Journaalposten

In dit document staat het werken met journaalposten in Newbase beschreven.

Of je met journaalposten werkt is bepaald (en ingericht) tijdens de implementatie van Newbase

1. Wanneer worden journaalposten aangemaakt?

Journaalposten worden na het vergrendelen van een financieel document aangemaakt. Je kunt alle aangemaakte journaalposten vinden in de module journaalposten maar ook in het financiële document zelf via de widget 'gekoppelde journaalpost'.

2. Automatisch doorboeken journaalposten naar Twinfield?

Er kan worden gekozen voor wel of niet automatisch vergrendelen en direct doorboeken van journaalposten naar Twinfield. Het is ons advies om journaalposten in het begin niet automatisch door te boeken naar Twinfield. Zet daarom gedurende de implementatie het vinkje ‘auto vergrendelen’ tijdelijk op ‘uit’. Op deze manier kunnen ze eerst worden gecontroleerd alvorens ze worden doorgeboekt naar Twinfield. Dit vinkje zit in de widget Boekhoudinstellingen van de module Eigenaar.

Na ‘livegang’ van de Newbase applicatie kan de optie ‘auto vergrendelen’ worden aangezet. Vanaf dan zullen alle journaalposten direct in de Twinfield terecht komen.

Het is mogelijk een factuur te vergrendelen zonder direct een journaalpost aan te maken. Indien dit vinkje aanstaat dan wordt bij het vergrendelen van een factuur niet direct een journaalpost aangemaakt. Het 'boekje' blijft open staan. Hiermee kan een verkoopfactuur eenvoudig weer worden ontgrendeld en vergrendeld zonder dat er steeds nieuwe journaalposten worden aangemaakt. Dit vinkje zit in de widget Boekhoudinstellingen van de module Eigenaar.

2.1 Zoeken naar niet doorgeboekte journaalposten

Via de standaard zoekactie 'toon alle niet vergrendelde records' kunnen eenvoudig journaalposten worden gevonden die nog niet zijn doorgeboekt. Deze zoekactie zit op het startscherm van de module journaalposten.

3. Balans (klantproject) en winst & verlies boekingen

Alle journaalpostboekingen gaan gelijk de Winst & Verlies in, op klantprojecten na. Klantprojecten zijn vaak projecten die langer doorlopen dan één periode. Om deze reden is er uitsluitend voor klantprojecten een uitzondering gemaakt en worden alle kosten en opbrengsten welke worden geboekt op een klantproject eerst naar de balans geboekt. Bij het afsluiten van een klantproject worden de opbrengsten en kosten van de balans gehaald en in het resultaat genomen.

Mocht je besluiten om klantprojecten gelijk in het resultaat te nemen, dan kun je dit instellen op de journaalpost. Neem hiervoor contact met Newbase op.

Vervolgens zijn er journaalpostinstellingen gedefinieerd, die je wellicht nooit gebruikt, zoals bijvoorbeeld ontvangst op een intern project. Aangezien dit theoretisch wel mogelijk is binnen Newbase, dien je toch te allen tijden deze journaalposten in te stellen. 

4. Welke journaalposten worden gebruikt?

Newbase is standaard ingericht met een standaard journaalpostenschema. Dit schema kan uiteraard worden aangepast.

Dit schema is te vinden via de module Journaalpostinstellingen.

De grootboekrekeningnummers welke hier worden gebruikt kunnen worden teruggevonden binnen de module Instellingen > Grootboek.

Om te controleren of er bij de journaalpostinstellingen geen gebruik wordt gemaakt van niet bestaande grootboekrekeningnummers is er een standaard zoekactie beschikbaar waarmee je hiernaar kunt zoeken.

In de volgende hoofdstukken worden de standaard journaalpostenschema's per module beschreven.

5. Journaalposten bij ontvangst

Een ontvangst is altijd gebaseerd op een inkoopopdracht en heeft onderstaande een uitgangspunten:

• Je kunt op meerdere voorraadrekeningen boeken. Deze kun je definiëren binnen productgroep en product
• Een ontvangst op een klantproject wordt eerst naar de balans geboekt
• Een prijsverschil bij een voorraadproduct op basis van VVP (Vaste Verrekenprijs) wordt gelijk bij de ontvangst geboekt als extra journaalpost
• Alle overige ontvangsten gaan gelijk het resultaat in
• Aangezien het binnen Newbase mogelijk is om binnen verschillende modules een ontvangst te boeken, dienen ook alle mogelijke journaalposten te worden gedefinieerd. Bijvoorbeeld de ontvangst van een inkoop op een marketingproject. Binnen Newbase kan deze boeking ontstaan, dus moet er een journaalpost tegenover gezet worden
• Bij een standaard inkoop welke voortkomt uit een verkoop, kun je op meerdere kostprijsrekeningen boeken. Deze kun je definiëren binnen productgroep en product. Met andere woorden, kostprijs verkopen wordt direct geboekt bij ontvangst als er voor een verkoopopdracht een voorraadproduct wordt ingekocht. Bij uitgifte wordt de boeking dan niet gedaan
• Inzake journaalpost nummer 130: aangezien de debet kant bepaald wordt door de inhoud van het inkoopopdracht rekeningnummer, kun je deze leeg laten
• Inzake journaalpost nummer 140, stel dat er geen rekeningnummer in de inkoopopdracht regel staat, dan kun je wel doorboeken, echter Newbase gebruikt dan deze vangnet rekening. Natuurlijk dien je de productgroepen compleet te maken met de grootboeknummers voor de drie handel regio's, zodat er in theorie niet geboekt kan worden op 9999
• Bij projecten modules, alleen openstaande projecten kun je vergrendelen.

