Introductie
Begrippen
Wat zijn modules en zoeken naar modules
Wat is een widget?
Wat is een organisatie?
Termen bij organisatienaam
Wat is een persoon?
Verschil tussen relatie en persoon
Gebruik van adressen
Formattering / opmaak telefoonnummer
Wat is een Klant project
Aanneemsom of nacalculatie op een klant project
Verschil tussen declarabel en facturabel?
Rol
Uursoort
Werksoort
ETA - Estimated Time of Arrival
ETD - Estimated Time of Departure
Verschil tussen een set en een samengesteld product
Wat zijn keuzelijsten?
Wat is een sjabloon?
Wat is retourneerwaarde?
Wat is een bestelvoorstel?
Wat zijn dimensies?
Wat is een correspondentiegebruiker?
RMA (Return Merchanise Authorizatioin)
Wat is technische vs economische voorraad?
Verschil tussen primaire en secundaire koppelingen
RTV (Return To Vendor)
Wat is dropshipment - dropshipping
Algemene functionaliteiten
Versturen inloggevens
Inloggen in Newbase
Verschil startscherm - samenvattingsscherm / quick edit - invoerscherm
Verschillende manieren van zoeken in Newbase
Een eigen zoekactie opslaan op startscherm en in lijst
Standaard (voorgeprogrammeerde) lijstweergaven
Volgorde kolommen in lijst aanpassen
Lijst groeperen
Lijstweergave editor - list editor - eigen lijsten maken
Board view vanuit een lijst
Kolommen in widget toevoegen of verwijderen
Dupliceren / Kopiëren documenten en eventueel vernieuwen gegevens
Vervangen selectie van data
Navigeren naar gerelateerde records
Startscherm aanpassen - volgorde menu aanpassen
Hoe werkt bestandsopslag in Newbase? Wanneer worden pdf'jes aangemaakt?
Sneltoetsen / shortcuts
Factuur staat in Newbase op betaald maar is in Twinfield niet betaald
Webservice / API Newbase
Waarom zie ik geen vervolgstap?
Toon totalen op lijstweergave
Kopiëren widgets en privileges van rol naar rol
processchema's
Proces CRM
Proces verkoop lead > kans > offerte
Proces debiteur > verkoopopdracht
Proces leveren uit voorraad > verkoopfactuur > Twinfield
Proces inkopen voor een verkoopopdracht > ontvangst
Proces functionaliteiten
CRM
Aanmaken organisatie
Organisatie adres, telefoonnummer en e-mail aanpassen
Aanmaken relatie
Relatie e-mailadres, telefoonnummer aanpassen
Aanmaken nieuwe particuliere relatie of van een bestaand persoon een particuliere relatie maken
Op welke manieren kun je een bericht / e-mail aanmaken
Factuur verzenden naar afdeling > afdeling als relatie aanmaken
Controleren of berichten / e-mails zijn verzonden > verzenddatum
Aanmaken contactrapport
Werken met taken
Aanmaken notitie
In één keer vervangen van interne medewerker bij een organisatie, relatie of een project
Aanmaken afspraak
Er staat geen emailadres in het bericht
Relatie verwijderen of op inactief zetten
Het lukt niet om een bericht / mail te verzenden
Inlezen / sychroniseren van e-mail
Aanmaken en versturen van één of meerdere (batch) berichten met bijlage
Uitleg invoerscherm bericht
Exporteren CRM gegevens zoals emailadressen en adressen naar excel
Producten
Aanmaken productgroep
Koppelen van een productgroep aan een product
Kan een product aan meerdere productgroepen worden gekoppeld?
Aanmaken product
Verkoopprijs product invoeren / aanpassen / andere valuta
Inkoopprijs product invoeren / aanpassen > met of zonder (meerdere) leverancier(s)
Voorraadlocatie aan product koppelen (van een product een voorraadproduct maken)
Instellen eenheid inkoop & verkoop product
Productafbeelding toevoegen
Productbijlage koppelen en automatisch meesturen
Werken met voorraad gereed product (VGP) - produceren voor de voorraad met een assemblage opdracht
Op welke manieren kun je de VVP van een product instellen?
VVP van een reeks producten wijzigen / bijwerken
Waar vul je de VVP in bij samengesteld product?
Gevolgen achteraf invullen of aanpassen VVP
Bepaalt de VVP ook de marge?
