Inhoudsopgave

Periodiek factureren serviceproject contract regels

MJA Bijgewerkt door MJA

Voordat je service project contract regels kunt facturen moeten er een aantal zaken worden ingesteld:

1. Instellen keuzelijst factuurinterval

2. Instellen factuur interval op product

3. Instellen factuur interval op de servicecontract regel indien nodig

1. Instellen keuzelijst facturatie interval

Om een interval (maand, kwartaal, jaar) te kunnen instellen op een service project regel, dient deze als keuze te bestaan.

Onderstaand een print screen waar je deze keuzelijst op de service project contractregel vindt.

  1. Voor het instellen van deze keuzelijst met verschillende interval mogelijkheden ga je naar de module keuzelijsten en zoek de keuzelijst 'factuurinterval'
  2. Voor iedere interval waar je mee wilt werken dient een regel te bestaan. Werk je bijvoorbeeld met per maand, per kwartaal, per half jaar en per jaar dan dienen er 4 regels te zijn. Voor het aanmaken van een regel klik je eerst op het potlood icoon en vervolgens op het plusje
  3. In de kolom sortering bepaal je de volgorde van de keuzelijst
  4. In de kolom retourneerwaarde doe je niets. Voor meer BELANGRIJKE informatie over retourneerwaarde klik hier.
  5. In de kolom toonwaarde zet je de naam van de interval: bijvoorbeeld per maand
  6. In de kolom STD zet je een 1 als het de default waarde betreft welke dan bij het aanmaken van een nieuwe regel automatisch wordt ingevuld (kan uiteraard handmatig worden aangepast)
  7. In kolom NUM 1 zet je de verhoudingsfactor. Deze zorgt ervoor dat als je wilt kijken naar je totale contractwaarde per maand en je hebt een regel ingesteld op per jaar, dan rekent de applicatie de maandelijkse dekking uit. Dus een leden regel van 1.200 per jaar levert dan automatisch een dekking op van 100 euro per maand. In deze kolom vul je dus het getal in waardoor gedeeld moet worden. Maand = 1, kwartaal = 3, half jaar = 6, jaar = 12.
  8. In kolom NUM 2 zet je het aantal waarmee de voorstelfactuurdatum moet worden opgehoogd na facturatie. Heb je
  9. In kolom NUM 3 zet je de periode waarmee waarmee de voorstelfactuurdatum moet worden opgehoogd na facturatie

2. Factuur interval instellen

Om periodiek te kunnen factureren dien je er voor te zorgen dat de factuur interval, zoals boven beschreven, is ingevuld.

De factuur interval kun je op 2 plekken invullen:

1. bij het product

2. op de serviceproject contract regels.

2.1 Instellen op het product:

Binnen een product kun je binnen het widget 'serviceinstellingen' aangeven wat de interval moet zijn, bijvoorbeeld: per maand, per kwartaal etc. Zodra je dit product dan koppelt aan een serviceproject contract regel zal dit worden overgenomen.

2.2 Factuur interval aangeven op de serviceproject contract regel

Indien op productniveau de interval niet is aangegeven, zoals hierboven omschreven, kun je dit ook nog handmatig doen op de serviceproject contract regel. Dit doe je binnen de widget verkoop van serviceproject contract regel.

3. 1e keer periodiek factureren > voorstelfactuurdatum

Voordat je de eerste keer periodiek gaat factureren dien je ervoor te zorgen dat onderstaande 3 velden in ieder geval zijn ingevuld binnen iedere serviceproject contract regel die je periodiek wilt gaan factureren.

Indien deze velden niet zijn ingevuld zal de regel straks in de zoekactie niet naar voren komen.

  • Factuur interval
  • Startdatum
  • Voorstelfactuurdatum > Dit is de datum waarop je straks gaat zoeken en deze datum zal na het factureren steeds weer met de ingestelde interval worden opgehoogd.

Stel dat je per kwartaal factureert en je start op 01-04-2023 dan dient deze datum voorafgaand aan de eerste keer facturen ingevuld te worden. Na facturatie zal automatisch 01-07-2023 in dit veld worden gezet omdat dit conform hoofdstuk 1 is ingesteld.

4. Zoeken naar periodiek te factureren regels

Zoeken naar nog te factureren regels doe je binnen het startscherm van de module service project contractregel .

In het startscherm van de module zit een standaard zoekactie genaamd: te factureren.

Let op: alleen vergrendelde regels worden getoond. Je kunt voorafgaand aan deze actie in de module leden zoeken op 'niet vergrendelde records' en deze dan vergrendelen.

Als je zeker weet dat alle regels welke je wilt gaan factureren goed zijn ingevuld en zijn vergrendeld klik je op 'te factureren' in de module service project contractregel en dan verschijnt onderstaande pop-up:

Je kunt kiezen voor één specifieke datum bv. 01-01-2023, dan krijg je alle nog te factureren regels met voorstelfactuurdatum 01-01-2023.

Je kun ook kiezen voor een datum reeks. Als je alle nog te factureren regels voor de maand maart wilt zoeken vul je in 01-03-2023...31-03-2013.

Mocht er een vervallen einddatum in de regel staan dan zal deze niet naar voren komen in de zoekactie.
Indien een regel op inactief staat zal deze ook niet worden getoond.

5. Verkoopfacturen aanmaken van de gevonden regels

Na de stappen uit hoofdstuk 4 te hebben gevolgd komt je in een lijst van service project contractregels welke gefactureerd kunnen worden.

  1. Vanuit de lijst klik je rechtsboven op het vervolgstapicoon en kies je voor dupliceer > te verzamelen verkoopfactuur regels. Als je in een regel gaat dan zal deze optie niet werken. Zorg dus dat je in een lijstweergave zit.
  2. Vervolgens kom je uit in een lijst met verkoopfactuur regels. Binnen deze lijst klik je wederom rechtsboven op het vervolgstapicoon en kies je voor regels naar verkoopfacturen
  3. Als de verkoopfacturen zijn aangemaakt kun je deze verder afhandelen (doorboeken en verzenden) zoals je gewend bent.

6. Foutieve factuurregels of facturen aangemaakt?

Het controleren van alle te facturen contract regels is heel belangrijk.

Op het moment van aanmaken van verkoopfactuur regels wordt de voorstelfactuurdatum direct opgehoogd. Als je een fout hebt gemaakt zul je deze datum in de service contract regels moeten aanpassen / terugzetten.

Bijvoorbeeld:

Een service project contractregel staat ingesteld met:

Voorstelfactuurdatum 01-01-2024

Interval staat ingesteld met 1 maand.

Op het moment dat je van deze service project contractregel een verkoopfactuur regel aanmaakt zal, in dit voorbeeld, de voorstelfactuurdatum direct worden opgehoogd naar 01-02-2024. Als je dan de verkoopfactuur regel verwijderd wordt NIET de voorstelfactuurdatum van de service contractregel aangepast. Deze dien je handmatig aan te passen.

Ben je hiermee geholpen?

Automatische incasso instellen bij een debiteur

Factuur altijd naar dezelfde relatie

Contact