5.1 Standaard rekeningschema journaalposten ontvangst

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

100 ontvangst voorraadproduct

Als een rekeningnummer van de voorraad bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gekopieerd binnen de regel, en zal dan gebruikt worden als standaard boeking. Als er geen voorraadrekening is gedefinieerd binnen productgroep / product, dan zal de voorraadrekening leeg zijn binnen de ontvangstregel, en zal de standaard rekening worden gebruikt welke gedefinieerd staat binnen de journaalpost (in dit geval 1200)

102 ontvangst voorraad prijs verschil

De reden van deze (extra) journaalpost is dat je bij ontvangst al je totale bedrag aan “nog te ontvangen facturen” geboekt wilt hebben. Dus vandaar dat Newbase bij ontvangst van een voorraadproduct welke voor 10 EURO als VVP staat geboekt, de voorraad geboekt voor 10 EURO bij een aantal van 1, en als je hebt ingekocht voor 12 EURO het systeem gelijk “prijsverschillen bij ontvangst” boekt, alsmede voor dat verschil bedrag van 2 EUR de “nog te ontvangen facturen” opmaakt.

110 ontvangst klantproject

111 ontvangst serviceproject

112 ontvangst intern project

113 ontvangst marketingproject

114 ontvangst evenementproject

117 ontvangst klachtproject

120 ontvangst verkoopopdracht

Als een rekeningnummer van de kostprijs bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gekopieerd binnen de regel, en zal dan gebruikt worden als standaard boeking. Als er geen voorraadrekening is gedefinieerd binnen productgroep / product, dan zal de voorraadrekening leeg zijn binnen de ontvangstregel, en zal de standaard rekening worden gebruikt welke gedefinieerd staat binnen de journaalpost (in dit geval 1200)

121 ontvangst service aanvraag/opdracht/rapport

122 ontvangst assemblage opdracht

130 ontvangst rek. nr. regel

Zodra bovenstaande voorwaarden niet opgaan, gebruikt het systeem, als er een rekeningnummer inkoop is ingevoerd in de inkoopopdracht regel, dit rekeningnummer.

140 ontvangst rek. nr. algemeen

Geen enkele bovenstaande voorwaarde gaat op, dus gebruikt het systeem als laatste mogelijkheid journaalpost nummer 140.

5.2 Ontvangst met een gemiddelde inkoopwaarde?

Je kunt ook werken met een ‘gemiddelde inkoopprijs’ in plaats van een ‘vaste verrekenprijs’. Een vaste verrekenprijs is eenvoudig. Je stelt eenmalig per product een vaste verrekenprijs in. Op basis van de deze prijs worden de ontvangsten en de uitgiften geboekt.  Aan het einde van het jaar tel je de voorraad en heb je de mogelijkheid om voor producten een andere VVP in te stellen, waarmee gelijk een herwaardering wordt geboekt.

Zodra je werkt met gemiddelde inkoop wordt elke keer als je een ontvangst boekt een extra journaalpost aangemaakt, namelijk de herwaardering. De volgende journaalposten worden aangemaakt:

Bij de allereerste ontvangst van een inkoopopdracht (10 stuks product 1234, per stuk 1 euro):

Bij de tweede ontvangst van een inkoopopdracht (10 stuks product 1234 , per stuk 2 euro):

Op basis van de volgende berekening:

( (huidige voorraad * gem. inkoop product) + (ontvangst aantal * prijs ontvangstregel) ) / (huidige voorraad + ontvangen voorraad)

bovenstaande op basis van voorbeeld:

( (             10            *             1,00        ) + (          10           *             2,00          ) ) / (     10                 +           10               )

Waarbij de gemiddelde inkoop van het product op 1,50 is gezet.

5.3 ontvangst met gem. inkoopwaarde, betere inkoopprijs, verlies ontvangst

Stel je koopt in een periode hetzelfde product nog een keer in. Dat betekent dat een betere inkoop resulteert in een lagere gemiddelde inkoopwaarde en gelijk als verlies geboekt wordt. Bij verkoop resulteert dit een hogere marge, dus een hogere winst. 

5.4 Ontvangst weer ontgrendelen, wat doet het systeem.

Stel je hebt een ontvangst vergrendeld, en je ontgrendelt deze. Dan gaan alle benodigde boekingen af, namelijk journaalpost:

Via de ontvangsten module de tegenboeking:

Alsmede een voorraadherwaardering tegenboeking:

Dit gebeurt tegen andere getallen dan de vergrendel actie. Want een product kan tussentijds ook ingekocht / ontvangen zijn door een collega op een andere inkoopopdracht. Dit betekent dat de complete journalisering van een ontgrendeling complete op- & afboekingen opleveren, zowel via de ontvangst als via de herwaardering. 

6. Journaalposten bij uitgifte

Een uitgifte is altijd gebaseerd op een verkoopopdracht, service aanvraag, service opdracht of assemblage opdracht. Onderstaand een aantal uitgangspunten:

• Er wordt alleen een journaalpost aangemaakt wanneer het een voorraadproduct betreft
• Je kunt op meerdere voorraadrekeningen boeken. Deze kun je definiëren binnen productgroep en product
• Een uitgifte op een klantproject wordt eerst naar de balans geboekt
• Alle overige uitgiften gaan gelijk het resultaat in
• Aangezien het binnen Newbase mogelijk is om binnen verschillende modules een uitgifte te boeken, dienen ook alle mogelijke journaalposten te worden gedefinieerd, bijvoorbeeld de uitgifte op een marketingproject. Binnen Newbase kan deze boeking ontstaan, dus moet er een journaalpost tegenover gezet worden
• Bij een standaard uitgifte welke voortkomt uit een verkoopopdracht, kun je op meerdere kostprijsrekeningen boeken. Deze kun je definiëren binnen productgroep en product
• Een uitgifte van een product welke eerder is ingekocht specifiek voor de verkoopopdracht, service aanvraag, service opdracht of assemblage opdracht (dus vanuit dit document is een inkoopopdracht aangemaakt), wordt gejournaliseerd bij ontvangst, en derhalve niet meer gejournaliseerd bij de uitgifte
• Bij projecten modules alleen op openstaande projecten kun je vergrendelen.
• Als een rekeningnummer van de voorraad bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gekopieerd binnen de regel, en zal dan gebruikt worden als standaard boeking. Als er geen voorraadrekening is gedefinieerd binnen productgroep / product, dan zal de voorraadrekening leeg zijn binnen de ontvangstregel, en zal de standaard rekening worden gebruikt welke gedefinieerd staat binnen de journaalpost (in dit geval 1200)