Berekening voorraadwaarde middels gemiddelde inkoopprijs
Product mag alleen worden ingekocht voor de voorraad
Kun je een productcode / productomschrijving aanpassen?
Dubbele productcodes controleren & toestaan
Voorraadwaarde op x datum
Aanmaken samengesteld product - samenstelling
Prijsafspraken debiteur (per product of per kortingsgroep)
Aanmaken / wijzigen commerciële omschrijving product > multi taal
Productprijs geldig aantal dagen instellen
Aanmaken set producten
Verkoop
Aanmaken verkooplead
Aanmaken verkoopkans
Aanmaken verkoopofferte
Geldigheidsduur verkoopofferte instellen
Aanmaken verkoopopdracht
Aanmaken credit verkoopopdracht
Betaalfasering aan een verkoopopdracht toevoegen / koppelen
Zoeken naar nog te factureren betaal faserings regels en aanmaken facturen
Aanpassen / wijzigen bestaande betaalfasering
Aanmaken verkoopfactuur
Doorboeken verkoopfactuur naar Twinfield
Aanmaken credit verkoopfactuur
Verwijderen verkoopfactuur
Aanmaken proforma factuur
UBL Verkoopfactuur - e-factoring - OIN - HRN nummer
Producten koppelen aan een document & importeren regels
Hoe kan ik in een verkoopdocument zien wat de voorraad van een product is?
Een verzamelfactuur maken van verschillende verkoopopdrachten of uitgiftes (factuur regels verzamelen)
Waarom wordt een verkoopopdracht niet getoond bij zoekactie 'nog te factureren'
Werken met korting / toeslag
Een verkoopfactuur opnieuw doorboeken naar Twinfield of op handmatig doorgeboekt zetten
Een factuur een andere datum geven (antedateren)
Een verkoopfactuur (deels) handmatig op betaald zetten
Wel of niet afdrukken van een regel met Euro 00,00
Er staat geen BTW op de order of factuur
Wil debiteur aan document koppelen maar kan deze niet vinden
Wel of niet afdrukken van een verkoopfactuurregel met aantal 0
Geen totaal op de print
Lijst verkoopfacturen met inkoop - verkoop - marge
Hoe wordt de vervaldatum van een verkoopfactuur bepaald?
Check - Controleer voorraad binnen een verkoopopdracht
Foutmelding bij doorboeken: uitvoeringstype moet worden ingevuld
Een verkoopopdracht op 'handmatig gefactureerd' zetten
Aanmaken RMA (Return Merchandise Authorization)
Reserveren producten voor een verkoopofferte
Hoe kun je productgegevens vernieuwen / bijwerken in bestaande financiële verkoopdocumenten?
Een verkoopopdracht op betaald zetten
Overzicht en controle betaalfaseringen via lijstweergave verkoopopdrachten
BTW code wijzigen regel verkoop document
Hoe werkt dropshipment - dropshipping in Newbase?
Een verkoopfactuur op niet betaald zetten / betaling verwijderen
Inkoop
Doorboeken inkoopfactuur naar Twinfield
Aanmaken crediteur
Aanmaken inkoopopdracht via een inkoopaanvraag
Inkopen voor de voorraad met een losse inkoopopdracht
Inkopen voor een verkoopopdracht (geen voorraadboeking)
Vanuit een selectie van verkoopopdrachten inkoopopdrachten aanmaken (verzamelen)
Op een inkoopopdracht die buiten de voorraad loopt ook extra inkopen voor de voorraad?
Achteraf een project koppelen aan een inkoopopdracht en goederen zijn al ontvangen?
Inkoopopdrachten accorderen
Inkoopopdracht annuleren
Aanmaken losse inkoopfactuur (niet via Basecone) en afletteren
Aanmaken inkoopfactuur via Basecone en afletteren in Newbase
Een inkoopfactuur in delen betalen
Een inkoopfactuur vooruit betalen (proforma inkoopfactuur)
Wordt een inkoopfactuur automatisch geïncasseerd door de leverancier?
