Inhoudsopgave

Hoe werkt valuta binnen Newbase?

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Binnen Newbase heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende valuta. 

Indien je met meerdere companies in Newbase werkt dan kun je maar bij één company valuta invoeren. Het is dus niet mogelijk om per company met een andere valuta te werken.
Wil je een valuta kunnen kiezen bij een debiteur/crediteur dient er een valutakoers t.o.v company valuta te zijn ingesteld. Zie hoofdstuk 3.

2. Aanmaken valuta t.b.v keuzelijst

Het aanmaken van de verschillende valuta die je binnen een keuzelijst kunt kiezen, doe je binnen de module keuzelijsten > valuta.

Voor het inrichten van keuzelijsten kun je contact opnemen met je interne Newbase applicatiebeheerder. Klik hier voor meer informatie over keuzelijsten.

In het veld retourneerwaarde EN in het veld toon waarde zet je de afkorting van de valuta.

3. Invoeren van de koers bij de valuta

Het invoeren van valuta en de koers doe je bij de module Valuta.

Bij het aanmaken van valuta in Newbase dien je er altijd voor te zorgen dat er per soort valuta 4 koersen worden ingevoerd. Voorbeeld bij GBP:

GBP - EUR

EUR - GBP

GBP - GBP

EUR - EUR

Het is dus nodig dat je naast GBP/EUR en EUR/GBP ook EUR/EUR en GBP/GBP aanmaakt.

4. Wanneer wordt de koers opgehaald uit de instellingen?

Binnen Newbase wordt de koers opgehaald uit bovengenoemde instellingen bij alle nieuw aan te maken documenten. Als je een kers wijzigd wordt deze niet doorgevoerd binnen bestaande documenten.

5. Kan de valuta in een document worden aangepast?

Het is mogelijk om binnen een document de koers aan te passen. Er kunnen dus bijvoorbeeld verkoopfacturen bestaan binnen Newbase, waarbij het ene document een andere koers heeft ten opzichte van een ander document.

6. Valuta bij kopiëren van document

Koersen worden altijd overgeërfd van een voorliggend document. Dus stel dat je een nieuwe verkoopopdracht aanmaakt, en de koers is 1,39, en je dupliceert dit document naar een verkoopfactuur dan wordt binnen de verkoopfactuur als voorstel ook 1,39 gebruikt (en deze kun je weer wijzigen als je dat wenst). 

Het is niet mogelijk historische of toekomstige koersen vast te leggen. Koersen gelden dus vanaf het moment dat die worden ingevoerd voor nieuwe financiële documenten die worden aangemaakt. Bestaande documenten behouden de koers van het moment dat het document werd aangemaakt.

Na wijziging van de koersen kun je zelf direct gebruik maken van de aangepast koersen. Andere gebruikers dienen Newbase opnieuw op te starten.

7. Hoe werkt valuta in combinatie met de Twinfield koppeling?

Hoe valuta binnen Newbase werkt in combinatie met Twinfield is afhankelijk van de boekhoudkoppeling die je hebt. Je kunnen binnen Newbase kiezen voor een eenvoudige koppeling (inkoop en verkoopboek) of voor een uitgebreide boekhoudkoppeling(journaalposten). Deze keus is bij de inrichting van Newbase bepaalt.

7.1 Eenvoudige koppeling Twinfield & inkoop- & verkoop facturen

Stel dat je gebruik maakt van de eenvoudige Twinfield koppeling, dan wordt een verkoop/inkoop factuur met de op dat document geldende koers doorgezet naar Twinfield. Newbase zet dan bijvoorbeeld een USD factuur door naar Twinfield. Binnen Twinfield wordt deze factuur afgeletterd, en naar Newbase teruggekoppeld als zijnde betaald. Dit gaat in de koers van het document. Dus ongeacht de koers instelling binnen Newbase en Twinfield, een factuur van 100 USD wordt ook terug gelezen als betaald 100 USD. Er ontstaan geen verschillen.