6.1 Standaard rekeningschema journaalposten uitgifte:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

200 uitgifte voorraad met klantproject

201 uitgifte voorraad met serviceproject

202 uitgifte voorraad met intern project

203 uitgifte voorraad met marketingproject

204 uitgifte voorraad evenementproject

207 uitgifte voorraad klachtproject

220 uitgifte voorraad met verkoopopdracht

Bij een standaard uitgifte welke voortkomt uit een verkoopopdracht, kun je op meerdere kostprijsrekeningen boeken. Deze kun je definiëren binnen productgroep en product. Zodra er geen kostprijs verkopen rekeningnummer is gedefinieerd binnen de verkoopopdracht regel, zal het standaard journaalpost rekeningnummer opgaan (in dit voorbeeld 7020).

221 uitgifte voorraad met service aanvraag/opdracht/report

230 uitgifte voorraad met assemblage opdracht

7. Journaalposten bij tijd

• Een tijdregel op een klantproject wordt eerst naar de balans geboekt
• Mogelijke inkoop van kilometers en reistijd wordt gelijk getotaliseerd (inkoop) mee gejournaliseerd
• Bij projecten modules, alleen op openstaande projecten kun je vergrendelen
• Tijd gebaseerd op een service aanvraag/opdracht/rapport zonder service contract wordt geboekt onder journaalpost 380

7.1 Standaard rekeningschema journaalposten tijd

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

300 tijd op openstaande klantprojecten

310 tijd op openstaande serviceprojecten

320 tijd op openstaande interne projecten

330 tijd op openstaande marketingprojecten

340 tijd op openstaand evenementproject

361 tijd op openstaand klachtproject

370 tijd zonder project

380 tijd gebaseerd op een service aanvraag/opdracht/rapport

De doorbelaste uren boeking betreft een resultatenrekening. Deze wordt vervolgens per periode weer tegengeboekt middels de loonjournaalpost, al dan niet middels een tussenrekening (voor zover van toepassing).

8. Journaalposten bij inkoopfactuur

Er bestaan twee typen inkoopfacturen:

1. inkoopfacturen van goederen die vanuit Newbase zijn besteld en ontvangen

2. inkoopfacturen producten of diensten die niet via Newbase zijn besteld en ontvangen. Denk hierbij aan de huur op een internetkosten. (kostenfacturen)

Wanneer een inkoopfactuur van type 1 wordt geboekt en afgeletterd tegenover een ontvangstregel, aangezien in de journaalpostregel in de ontvangst is geboekt op 1580 ‘Nog te ontvangen facturen’ (balans), zal deze bij het afletteren van de inkoopfactuur worden tegengeboekt op 1580 ‘Nog te ontvangen facturen’ (balans). Omdat er een ontvangstregel aangekoppeld is kun je het grootboeknummer in de regel niet wijzigen.

Wanneer een inkoopfactuur van type 2, welke niet afgeletterd wordt tegenover een ontvangst, wordt geboekt dan dien je zelf in de regels het juiste grootboeknummer in te vullen.

8.1 Inkoopfacturen t.b.v klantprojecten 

Wanneer je goederen voor een project hebt besteld worden deze goederen ten laste van het project geboekt via de ontvangst. 

De inkoopfactuur wordt behandeld zoals bij type 1 uitgelegd.

8.2 Extra kosten op een inkoopfactuur t.b.v een klantproject?

Het kan echter voorkomen dat er achteraf extra kosten op de inkoopfactuur staan die niet zijn besteld en ontvangen maar toch ten laste moeten komen van het project. Dit doe je door een extra vrije regel aan te maken op de inkoopfactuur en in deze regel het projectnummer toe te voegen. In deze regel dient altijd het grootboeknummer 2000 OHW kosten klantproject te staan. Gebruik je dit grootboeknummer niet dan krijg je problemen met de aansluiting. Aangezien de kosten wel in Newbase geboekt worden op het project maar niet op 2000 OHW kosten klantproject.

Om dit te voorkomen kan Newbase nu zo worden ingesteld dat de keuze van het grootboeknummer op inkoopfactuur regels waarop een project staat automatisch gebeurt. Je doet dit door bij grootboeknummers aan te geven dat 2000 OHW kosten klantproject alleen gebruikt mag worden op een klantproject. Deze instelling kun je ook doen voor de grootboekrekeningnummers die speciaal zijn voor een service contract, intern project, marketingproject of evenement.

Onderstaand de werkwijze om bovengenoemde in te stellen:

1. Ga naar de module Grootboekrekeningen en de widget 'Grootboekinformatie'
2. Zoek het betreffende grootboeknummer welke je wil instellen, bijvoorbeeld 2000 OHW kosten klantproject
3. Klik in het veld ‘type project’ klantproject aan, deze wordt dan blauw gemarkeerd

   

Dit geldt net zo voor serviceproject, intern project, marketingproject en evenementproject:

• klantproject 2000 OHW onderhanden kosten klantproject
• service contract 7099 Kosten serviceproject
• intern project 7098 Kosten intern project
• marketingproject 7097 Kosten marketingproject
• evenement 7093 Kosten evenement

Wat te doen met extra ingekomen kosten op een inkoopfactuur?

Het kan gebeuren dat je extra kosten hebt. Deze zijn niet via Newbase besteld maar moeten wel ten laste komen van het project. Wat je dan doet is op de inkoopfactuur een nieuwe regel aanmaken, hier de kosten opzetten en het projectnummer. Newbase verplicht je dan grootboeknummer 2000 OHW kosten klantproject te gebruiken maar in het veld omschrijving kun je aangeven wat voor soort kosten het betreft.

Stel dat je een grootboeknummer niet kunt kiezen dan heb je op dit grootboeknummer waarschijnlijk twee keer hetzelfde soort project gedefinieerd. 