Aangeven dat goederen niet meer worden ontvangen / Aangeven volledig ontvangen
Een inkoopfactuur uit een vorig jaar inboeken
Vaste inkoopkorting op een product van een leverancier
Controleren - vergrendelen - goedkeuren/akkorderen - zoeken naar inkoopfacturen
Aanmaken RTV (Return To Vendor)
Betaling van inkoopfactuur verwijderen
Betaalkorting crediteur
Budget opnemen in een inkoopopdracht (regel)
Op één inkoopopdracht voor meerdere projecten en/of verkoopopdrachten inkopen
Crediteur staat niet in Twinfield en/of Basecone
Intern contactpersoon op een inkoopfactuur
Afleverdatum op een inkoopopdracht (ETA / ETD)
Hoe kun je op een inkoopfactuur regel zien of er een ontvangst is gekoppeld
Inkoopfactuur wel of niet opnemen in betaalrun / betaalbestand / betaalbatch
Hoe kun je op een inkoopopdracht of ontvangst zien of er een inkoopfactuur is gekoppeld
Contactpersoon crediteur standaard instellen t.b.v inkoopopdrachten
Logistiek
Voorraadwaarde lijst
Algemene informatie uitgifte
Aanmaken uitgifte
Deellevering (van een samengesteld product)
Printen van een pakbon / raaplijst
Zoeken naar nog te leveren / nog uit te geven goederen
Meer goederen uitgeven dan op de verkoopopdracht
Aangeven dat goederen niet meer geleverd gaan worden
Retourlevering van producten die al zijn uitgegeven
Aanmaken ontvangst / aantal ontvangst aanpassen
Losse voorraadmutatie / voorraadcorrectie
Hoe werkt voorraad in Newbase? Waarom worden producten niet opgeteld bij de voorraad?
Zoeken naar nog te ontvangen goederen (inkoopopdrachten nog te ontvangen)
Inkopen voor de voorraad met een bestelvoorstel
Ontvangstregels welke niet meer worden afgeletterd op een inkoopfactuur > wel ontvangen maar geen inkoopfactuur.
Meer goederen ontvangen dan besteld via een inkoopopdracht
Kun je een andere leverancier koppelen aan een ontvangst?
Instellen dat goederen niet mogen worden uitgeven indien niet betaald
Kun je een andere crediteur aan een ontvangst koppelen / een vergrendelde ontvangst verwijderen / reeds ontvangen inkoopopdracht wijzigen ?
Export / import t.b.v. voorraadtelling / voorraad aantallen wijzigen in batch
Wanneer wordt een product gealloceerd > wat is allocatie?
Uitleg voorraad widget / voorraadtabel product
Hoe krijg je producten terug bij de voorraad als je deze toch niet gaat leveren?
Assemblage opdrachten laten meetellen bij de voorraad
Check technische voorraad bij uitgifte
Wat gebeurt er met de voorraad bij het maken van een ontvangst?
Achteraf een project koppelen aan een ontvangst
Minder goederen ontvangen dan op de inkoopopdracht
Zoeken naar nog te bestellen goederen / producten
Projecten
Werken met uursoorten en werksoorten
Basis (default) instellingen op een project
Aanmaken klant project
Uurtarief op een project en bepaling volgorde uurtarief
Tijd schrijven
Factureren van tijd (op een project)
Afsluiten klant projecten (project check)
Welke boekingen worden gemaakt bij financieel afsluiten van een klantproject als je met journaalposten werkt?
Gebruik kostenplaats in combinatie met projecten en OHW
Werken met procestaken op een klantproject
POC boeking - Tussentijds resultaat nemen op een klant project - % of completion - welke boekingen worden gemaakt?
Uitleg widget Onderhanden werk uitgebreid
Relatie t.b.v. factuur op klant project
Wat is het verschil tussen een mantel project en een verzamel project?
Hoe werkt een verzamel project
Voorbeeld Twinfield rapport bij POC boeking
Corrigeren dubbele kosten op project > inkoopfactuur doorgeboekt op project zonder afletteren ontvangsregels
Tijd schrijven via tijd app
Project status veranderen
Marge op project klopt niet?
Administratie
Aanmaken (particuliere) debiteur (en kiezen voor welke company)
Naam debiteur aanpassen in Newbase
Een andere debiteur aan een organisatie koppelen (debiteur koppeling)
Betalingen ophalen uit Twinfield (debiteuren / crediteuren)
Een factuur handmatig op wel of niet doorgeboekt zetten in Newbase
Kun je een inkoopopdracht dupliceren naar een inkoopfactuur?