Echter binnen Twinfield kan binnen de rapportagevaluta’ een omzet staan van 80 EUR op de debiteur en binnen Newbase kan 78 EUR staan als omzet op de debiteur. Dit is afhankelijk van de rapportage valuta (EUR) en de koers instellingen die gelden op dat moment, en theoretisch kunnen verschillen ontstaan. Boekhoudkundig is er niets aan de hand aangezien de jaarrekening gebaseerd is op Twinfield, en Twinfield als boekhoudpakket geldig is voor de onderneming. Newbase levert in dat geval alleen omzet informatie op. Er zijn geen memoriaal boekingen van toepassing bij de eenvoudige koppeling, dus verschillen kunnen er niet ontstaan binnen journaalposten.

7.2 Uitgebreide Twinfield koppeling(journaalposten)

Indien je gebruik maakt van de uitgebreide Twinfield koppeling, dan worden journaalposten doorgezet naar Twinfield. Het verkoop- & inkoop boek wordt altijd geboekt in de koers van het document. Echter alle overige boekingen (bijvoorbeeld ontvangsten en uitgiften) worden omgerekend tegen de koers welke is ingevoerd/overgeërfd binnen het financiële document en omgerekend naar de company valuta.

Hier kunnen mogelijke verschillen ontstaan. 

Onderstaand de journaalposten op een rij in een voorbeeld op basis van EUR en USD (100 USD = 90 EUR).

We plaatsen een inkoopopdracht voor een klant project: en koersen tussen NB en TW zijn gelijk:

-100 stuks (VVP 10 EUR) per stuk 10 USD totaal 1.000 USD. 

-koers 0,9 binnen Newbase USD-EUR

-koers 0,9 binnen Twinfield USD-EUR

-rapportage valuta binnen Newbase & Twinfield is EURO.

De goederen worden ontvangen, de volgende journaalpost wordt aangemaakt:

-OHW project 900 EUR

-AAN nog te ontvangen facturen 900 EUR

De inkoopfactuur komt binnen en wordt afgewerkt op goederen ontvangstregels, de volgende journaalpost wordt aangemaakt:

-Nog te ontvangen facturen 1.000 USD

-AAN 1.000 USD

Binnen Twinfield vallen de 'nog te ontvangen facturen' positie tegen elkaar weg in de rapportagevaluta.

Nog te ontvangen facturen

Debet 1.000 USD = 900 EUR

Credit 900 EUR = 900 EUR

Saldo = 0,00.

We plaatsen een inkoopopdracht voor een klant project en koersen tussen NB en TW zijn NIET gelijk:

-100 stuks (VVP 10 EUR) per stuk 10 USD totaal 1.000 USD. 

-koers 0,90 binnen Newbase

-koers 0,95 binnen Twinfield

-rapportage valuta binnen Newbase & Twinfield is EURO.

De goederen worden ontvangen. Het systeem zal de boeking doen op basis van de rapportage valuta Newbase-Twinfield, in dit geval EUR, en derhalve een omrekening doen van USD naar EUR.

-OHW project 900 EUR

-AAN nog te ontvangen facturen 900 EUR

De inkoopfactuur komt binnen en wordt afgewerkt op goederen ontvangstregels, de volgende journaalpost wordt aangemaakt:

-Nog te ontvangen facturen 1.000 USD

-AAN 1.000 USD

Binnen Twinfield ontstaat een verschil op de nog te ontvangen facturen positie.

Nog te ontvangen facturen

Debet 1.000 USD = 950 EUR

Credit 900 EUR = 900 EUR

Saldo = 50,00.

Betalingen ophalen

De factuur wordt betaald. Newbase haalt betalingen op op basis van USD (valuta document). Hier ontstaan geen verschillen. Een inkoop- verkoop factuur wordt betaald in USD, en vergeleken met Newbase in USD. Deze loopt keurig met elkaar op, ongeacht de koers.

Journaalposten

Alle journaalposten welke worden geboekt in het memoriaal gaan in de rapportagevaluta. Hier ontstaan nooit verschillen.