8.3 Inkoopfactuur te verdelen

Stel dat je een inkoopfactuur binnenkrijgt over huur, dan wil je deze graag verdelen binnen Twinfield. Binnen de Newbase inkoopfacturen module is het niet mogelijk om kosten te verdelen. Dit betekent dat je dient te werken met een tussenrekening. De huur kan dan standaard geboekt worden op een tussenrekening “XXXX te verdelen huur 3 maanden”. Op deze wijze is direct binnen Twinfield zichtbaar welke posten nog binnen Twinfield verdeeld moeten worden. Vervolgens kan binnen Twinfield de post “XXXX te verdelen huur 3 maanden” verdeeld worden over drie perioden op rekeningnummer “XXXX huur”.

8.4 Standaard rekeningschema journaalposten inkoop:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

400 inkoopfactuur gebaseerd op ontvangst/inkoopopdracht

Een kosten (inkoop)factuur wordt altijd geboekt op het rekeningnummer van de inkoopfactuur zelf, bijvoorbeeld:

9. Journaalposten bij verkoopfactuur

Alleen de creditregel dien je te vullen, aangezien de debetregel automatisch wordt gevuld door Newbase met 'te betalen BTW' en 1200 debiteuren.

Opmerkingen:

• Een verkoopfactuur op een klantproject wordt eerst naar de balans geboekt.
• Je kunt meerdere opbrengst verkopen rekeningen gebruiken. Deze journaalposten worden als volgt opgezet:

1. Als er een rekeningnummer verkoop is ingevuld bij een debiteur, dan wordt deze gebruikt (bij journaalpost 510)
2. Als er een rekeningnummer is gevuld bij een product, dan wordt deze gekopieerd naar de verkoopfactuur regel, en wordt deze gebruikt
3. Als er een rekeningnummer is gevuld bij een productgroep, dan wordt deze gekopieerd naar de verkoopfactuur regel, en wordt deze gebruikt.
4. Als er geen rekeningnummer bekend is, dan wordt het rekeningnummer van de standaard instelling van de journaalpost gebruikt.

9.1 Standaard rekeningschema journaalposten verkoopfactuur:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

500 verkoopfactuur gebaseerd op een klantproject

501 verkoopfactuur gebaseerd op een serviceproject

502 verkoopfactuur gebaseerd op een intern project

503 verkoopfactuur gebaseerd op een marketingproject

504 verkoopfactuur gebaseerd op een evenementproject

507 verkoopfactuur gebaseerd op een klachtproject

507 verkoopfactuur gebaseerd op een klachtproject

510 verkoopfactuur gebaseerd op een verkoopopdracht

511 verkoopfactuur gebaseerd op een service aanvraag/opdracht/rapport

512 verkoopfactuur gebaseerd op een assemblage opdracht

Tevens bestaat de mogelijkheid om ook kostprijs boekingen aan te maken middels de verkoopfactuur. Dit betekent dat bij vergrendelen van een verkoopfactuur er twee boekingen worden gemaakt.

-een opbrengstboeking (zie journaalpost nummer 500 tot en met 512)

-een kostprijsboeking (zie onderstaande journaalposten)

Dit betekent dat het systeem voor onderstaande journaalposten direct de kostprijs boeking realiseert.

551 kostprijsboeking bij verkoopfactuur gebaseerd op een service contract

554 kostprijsboeking bij verkoopfactuur gebaseerd op een verkoop opdracht

555 kostprijsboeking bij verkoopfactuur gebaseerd op een service aanvraag/opdracht/rapport

Deze boeking wordt uitsluitend gedaan op verkoopfactuur regel bij de volgende conditie:

1. alles als is eerder besteld.

2. alleen de levering van een voorraadproduct is bij uitgifte en niet eerder is besteld

Dit heeft als consequentie dat bij ontvangst en uitgifte van een document welke gebaseerd is op een service contract, verkoop opdracht of een serviceaanvraag/opdracht/rapport, de ontvangst/uitgifte op een tussenrekening geboekt kan worden (bijv. OHW inkopen verkoop), en deze middels de kostprijs boeking tegengeboekt wordt.

Onderstaand voorbeeld op basis van een verkoopopdracht.

Stap 1. Uitgifte

220 goederen uitgifte voorraad met verkoopopdracht

2220 OHW inkopen voor verkoopopdracht

AAN 1200 Voorraad

Stap 2 Verkoopfactuur

XXXX deze kun je leeg laten, wordt standaard 'te betalen BTW' en 1300 debiteuren

AAN opbrengst rekeningnummer debiteur of productgroep of product of de standaardinstelling van de journaalpost.

En de kostprijs boeking via de verkoopfactuur

520 kostprijs verkoopfactuur gebaseerd op verkoopopdracht

7020 Kostprijs verkopen (W&V)

AAN 2220 OHW inkopen voor verkoop opdracht

*Zodra gebruik wordt gemaakt van een kostprijs boeking via de verkoopfactuur, zal de betreffende ontvangst / uitgifte de boeking van de journaalpost gebruiken, en niet de mogelijke verdieping naar productgroep/product aangezien de tussenrekening (in dit voorbeeld 2220 OHW inkopen voor verkoop opdracht) gebruikt wordt, en pas bij de kostprijs boeking de mogelijke verdieping naar productgroep/product gebruikt worden.

Een verkoopfactuur welke niet voldoet aan bovenstaande voorwaarden maakt gebruik van het grootboeknummer van de verkoopfactuur regel zelf, daar hoeft u geen journaalpost voor in te stellen. Als er geen grootboeknummer in de verkoopfactuur regel is ingesteld, maakt het systeem gebruik van het standaard verkoop grootboeknummer welke u kunt instellen in de instellingen / company / boekhouding.

