Inhoudsopgave

Inrichten nieuwe company

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Het is in Newbase mogelijk om met meerdere ‘companies’ te werken. Per company kan worden bepaald welke gebruikers toegang tot deze company hebben en met welke privileges maar ook kan er een aparte Twinfield koppeling naar een andere administratie worden gelegd.

Het is mogelijk om data tussen de companies te delen, denk hierbij aan het CRM, producten, debiteuren en crediteuren.

Een nieuwe company kan alleen door een medewerker van Newbase worden aangemaakt. Deze kan ook de verschillende mogelijkheden om data tussen de companies te delen instellen.

Nadat de company door Newbase is aangemaakt kan de inrichting van de nieuwe company door de applicatiebeheerder zelf worden gedaan of door Newbase. Wens je dat Newbase de inrichting doet dan valt dit buiten regulier support en zullen we hiervoor een uurtarief in rekening brengen. Kies je ervoor om zelf de inrichting te doen dan kun je support benaderen met korte vragen.

2. Consequenties

Het aanmaken van een extra company kan verschillende consequenties hebben voor het gebruik van Newbase. 

Mogelijke consequenties zijn :

  • Extra maandelijkse kosten voor het gebruik van multi company.
  • Extra maandelijkse kosten indien er extra/nieuwe gebruikers met deze company gaan werken
  • Kosten t.b.v. consultancy en hulp bij het inrichten van deze nieuwe company, dit valt buiten standaard support

3. Delen data?

Als er nog niet meer meerdere companies in Newbase wordt gewerkt kun je ervoor kiezen om tussen de companies wel of geen data te delen.

Onderstaande data kan worden gedeeld:

- CRM: Organisaties, relaties en personen

- Producten

- Debiteuren (hiermee deel je automatisch ook CRM data)

- Crediteuren (hiermee deel je automatisch ook CRM data maar ook producten)

Geef van te voren aan Newbase aan welke data je wilt delen.

BELANGRIJK: Nadat een keuze is gemaakt is het, in principe, niet mogelijk om dit later aan te passen.

4. Inrichting

Nadat een Newbase medewerker een nieuwe company heeft aangemaakt (in de meeste gevallen zal door de medewerker van Newbase een duplicaat worden gemaakt van een reeds bestaande company), dient deze verder stap voor stap te worden ingericht.

De volgende onderdelen(instellingen) dienen in ieder geval te worden ingericht:

  1. Module afdelingen > Aanmaken afdelingen
  2. Module company > Instellen Twinfieldkoppeling
  3. Module company > Instellen briefpapier
  4. Module company > Inrichten serverpaden Google Drive of Sharepoint
  5. Module gebruikers Newbase > Aanmaken nieuwe gebruikers of bestaande gebruikers toegang geven
  6. Module volgnummers Newbase > Instellen volgnummers documenten nieuwe company
  7. Module sjablonen voor berichten > Instellen of kopiëren sjablonen
  8. Module printlabels, start/eindteksten op een document > Vertalingen aanpassen/toevoegen indien nodig
  9. Module landen > Landinstellingen kopiëren t.b.v. BTW berekening
  10. Module BTW > BTW instellingen t.b.v. BTW berekening
  11. Module Keuzelijsten > Instellen indien nodig
  12. Wordt er met webservices gewerkt controleer dan of er voor de nieuwe company ook een webservice gebruiker moet worden aangemaakt.

5. Overig

Hoe kies je bij het aanmaken van een document een andere company? Klik hier voor meer info.

Ben je hiermee geholpen?

Inrichting bestandopslag via Google Drive

Belangrijk: Lezen voor je begint met het inrichten van volgnummers!

Contact