Verkoopboek

Het verkoopboek gaat in de valuta van het document.

Dus alle verkoopfacturen van klant A:

-factuur 1 totaal 100.000 USD koers Newbase is 0,90 dus 90.000 EUR koers Twinfield 0,88 dus 88.000 EUR

-factuur 2 totaal 100.000 USD koers Newbase is 0,92 dus 92.000 EUR koers Twinfield 0,91 dus 91.000 EUR

-factuur 3 totaal 100.000 USD koers Newbase is 0,95 dus 95.000 EUR koers Twinfield 0,95 dus 95.000 EUR

leveren juiste boekingen op naar Twinfield, echter de weergave kan in Twinfield anders zijn dan in Newbase. Dit laten wij ook zo aangezien onze klanten graag “commercieel” willen spelen met een koers, echter de financiële administratie wil graag zelf bepalen welke koers gebruikt wordt binnen Twinfield (aangezien deze natuurlijk de periode/jaar resultaat bepalen).

Inkoopboek

Het inkoopboek gaat in de valuta van het document.

Dus alle inkoop facturen van leverancier A:

-factuur 1 totaal 100.000 USD koers Newbase 0,90 dus 90.000 EUR koers Twinfield 0,88 88.000 EUR

-factuur 2 totaal 100.000 USD koers Newbase 0,92 dus 92.000 EUR koers Twinfield 0,91 91.000 EUR

-factuur 3 totaal 100.000 USD koers Newbase 0,95 dus 95.000 EUR koers Twinfield 0,95 95.000 EUR

leveren juiste boekingen op naar Twinfield, echter de weergave kan in Twinfield anders zijn dan in Newbase. Dit laten wij ook zo aangezien onze klanten graag “commercieel” willen spelen met een koers, echter de financiële administratie wenst dit niet en “baas” te zijn over de administratieve koers (aangezien deze natuurlijk de periode/jaar resultaat bepalen).

Verschillen op basis van ontvangsten en inkoop facturen

Zoals in 1.2.1 aangegeven kan er dus een verschil ontstaan op de nog te ontvangen facturen positie. Deze kun je bepalen door aan het einde van een periode / jaar de “nog te ontvangen facturen” positie binnen Newbase als totaal bedrag te vergelijken met de “nog te ontvangen facturen” positie binnen Twinfield. Een mogelijk verschil dien je binnen je resultaat te boeken onder valuta verschillen binnen Twinfield. Mocht je dit toch op een klant project willen boeken, dan kun je dit middels een “kosten boeking” alsnog per project boeken, waarbij de tegenrekening in dit voorbeeld “valutaverschillen” zal zijn.

Verschillende valuta per debiteur

Afwisselend factureren in verschillende valuta kan, maar heeft een paar haken en ogen.

Ten eerste kan er per debiteur maar één valuta worden ingesteld, en die valuta wordt standaard gebruikt voor alle documenten die voor die debiteur worden aangemaakt.

Echter: Je kunt per document in tabblad instelling de valuta laten afwijken. Als je die wijzigt dan wijzigt ook de koers en krijg je als er regels zijn ook de vraag of je wilt dat prijzen omgerekend worden. Standaard is dus de bij de debiteur ingestelde valuta, maar per document kun je dat aanpassen. 

Als je de valuta op de verkoopopdracht aanpast, dan wordt die instelling meegenomen bij het dupliceren van het document.

In de tweede plaats kun je denken aan productprijzen. In de product, tabblad prijsstaffel kun je meerdere prijsstaffels invoeren en per prijsstaffel dien je een valuta aan te geven. 

Wil je producten koppelen in een document dat op USD  staat dan moet je wel zorgen dat je ook productprijzen in USD hebt ingevoerd in de prijsstaffel, anders komt er geen verkoopprijs in de regel.

Ben je hiermee geholpen?

Interne mail versturen vanuit een contactrapportage

Wat te doen bij een jaarovergang?

Contact