9.2 Verkoopfactuur te verdelen

Stel je wilt een verkoopfactuur boeken inzake service contracten omzet, dan wil je deze graag verdelen binnen Twinfield. Binnen de Newbase verkoopfacturen module is het niet mogelijk om omzet te verdelen. Dit betekent dat je dient te werken met een tussenrekening. De service contracten omzet kan dan standaard geboekt worden op een tussenrekening:

XXXX te verdelen service 3 maanden of

XXXX te verdelen service 6 maanden of

XXXX te verdelen service 12 maanden of

Op deze wijze is direct binnen Twinfield zichtbaar welke posten nog binnen Twinfield verdeeld moeten worden. Vervolgens kan binnen Twinfield de post “XXXX te verdelen service X maanden” verdeeld worden over X perioden op rekeningnummer “XXXX service omzet”.

10. Journaalposten bij kosten

• Een kostenregel op een klantproject wordt eerst naar de balans geboekt. 
• Kosten is een 'vreemde' module, aangezien alle kosten via de inkoopfacturen programma worden geboekt.
• Je kunt de kosten module gebruiken voor bijvoorbeeld interne doorbelasting (printer kosten etc.)

10.1 Standaard rekeningschema journaalposten kosten:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

600 kosten gebaseerd op een open klantproject

610 kosten gebaseerd op een open serviceproject

620 kosten gebaseerd op een open intern project

630 kosten gebaseerd op een open marketingproject

640 kosten gebaseerd op een open evenementproject

661 kosten gebaseerd op een open klacht

670 kosten zonder project

11. Journaalposten bij voorraadherwaardering

Zodra je de Vaste Verrekenprijs (VVP) wijzigt binnen de producten programma, maakt Newbase een journaalpost aan (technische voorraad * (oude prijs minus nieuwe prijs)).

11.1 Standaard rekeningschema journaalposten voorraadherwaardering:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

700 product herwaardering

Als een rekeningnummer van de voorraadherwaardering bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gebruikt als standaard boeking. Als een rekeningnummer van de voorraad bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gebruikt als standaard boeking. Als er geen voorraadrekening of voorraadherwaardering rekening is gedefinieerd binnen productgroep / product, dan zal de standaard rekening worden gebruikt welke gedefinieerd staat binnen de journaalpost (in dit geval 1200 & 8700).

De VVP kan worden gewijzigd op twee manieren:

1. op basis van handmatige wijziging per product

2. -p basis van gemiddelde inkoop bij ontvangst

Dit betreft een “eigenaar” instelling.

12. Journaalposten bij voorraadmutatie

Zodra je de voorraad muteert binnen de module Voorraad, maakt Newbase een journaalpost aan (aantal * VVP of gemiddelde inkoop).

12.1 Standaard rekeningschema journaalposten Voorraadmutatie:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

800 voorraadmutatie

Als een rekeningnummer van de voorraadmutatie bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gebruikt als standaard boeking. Als een rekeningnummer van de voorraad bekend is binnen de productgroep / product, dan wordt deze gebruikt als standaard boeking. Als er geen voorraadrekening of voorraadmutatie rekening is gedefinieerd binnen productgroep / product, dan zal de standaard rekening worden gebruikt welke gedefinieerd staat binnen de journaalpost (in dit geval 1200 & 8710).

13. Journaalposten bij tussentijds resultaat nemen op een klantproject (% of completion)

Onderstaande boekingen worden gebruikt zodra binnen een financieel openstaand klantproject gebruik wordt gemaakt van '% of completion'. Op deze wijze wordt er tussentijds een resultaat genomen. De boeking welke dit oplevert wordt gelijk in de volgende periode tegengeboekt. Je neemt dus resultaat in periode x, welke tegengeboekt wordt in periode x+1. In periode x+1 boek je weer een '% of completion' record, welke weer tegengeboekt wordt in periode x+1+1. Onderstaande twee journaalposten worden in 1 x aangemaakt.

13.1 Standaard rekeningschema journaalposten % of completion:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

902 klantproject perc. of completion kosten

903 klant project perc. of completion omzet

Een voorbeeld Twinfield rapport inzake deze boekingen vind je hier.

14. Journaalposten bij klantproject financieel afsluiten

Onderstaande boekingen worden ingezet zodra een klantproject een andere financiële status krijgt (tip: je kunt aan dit veld financiële status een apart privilege koppelen 'wijzigen financiële status'). De balans wordt afgeboekt, en de Winst & Verlies wordt genomen.

Onderstaande twee journaalposten worden in 1 x aangemaakt.

14.1 Standaard rekeningschema journaalposten klantproject afsluiten:

Newbase is standaard ingericht met onderstaand schema. De grootboekrekeningnummers die worden gebruikt kunnen worden aangepast naar het schema van de klant.

900 klantproject sluiten kosten

901 klantproject sluiten omzet

Een voorbeeld Twinfield rapport inzake deze boekingen vind je hier.

15. Journaalposten bij voorraad inter company boeking

Journaalpost nummer 950 dient extra te worden uitgevoerd als de company kleur van de voorraad anders is dan de header van het document bij ontvangst binnen journaalpost nummer 100. Dan dien je de VVP credit te boeken.

Journaalpost nummer 951 dient extra te worden uitgevoerd als de company kleur van de voorraad anders is dan de header van het document bij ontvangst binnen journaalpost nummer 200, 201, 202, 203, 220, 221 en 230. Dan dien je de VVP debet te boeken.

Je kunt maar 1 company hebben inzake RC waar voorraad van afgeboekt wordt. Voorbeeld:

-Company B verkoopt voorraad van een product van company A

-Company A heeft de voorraad ingekocht

ontvangst binnen company B  zal de volgende boeking plaatsvinden:

-Company A heeft de voorraad

-Company B koopt voorraad in dat is van een product van company A.

