De maximale lengte van het totaal, inclusief vaste tekst, na het vervangen van de samenvoegcodes door de inhoud mag samen nog steeds maar maximaal 40 karakters zijn.

  1. In de verkoopfactuur zijn de gegevens als volgt ingevuld:
  1. Na doorboeken van de verkoopfactuur naar Twinfield, is het resultaat:

Zouden geen formaten zijn ingevuld en zou alleen 'Vrije tekst veld 2' zijn aangekozen, dan treden de standaard instellingen in werking met als resultaat:

Ben je hiermee geholpen?

Foutmelding: Cannot Parse XML error

Contact