Inhoudsopgave

Periodiek factureren via module leden

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Instellen keuzelijst t.b.v. periodiek factureren leden

Voordat je periodiek kun factureren dienen bepaalde instellingen te worden ingevoerd. 

Om een interval (maand, kwartaal, jaar) te kunnen kiezen dient deze als keuze te bestaan.

  1. Ga naar de module keuzelijsten en zoek de keuzelijst 'factuurinterval' van de module ledenregels
  2. Voor iedere interval waar je mee wilt werken dient een regel te bestaan. Werk je bijvoorbeeld met per maand, per kwartaal, per half jaar en per jaar dan dienen er 4 regels te zijn. Voor het aanmaken van een regel klik je eerst op het potlood icoon en vervolgens op het plusje
  3. In de kolom sortering bepaald je de volgorde van de keuzelijst
  4. In de kolom retourneerwaarde doe je niets. Voor meer informatie over retourneerwaarde klik hier.
  5. In de kolom toonwaarde zet je de naam van de interval: bijvoorbeeld per maand
  6. In de kolom STD zet je een 1 als het de default waarde betreft
  7. In kolom NUM 1 zet je de verhoudingsfactor. Deze zorgt ervoor dat als je wilt kijken naar je totale contractwaarde per maand en je hebt een ledenregel ingesteld op per jaar, dan rekent de applicatie de maandelijkse dekking uit. Dus een leden regel van 1.200 per jaar levert dan automatisch een dekking op van 100 euro per maand. In deze kolom vul je dus het getal in waardoor gedeeld moet worden. Maand = 1, kwartaal = 3, half jaar = 6, jaar = 12.
  8. In kolom NUM 2 zet je het aantal waarmee de voorstelfactuurdatum moet worden opgehoogd na facturatie
  9. In kolom NUM 3 zet je de periode waarmee waarmee de voorstelfactuurdatum moet worden opgehoogd na facturatie

2. Factuurtype instellen op productniveau

Om periodiek te kunnen factureren dien je er voor te zorgen dat het factuurtype goed is ingevuld. Dit kun je op 2 manieren doen. De eerste manier wordt in dit hoofdstuk uitgelegd. De andere manier wordt in hoofdstuk 3 uitgelegd.

Binnen een product kun jij binnen het widget project / serviceinstellngen aangeven wat het factuurtype moet zijn, bijvoorbeeld: per maand, per kwartaal etc. Zodra je dit product dan koppelt aan een ledenkaart zal bij de ledenregel dit factuurtype worden overgenomen.

3. Factuurtype aangeven op de ledenregel

Indien op productniveau het factuurtype niet is aangegeven kun je dit ook nog handmatig doen op de ledenregel. Dit doe je binnen de widget verkoop van de ledenregel.

4. 1e keer periodiek factureren > voorstelfactuurdatum

Voordat je de eerste keer periodiek gaat factureren dien je ervoor te zorgen dat onderstaande 3 velden in ieder geval zijn ingevuld. Indien deze velden niet zijn ingevuld zal de ledenregel straks in de zoekactie niet naar voren komen.

  • factuurtype
  • startdatum
  • voorstelfactuurdatum > dit is de datum waarop je straks gaat zoeken en deze datum zal na het factureren steeds weer met de ingestelde periode uit hoofdstuk 1 worden opgehoogd. Stel dat je per kwartaal factureert en je start op 01-04-2023 dan dient die datum voorafgaand aan de eerste keer facturen ingevuld te worden. Na facturatie zal automatisch 01-07-2023 in dit veld worden gezet omdat dit conform hoofdstuk 1 is ingesteld.

5. Zoeken naar periodiek te factureren ledenregels

Zoeken naar nog te factureren ledenregels doe je binnen het startscherm van de module ledenregels. In het startscherm van de module zit een standaard zoekactie genaamd: te factureren.

Let op: alleen vergrendelde ledenregels worden getoond. Je kunt voorafgaand aan deze actie in de module leden zoeken op 'niet vergrendelde records' en deze dan vergrendelen.

Als je zeker weet dat alle leden welke je wilt gaan factureren zijn vergrendeld klik je op 'te factureren in de module ledenregels en dan verschijnt onderstaande pop-up:

Je kunt kiezen voor één specifieke datum bv. 01-01-2023, dan krijg je alle nog te factureren regels met voorstelfactuurdatum 01-01-2023.

Je kun ook kiezen voor een datum reeks. Als je alle nog te factureren regels voor de maand maart wilt zoeken vul je in 01-03-2023...31-03-2013.

Mocht er een vervallen einddatum in de ledenregel staan dan zal deze niet naar voren komen in de zoekactie.
Indien een lid op inactief staat zal deze ook niet worden getoond.

6. Facturen van ledenregels

Na de stappen uit hoofdstuk 5 te hebben gevolgd komt je in een lijst uit met ledenregels welke gefactureerd kunnen worden.

  1. Vanuit de lijst klik je rechtsboven op het vervolgstapicoon en kies je voor dupliceer > verkoop factuurregels
  1. Je komt dan uit in een lijst met verkoop factuurregels. Binnen deze lijst klik je wederom rechtsboven op het vervolgstapicoon en kies je voor maak verkoopfacturen aan

  1. Als de verkoopfacturen zijn aangemaakt kun je deze verder afhandelen (doorboeken en verzenden) zoals je gewend bent.

Ben je hiermee geholpen?

Journaalposten

Automatische incasso instellen bij een debiteur

Contact