1200 Voorraad (balans)

AAN 1580 Nog te ontvangen facturen (balans)

Echter de voorraad is van company A, dus gelijk een inter company boeking binnen company B

XXXX RC company A (balans)

AAN  1200 Voorraad (balans)

Aangezien company de voorraad opgeboekt dient te krijgen, zal daar ook gelijk een boeking worden gerealiseerd:

1200 Voorraad (balans)

AAN XXXX RC van een company (balans)

Bij de goederen uitgifte van company B:

7020 Kostprijs verkopen (W&V)

AAN 1200 Voorraad (balans)

Echter de voorraad is niet van company B, dus gelijk een intercompany boeking binnen company B

1200 Voorraad (balans)

AAN XXXX RC company A (balans)

Aangezien company A de voorraad afgeboekt dient te krijgen, zal daar ook gelijk een boeking worden gerealiseerd:

XXXX RC300 van een company (balans)

AAN 1200 Voorraad (balans)

Dus journaalpost nummer 950 rekening courant voorraad ontvangst moet ingesteld worden:

1581 Facturen rekening courant

AAN 1200 Voorraad algemeen

Dus journaalpost nummer 951 rekening courant voorraad uitgifte moet ingesteld worden:

1200 Voorraad algemeen

AAN 1941 Rekening courant voorraad

Werk je meerdere companies, dan kan er maar één de voorraad houdende company zijn. Dat betekent dat alle niet voorraadhoudende companies boeken op een algemene rekening XXXX RC. 

Als je wel werkt met bijvoorbeeld 5 (dus alleen indien meer dan 2) companies die allemaal eigen voorraad hebben dan wordt algemeen een RC geboekt. Dan dien je elke periode bij de ontvangstregel alsmede de uitgifte regel module de export inter company te draaien. Op basis van deze export kan vervolgens in combinatie met company code daadwerkelijk het bedrag worden bepaald die op de RC tegengeboekt moet worden. Er staat bijvoorbeeld bij company C een bedrag RC van 10.000. Door middel van de inter company export uit newbase kun je dan zien dat er 4.000 verrekend moet worden met company A en 6.000 met company B.

16. Extra informatie

16.1 Wijzigen grootboeknummers

16.2 Document zonder bedrag of Euro 00,00

Wanneer je met journaalposten werkt is het mogelijk om regels van financiële documenten waarop geen bedrag of het bedrag 0 (nul) staat niet naar Twinfield door te boeken. Je dient hiervoor bij de eigenaar op de tab detail de optie ‘0 regels niet boeken’ aan te zetten.

16.3 Set van journaalposten binnen één document verwijderen

Indien je werkt met journaalposten heb je de mogelijkheid om in één keer een set van journaalposten te verwijderen binnen één factuur. 

Dit is alleen mogelijk indien de verkoopfactuur voldoet aan onderstaande voorwaarden:

- automatisch doorboeken van journaalposten dient uit te staan

- het betreft een verkoopfactuur

- De verkoopfactuur staat in edit-mode

- de gebruiker heeft 'alle privileges' of privilege 'verwijder set van records'/'delete foundset' binnen het programma journaalposten

- er staat op de verkoopfactuur tenminste één regel waarvoor geldt dat die gekoppeld is aan een servicecontractregel

Als er aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan verschijnt er een rood kruisje binnen de tab record info / subtab journaalposten, waarmee je in één keer alle journaalposten kunt verwijderen.

Alleen niet geaccordeerde journaalposten van de betreffende factuur worden verwijderd.

Indien er een verschil zal gaan ontstaan dan wordt er een melding gegeven met tips om mogelijk het verschil te voorkomen.

De actie wordt gelogd in de tabel action_log. Dit is te zien in het tabblad 'actie gegevens' die kan worden toegevoegd als subtabblad onder tab record info van de verkoopfactuur.

17. Controle …. aansluiting

Om aansluiting te vinden binnen de journaalposten in Newbase en de modules van waaruit deze journaalposten worden gegenereerd kun je zelf een vergelijk gaan maken.

Let op voor alles geldt: alle records dienen te zijn vergrendeld. De journaalposten welke in Newbase staan zijn vanzelfsprekend altijd gelijk aan de journaalposten in Twinfield. Newbase krijgt ook van elke doorgeboekte journaalpost een boekstuknummer terug.

Aandachtspunt: Indien je werkt met journaalposten en hebt ingesteld dat het verkoop-& inkoopboek apart geboekt kunnen worden dien je bij het verzamelen van de cijfers de vergrendelde verkoop-& inkoopfacturen ook daadwerkelijk te boeken naar Twinfield. Dus alles dient daarmee zowel vergrendeld als doorgeboekt te zijn.

 17.1 Voorraad aansluiting

Binnen de module logistiek > voorraad > lijstweergave “voorraadwaarde > toon alle. Zie je de technische voorraad waarde.

Binnen de module administratie > journaalpost regels > lijstweergave “standaard weergave” zoeken op grootboeknummer “voorraad”.

17.2 Verkoopfacturen aansluiting

Binnen module verkoopfacturen > lijstweergave “standaard weergave”, toon alle. Zie totaal excl. BTW in company valuta.

Binnen module administratie > journaalpostregels, lijstweergave “standaard weergave” zoeken op module naam “verkoopfactuur”. Zie totaal company valuta.

17.3 Inkoopfacturen aansluiting

Binnen module administratie > inkoopfacturen, lijstweergave “standaard weergave”, toon alle. Zie totaal excl. BTW in company valuta.

Binnen de module administratie > journaalpostregels> lijstweergave “standaard weergave” zoeken op module naam “inkoopfactuur”. Zie totaal company valuta.

Aandachtspunt: Een van de redenen dat er geen aansluiting gevonden kan worden is het gebruik van verkeerde grootboeknummers op inkoopfactuur regels waarop een project is gekoppeld.

17.4 Nog te ontvangen facturen aansluiting

Binnen module logistiek > ontvangst regels > zoekactie “te verwerken op inkoopfactuur”. Zie bedrag te verwerken

Binnen module administratie > journaalpost regels, lijstweergave “standaard weergave” zoeken op grootboeknummer “nog te ontvangen facturen”.

Aandachtspunt: Het grootboeknummer “1580 Nog te ontvangen facturen” wordt gebruikt bij ontvangst en vervolgens (zodra een ontvangstregel wordt gekoppeld als inkoop factuurregel, tegengeboekt. Dit betekent dat dit rekeningnummer niet gebruikt mag worden als losse inkoop factuurregel. Mocht er een verschil ontstaan op “1580 Nog te ontvangen facturen”, dan is dit eenvoudig te controleren binnen inkoop factuurregels, zoeken op het betreffende rekeningnummer, in dit voorbeeld “1580 Nog te ontvangen facturen”, en te checken of deze gekoppeld zijn aan een goederen ontvangst. Mochten er fouten gemaakt zijn, dan kun je dit tegenboeken in Newbase, programma journaalpost, en daar een memoriaal aan te maken.