Bedrag inkoopfactuur verschilt van de inkoopopdracht / ontvangst
Levering van goederen of diensten naar het buitenland
Inrichting verkoopaanmaningen > Keuze verkoopaanmaningen per status of per debiteur
Zoeken naar aan te manen verkoopfacturen via de module openstaande verkoopfacturen
Aanmaken verkoopaanmaning
Aangeven niet aanmanen
Journaalposten
Periodiek factureren via module leden
Automatische incasso instellen bij een debiteur
Periodiek factureren serviceproject contract regels
Factuur altijd naar dezelfde relatie
Hoe omgaan met prijsverschillen door transport en invoerrechten icm journaalposten
Service & support
Management informatie
Algemene informatie functie management informatie
Voorbeeld omzet per debiteur via management informatie
Import en export functionaliteiten
Importeren tijdregels
Importeren nieuwe producten of aanpassen bestaande producten in bulk
Uitleg importbestand tijdregels
Importeren regels in een document
Koppelingen
Twinfield koppeling instellen / Twinfield opnieuw autoriseren
Instellingen in Twinfield voor koppeling met Newbase
Instellingen valuta voor koppeling met Twinfield
Inrichten Basecone koppeling
Te plannen item aanmaken in Newbase (PCA/Marlin)
Inrichting & Instellingen
Starten met inrichting Newbase
Aanmaken snelkoppelingen voor eigen menu
Toevoegen 'module widget' aan een leeg module scherm
Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een module in het modules scherm
Wijzigen titel van een module widget
Toevoegen / toewijzen / uitdelen widgets
Wijzigen widgets (verplaatsen, verwijderen, vergroten, verkleinen)
Aanmaken / inrichten (nieuwe) gebruiker
Toestemming geven bericht vanuit of namens andere gebruiker versturen / machtigen
Account gebruiker deblokkeren
Gebruiker verwijderen of op inactief zetten?
Wijzigen rol mogelijkheden: rechten - privileges - opties - zoekacties - verplichte velden
Instellen wachtwoordbeleid
Instellen 2-factor authenticatie
Instellen koppeling Microsoft Office 365 (Mail en Sharepoint)
Hoe kan een gebruiker Microsoft 365 autoriseren?
Hoe kan een applicatiebeheerder Microsoft 365 autoriseren voor een gebruiker?
Inrichting bestandopslag via Google Drive
Inrichting nieuwe company
Belangrijk: Lezen voor je begint met het inrichten van volgnummers!
Gebruik van code bij inrichting volgnummers
Een bestaand volgnummer wijzigen?
Algemene informatie over taal en vertalingen in Newbase
Wijzigen of aanmaken vertalingen van printlabels, start en eindteksten
Hoe maak je een sjabloon voor een bericht of een start/eind tekst van een document?
Samenvoegcodes / merge codes in een sjabloon
Koppelen van bijlagen aan een sjabloon
Wijzigen keuzelijsten
Algemene informatie grootboeknummers
Aanmaken of wijzigen van grootboeknummers
Importeren grootboeknummers
Waar staan grootboeknummers en welke volgorde wordt gehanteerd?
Aanmaken kostenplaatsen (instellen)
Waar kun je kostenplaatsen invoeren?
Aanzetten controle of kostenplaats is ingevuld bij een factuur
Doorboeken projectnummer naar Twinfield
Aanmaken van een betaalfasering (betaalfaseringinstelling)
Standaard ingestelde BTW codes t.b.v. doorboeken naar Twinfield
BTW instellingen t.b.v. berekening BTW op documenten
Landinstellingen
Versturen URL / link / login gegevens voor tijdschrijf / TIME app
HTML gebruik in Newbase
Interne mail versturen vanuit een contactrapportage
Hoe werkt valuta binnen Newbase?
Wat te doen bij een jaarovergang?
Een print wijzigen / aanpassen met parameters of een extra print toevoegen
Andere company kiezen (bij multi company gebruik)
Briefpapier als achtergrond instellen
Aanmaken en wijzigen van een afdeling (instellingen eigen organisatie)
Aanmaken en wijzigen van valuta
Instellen proforma factuur
Instellen wachtwoorden voor wijzigen rechten, lijsten, widgets en of gebruiker dit zonder wachtwoord mag doen
Instellen regels zonder bedrag of met bedrag 00,00 niet boeken
Instellen controle dubbele productcode
Logistieke company instellingen
Instellen kleur company
Wijzigen bankgegevens eigen company
Instellen gewichtseenheid en volume-eenheid
Debiteuren en crediteuren handmatig doorboeken ja/nee?
