Financieel afhandelen van service aanvragen

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Waar er binnen een standaard verkoopproces gebruik wordt gemaakt van verkoopofferte, verkoopopdracht & verkoopfactuur, en duidelijk is wat er wordt verkocht en gefactureerd, is dit binnen een service afdeling vaak afhankelijk van meerdere factoren.

  • wat voor soort service contract heeft de klant?
  • wat voor soort melding is het?
  • hoe dient de financiële afwikkeling plaats te vinden?

2. Service aanvraag afhandelen

Service aanvragen worden afgehandeld binnen de Newbase applicatie middels twee status mogelijkheden:

1. Status > hiermee kan een medewerker aangeven dat een service aanvraag is afgehandeld

2. Vergrendel status > hiermee kan de service aanvraag financieel worden afgesloten

3. Financiële instellingen binnen service aanvragen

3.1 Financiële instellingen via debiteur condities > keuzelijst

Op een financieel document worden bij het koppelen van de debiteur ook de bijbehorende financiële condities, die bij deze debiteur zijn ingesteld, overgenomen. Deze condities kunnen, indien gewenst, per document worden aangepast.

Onderstaand de condities welke kunnen worden gebruikt:

  • debiteur prijsstelling
  • debiteur betaalcondities
  • debiteur leveringsmethode
  • debiteur betaalmethode
  • debiteur leveringsvoorwaarden

Het beheren van keuzelijsten gaat via de gelijknamige module. Neem hiervoor contact op met je interne applicatiebeheerder.

2.2 Financiële instellingen via werken met 'soort melding' > keuzelijst

Binnen een service aanvraag heb je het veld 'soort melding'. De keuzes binnen deze keuzelijst kunnen zo worden ingesteld dat het vinkje te factureren binnen de service aanvraag aan gaat. Dit zorgt er dan weer voor dat bij het schrijven van tijd op deze service aanvraag, deze tijdregel automatisch op te factureren komt te staan.

Het instellen hiervan doe je dus binnen module keuzelijst. Je zet het 1e vinkje, conform onderstaand voorbeeld aan. (onderstaand scherm nog niet uit ontwikkelt, neem contact op met Newbase.)

4. Financiële Instellingen service projecten

Binnen een service project heb je de mogelijkheid om aan te geven of een service project:

  • declarabel is
  • de uren “te factureren zijn”

Dit kun je instellen binnen de widget 'service project status'

5. Tijdregels op een service aanvraag dupliceren naar financiële regels (om op de service aanvraag de marge te kunnen zien)

Binnen een service aanvraag heb je de mogelijkheid om (vergrendelde) uren die de indicatie "te factureren" hebben, te dupliceren naar financiële regels. Door financiële regels op een service aanvraag aan te maken worden een inkoop en verkoopprijs van de regel aan de service aanvraag gekoppeld. Hiermee kun je de marge op een service aanvraag zien.

Dit doe je door op het icoon te klikken zoals aangegeven in onderstaande print screen.

Op dat moment krijgt de service aanvraag financiële regels en kan de service aanvraag worden gedupliceerd naar een verkoopfactuur. Je ziet binnen de tijdregels dat het rode 'te factureren icoon' groen is geworden.

Indien de melding "Er zijn geen regels geselecteerd" wordt getoond, dan zijn er wellicht geen tijdregels gevonden waarbij "te factureren" aan is gevinkt.

De aangemaakt financiële regels vind je terug bij de widget 'invoer fin. regels....'. Zie onderstaand.

6. Overige producten op de service aanvraag factureren

Binnen de service aanvraag heb je de mogelijkheid om binnen widget invoer, service aanvraag regels te koppelen, al dan niet door producten uit de database te koppelen. Op dat moment heeft de service aanvraag financiële regels en kan de service aanvraag worden gedupliceerd naar een verkoopfactuur. Mogelijk kunnen er “voorraad” producten gekoppeld zijn aan de service aanvraag. In dat geval (net als een verkoopopdracht) kan de service aanvraag worden gedupliceerd naar een uitgifte, en kan de uitgifte worden gedupliceerd naar een verkoopfactuur.

7. Aandachtsgebieden

7.1 De basis setting van een service aanvraag geldt

Er komt een service aanvraag binnen > De soort melding wordt ingesteld.

Daarmee wordt binnen de service aanvraag ingesteld of deze facturabel is (daarmee dus ook de tijdregels die worden geschreven). Mocht er tussentijds een andere keuze worden gemaakt in “soort melding”, dan worden daarmee niet de bestaande tijdregels qua setting overschreven, deze blijven in de status zoals deze aangemaakt zijn.

7.2 Per service aanvraag financieel vergrendelen

Bij verkoop is het redelijk eenvoudig, alle verkoopopdrachten worden gefactureerd. Bij service geldt dit niet. Dit dien je per service aanvraag af te handelen. Afhankelijk van de soort melding en jullie interne proces, maakt dat je per service aanvraag vergrendeld. Daarmee dien je te bepalen welke medewerkers een service aanvraag mogen veranderen qua status (openstaand of afgehandeld), en welke medewerkers een service aanvraag mogen vergrendelen (dus financieel afsluiten), wat vaak context gevoelig is.

7.3 Zoeken van niet vergrendelde en wel afgehandelde service aanvragen

Binnen het startscherm van de module service aanvraag staan diverse standaard zoekacties die je kunt gebruiken om te zoeken naar service aanvraag die afgehandels zijn of bijvoorbeeld vergrendeld moeten worden.

7.4 Facturatie wijze

Je hebt de mogelijkheid om een facturatie wijze op te nemen. Deze facturatie wijze is in te stellen binnen de keuzelijst module.

Stel dat soort melding is “consultancy” is en de klant dient alle uren te betalen, dan is de facturatie wijze via uren, en zullen alle uren als facturabel ingesteld worden.

Stel dat een soort melding is “data conversie”, en de klant dient altijd bij “data conversie” op basis van een prijsopgave vooraf te betalen, dan is de facturatie wijze “via service aanvraag”, en kan de service aanvraag worden gedupliceerd tot verkoopfactuur (aanname is dat je binnen een service aanvraag “regels” hebt opgenomen (bijvoorbeeld 8 uren voorcalculatie uren Johan).

Ben je hiermee geholpen?

Aanmaken service offerte vanuit een service aanvraag

Werken met service project (reserve) producten

Contact