17.5 Kosten en Opbrengst onderhanden werk aansluiting

Binnen klantprojecten, zoek financieel openstaande projecten. Vervolgens detailweergave onderhanden werk, dan exporteren naar excel, dan exporteert het systeem de inhoud van de tab “onderhanden werk”. Daar heb je vervolgens de kolommen “verk. fact. verkoop” en “totaal geb. kosten”

Hier heb je dan de totalen van:

1. actuele omzet

2. gemaakte kosten

Ga vervolgens naar journaalpostregels.

Zoek op:

1. 2000 OHW kosten klantproject, dit totaal bedrag moet gelijk zijn een de totale kosten.

2. 3000 OHW opbrengst klantproject, dit totaal bedrag moet gelijk zijn een de opbrengsten.

17.6 Openstaande verkoopfacturen

Binnen Newbase module administratie > debiteuren, lijstweergave “30-60-90 incl. zoekactie”. Deze lijst kun je vergelijken met de debiteurenlijst in Twinfield.

17.7 Openstaande inkoopfacturen

Binnen Newbase module inkoop > crediteuren, lijstweergave “30-60-90 incl. zoekactie”. Deze lijst kun je vergelijken met de crediteurenlijst in Twinfield.

17.8 Verschillen

Newbase maakt vanuit de verschillende modules journaalposten aan.

Een voorbeeld van het proces met een verkoopfactuur:

Stap 1. Er wordt een verkoopfactuur aangemaakt in Newbase. Deze wordt vergrendeld.

Stap 2. Er wordt een journaalpost aangemaakt. Deze wordt vergrendeld (al dan niet automatisch, afhankelijk van de owner instelling)

Stap 3. Er wordt een concept boeking aangemaakt in Twinfield.

Stap 4. Concept boeking wordt definitief geboekt in Twinfield. Deze kan niet meer worden gewijzigd.

Mocht er een verschil ontstaan zijn in je controlelijsten dan kan dit zijn ontstaan om de volgende redenen:

17.8.1 Vergrendelen

Niet alles is vergrendeld in Newbase, er is wel een vergelijking gedaan. Dan opnieuw eerst alles vergrendelen, en opnieuw vergelijken.

17.8.2 Tussenrekening

Er is geboekt op een tussenrekening bijvoorbeeld:

1. er is geboekt op rekeningnummer 1580 Nog te ontvangen facturen, terwijl daar geen ontvangstregel op is afgeletterd
2. er is geboekt op rekeningnummer 2000 OHW kosten klantproject, terwijl er geen project aan is gekoppeld
3. er is geboekt op rekeningnummer 3000 OHW opbrengsten klantproject, terwijl er geen project aan is gekoppeld

17.8.3 Wijziging in Twinfield

Er is in Twinfield een wijziging doorgevoerd, terwijl deze feitelijk via Newbase geboekt had moeten worden

In Twinfield kan bijvoorbeeld een correctie doorgevoerd op 2000 OHW kosten klantproject

Om weer aansluiting te krijgen maak je in Newbase journaalposten een memoriaalboeking aan en boek je de saldi tegen.

18 Overgang / start openingsbalans

Op moment X besluit de onderneming over te stappen op Newbase. Hier krijgen we te maken met de verschillende saldi op de diverse grootboekrekeningen die bij het starten van Newbase geboekt gaan worden. De start positie dient te worden bepaald. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Onderstaand uitgelegd hoe hiermee omgegaan kan worden.

18.1 Klantprojecten

Alle lopende projecten dienen te zijn ingevoerd. De boekingen naar Twinfield geschieden via de onderliggende opbrengsten en kosten modules. Een klantproject zelf genereert geen financiële boekingen naar Twinfield. Stel dat er 10 financieel openstaande klantprojecten zijn, waarbij er op basis van deze projecten een onderhanden werk positie geboekt dient te worden, dan kan dat als volgt:

-alle tijdregels dienen te worden ingevoerd. Deze kunnen worden vergrendeld, en onderhanden werk kosten wordt geboekt.

-als er veel tijdregels zijn, dan kun je via de kosten programma voor elk project een totaalbedrag boeken. Voordeel is dat je dan voor deze 10 projecten maar 10 boekingen hoeft in te voeren, in plaats van bijvoorbeeld 1.000 tijdregels. Nadeel hiervan is dat je geen controle hebt voor deze overlopende projecten hoeveel tijd er geschreven is (er zijn immers geen tijdregels).

-alle lopende inkoopopdrachten invoeren inzake deze projecten

-alle ontvangsten invoeren welke van toepassing zijn op deze projecten

-alle inkoopfacturen invoeren welke van toepassing zijn op deze projecten

-alle assemblage opdrachten invoeren welke van toepassing zijn op deze projecten

-alle goederen uitgiften invoeren welke van toepassing zijn op deze projecten

-alle verkoopfacturen invoeren welke van toepassing zijn op deze projecten

Op deze wijze start je automatisch met de juiste post onderhanden werk op je balans.

Het is noodzakelijk deze bovenstaande acties uit te voeren, aangezien bij sluiten van een project de totalen per project OHW kosten & OHW opbrengsten tegen geboekt wordt op je balans en doorgeboekt wordt naar je resultaat.

Een voorbeeld Twinfield rapport inzake deze boekingen vind je hier.