Berichten standaard formeel of informeel
Instellen company adressen
Instellen aantal decimalen en afronding
Toevoegen module - melding: geen velden beschikbaar
Account gebruiker inactief zetten
Voorraadlocatie aanmaken
Inrichting verkoopaanmaningen per status
Inrichting verkoopaanmaningen per debiteur / relatie
Buitenlandse bankrekening
Instellen listener voor inlezen service aanvragen
Instellen automatische ontvangstbevestiging bij serviceaanvragen
Welke periode wordt doorgeboekt naar Twinfield?
Inrichting gebruiker t.b.v inlezen / sychroniseren e-mail
Uitleg velden widget financiële opties binnen module company
Autoriseren gebruiker voor Google
Instellen email- briefeinde: naam afzender / adres / handtekening / logo
Bericht niet verzonden - Bericht gemarkeerd als verzonden
Werken met een Print Sjabloon (MS Word)
Lokaal opgeslagen bestanden overzetten naar Sharepoint bijv. bij migratie van Newbase Now naar Next
Herstellen widgets / Herstellen widgetscherm
Startscherm met widgets met totalen per status, per fase, per status werk
Instellen dat je het aantal op een verkoopopdracht regel mag aanpassen als er een inkoopopdracht regel aan is gekoppeld
Instellen betaalconditie per einde maand
Hoe kan een gebruiker de Microsoft 365 autorisatie checken?
Mailen van bericht met bijlage lukt niet > Bestand kan niet worden opgeslagen Microsoft 365
Data conversie
Widgets overzicht
Instellingen widgets
Werken met voorraadwaardering, verschil tussen VVP en gemiddelde inkoopprijs en waar stel je dit in?
Alle widgets
Foutmeldingen
Foutmelding bij doorboeken: dimensie 2 mag niet leeg zijn als dimensie 3 gevuld is
Foutmelding bij doorboeken: boeking niet in balans
Foutmelding bij doorboeken: Mag niet worden gesubanalyseerd
Foutmelding bij doorboeken: De code voldoet niet aan het formaat [0-5]###.
Foutmelding bij doorboeken: valuta bestaat niet
Foutmelding bij doorboeken: ongeldig uitvoeringsland
Foutmelding: type error can't use in on a non object....drive Api
- Alle categoriën
- Proces functionaliteiten
- Producten
- Dubbele productcodes controleren & toestaan
Dubbele productcodes controleren & toestaan
Bijgewerkt
door MJA
Voordat er wordt gestart met het aanmaken van producten dient te worden besloten of het mogelijk moet zijn om dubbele productcodes in Newbase te hebben. Er zijn een aantal situaties die in ogenschouw genomen dienen te worden:
- Is er één company of zijn er meerdere companies waarbij producten gedeeld worden; is het wenselijk dat over alle producten gezien de productcode uniek is
- Er zijn meerdere companies waarbij producten niet gedeeld worden; per company moeten de productcodes dan uniek zijn, maar in verschillende companies mag wel dezelfde code voorkomen, namelijk één keer per company.
Mochten er al producten zijn aangemaakt voordat je ervoor hebt gekozen dat dubbele product codes niet mogen voorkomen bestaat er een standaard zoekactie waar dubbele product codes worden gezocht.
1. Zoekactie dubbele productcodes
Binnen het startscherm van de module product zit een standaard zoekactie die gebruikt kan worden om dubbele productcodes te vinden: ' Dubbele actieve productcodes'.
Als deze niet is uitgedeeld kan de interne applicatiebeheerder dit doen.
2. Instellen 'controleer op dubbel'
Het instellen van de controle op dubbele productcodes doe je binnen de widget 'Logistieke Instellingen' van de module Eigenaar.
Deze instelling werkt als volgt:
- Indien aangevinkt binnen een Newbase omgeving waar met meerdere companies wordt gewerkt waarbij 'product delen' staat ingeschakeld mag voor alle companies een productcode maar éénmalig voorkomen
- Indien aangevinkt binnen een Newbase omgeving waar met meerdere companies wordt gewerkt waarbij 'product delen' staat uitgeschakeld mag per company een productcode maar eenmalig voorkomen, maar in verschillende companies mag dezelfde codes wel meermaals voorkomen.
- Indien niet aangevinkt blijft de situatie ongewijzigd (geen controle op dubbel)
Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van producten.