18.2 Debiteuren / verkoopfacturen positie

Binnen de oude administratie staan 100 verkoopfacturen (openstaande facturen, alsmede betaalde facturen van financieel openstaande klantprojecten). Hier geldt de volgende vraagstelling. Werk je met onderhanden werk? Zo ja, dan dien je alle (al dan niet betaalde) verkoopfacturen van onderhanden (financieel openstaande) projecten in te voeren. De volgende opties kun je gaan uitvoeren:

1. Je werkt met “overlopende debiteuren. Boek deze verkoopfacturen in binnen Newbase, met als regel omschrijving “conversie”, en het totaal bedrag. Vink elke verkoopfactuur aan “status doorgeboekt”, alsmede “fin. bewaking handmatig”, en bepaal binnen de tab betaling welk bedrag er inmiddels op is betaald. 
2. 1. Status doorgeboekt aangevinkt houdt in dat deze factuur niet meer wordt doorgeboekt naar Twinfield, maar beschouwd wordt als zijnde doorgeboekt (deze verkoopfactuur is immers via de openingsbalans “overlopende debiteuren” als totaalbedrag opgenomen). 
   2. Financiële bewaking handmatig houdt in dat deze verkoopfactuur buiten de controle door Newbase wordt gelaten inzake wel/niet betaald, aangezien deze factuur niet als document staat vermeld als factuur, maar als onderdeel van de post “overlopende debiteuren”.
   3. Tab betaling, geef aan of een factuur (voor een deel) is betaald middels een bestelregel.
3. Je werkt niet met de post “overlopende debiteuren”. Boek derhalve deze verkoopfacturen in binnen Newbase (zet handmatige nummering aan), en boek deze door. Natuurlijk dienen de periodes waar de verkoopfacturen betrekking op hebben open te staan. De BTW wordt ook geboekt. Boek deze BTW op al verwerkte periodes tegen. Nu is Newbase en Twinfield gelijk aan elkaar, en kan het afletteren van verkoopfacturen ook zijn doorgang vinden.

18.3 Crediteuren / inkoopfacturen positie

Binnen de oude administratie staan 100 inkoop facturen (openstaande facturen, alsmede betaalde facturen van financieel openstaande klantprojecten). Hier geldt de volgende vraagstelling. Werk je met onderhanden werk? Zoja, dan dien je alle inkoopfacturen van onderhanden (financieel openstaande) projecten in te voeren. De volgende opties kun je gaan uitvoeren:

1. Je werkt met “overlopende crediteuren. Boek deze inkoopfacturen in binnen Newbase, met als regel omschrijving “conversie”, en het totaal bedrag. Vink elke inkoop factuur aan “status doorgeboekt”, alsmede “fin. bewaking handmatig”, en bepaal binnen de tab betaling welk bedrag er inmiddels op is betaald. 
2. 1. Status doorgeboekt aangevinkt houdt in dat deze factuur niet meer wordt doorgeboekt naar Twinfield, maar beschouwd wordt als zijnde doorgeboekt (deze inkoopfactuur is immers via de openingsbalans “overlopende crediteuren” als totaalbedrag opgenomen). 
   2. Financiële bewaking handmatig houdt in dat deze inkoopfactuur buiten de controle door Newbase wordt gelaten inzake wel/niet betaald, aangezien deze factuur niet als document staat vermeld als factuur, maar als onderdeel van de post “overlopende crediteuren”.
   3. Tab betaling, geef aan of een factuur (voor een deel) is betaald middels een bestelregel.
3. Je werkt niet met de post “overlopende crediteuren”. Boek derhalve deze inkoopfacturen in binnen Newbase (zet handmatige nummering aan), en boek deze door. Natuurlijk dienen de periodes waar de inkoop facturen betrekking op hebben open te staan. De BTW wordt ook geboekt. Boek deze BTW op al verwerkte periodes tegen. Nu is Newbase en Twinfield gelijk aan elkaar, en kan het afletteren van inkoop facturen ook zijn doorgang vinden.

Aandachtspunt één is dat inmiddels ontvangen producten / diensten welke middels een openingsbalans is geboekt op “nog te ontvangen” facturen, alsnog binnen de inkoopfactuur op de inkoopfactuur regel op “nog te ontvangen facturen” wordt tegengeboekt. Als

Aandachtspunt twee is dat je alle projectkosten van lopende projecten op het onderhanden werk wenst te hebben. Dit betekent dat alle lopende inkoopopdrachten, alsmede alle afgesloten inkoopopdrachten, welke wel zijn gekoppeld aan lopende projecten, alsnog ingeboekt wenst te zien, en daar tevens de ontvangst inclusief afwerking inkoop factuur geboekt wilt hebben. Je dient hierin zelf deze lopende zaken te bepalen.

18.4 Voorraad

Binnen Newbase zijn alle producten geladen, alsmede alle voorraad posities gevuld middels een “voorraadmutatie” record. Hiermee is de voorraad positie binnen Newbase geboekt, en kan deze in de openingsbalans achterwege worden gelaten. Stel dat je een openingsbalans van voorraad hebt geboekt, dan dienen de aangemaakte journaalposten te worden verwijderd.

18.5 Lopende inkoopopdrachten

Alle inkoopopdrachten die nog (deels) ontvangen dienen te worden, alsmede alle inkoopopdrachten van financieel openstaande projecten kun je invoeren in Newbase. De boeking structuur binnen Newbase boekt pas bij ontvangst een “nog te ontvangen” facturen positie. Dit betekent dat er binnen de openingsbalans een “nog te ontvangen” facturen positie geboekt kan worden. De openstaande inkoopopdrachten worden ontvangen en kunnen worden afgewerkt.

18.6 Lopende assemblage opdrachten / verkoopopdrachten

Alle openstaande verkoopopdrachten / assemblage opdrachten welke nog (deels) uitgegeven dienen te worden, dien je in te voeren in Newbase. Vervolgens zal bij goederen uitgifte de juiste boekingen worden gegenereerd. Vervolgens kunnen deze verkoop opdrachten ook worden gefactureerd.

18.7 Tijdregels

Tijd op lopende projecten kun je als tijdregels invoeren. Voordeel hierbij is dat je op lopende projecten ook kunt controleren op de totaal geschreven tijd. Mochten er nu teveel tijdregels zijn, dan kun je overwegen om dit via de kosten programma als totaalbedrag op het onderhanden werk kosten project te boeken, dan hoef je per klantproject maar één kosten regel aan te maken.