Aanmaken van een sjabloon voor een bericht of start/eind tekst van een document en hoe koppel je een ander sjabloon?

MJA Bijgewerkt door MJA

Voor een algemene uitleg over sjablonen in Newbase klik hier.

Lees onderstaande gele blokken voor belangrijke algemen informatie m.b.t. sjablonen:

Als je vanuit een document een bericht aanmaakt kun je voor de inhoud van dit bericht een standaard sjabloon aanmaken zodat je niet steeds een tekst hoeft te typen. Het is ook mogelijk om meerdere sjablonen aan te maken zodat je kunt kiezen welke je in het bericht wilt gebruiken.
Wil je met meerdere sjablonen werken voor dezelfde module, doe je dit door alle sjablonen voor het desbetreffende programma op 'standaard' te zetten.
Het is mogelijk om een gebruiker aan een sjabloon te koppelen. Bijvoorbeeld als je verkoopfacturen altijd wilt versturen vanuit de afdeling administratie. Deze gebruiker wordt dan automatisch aan het bericht gekoppeld en dus wordt het bericht vanuit die gebruiker verstuurd. Hiervoor heb je wel de rechten nodig om vanuit een andere gebruiker een bericht te mogen versturen.
Het is ook mogelijk om een alternatief sjabloon aan te maken voor start- of eindteksten van een document. Standaard wordt de start of eindtekst op een document geladen welke is ingesteld binnen de module 'print label, start/eind teksten'. Binnen een document kun je een ander sjabloon selecteren voor de start of eindtekst van het document. Hoe je dit kunt doen staat beschreven in hoofdstuk 5.
Het is ook mogelijk om met mergecodes in een sjabloon te werken zodat data uit Newbase in het sjabloon kan worden overgenomen.

1. Aanmaken van een sjabloon

  1. Voor het aanmaken van een sjabloon ga je naar de module Sjabloon Bericht (tekst)
  2. Klik in het startscherm even op 'toon alle record' om te kijken welke sjablonen er al zijn
  3. Klik binnen het startscherm op nieuw en vul de betreffende velden in. Zie onderstaand voor een uitleg van de velden:

Uitleg velden binnen widget Bericht Sjablooninstellingen:

Company

Een sjabloon kan gelden voor alle companies of voor één specifieke company. Hier kun je die keuze maken. Indien je voor ‘alle companies’ kiest kan er geen attachment worden toegevoegd omdat het serverpad dan niet kan worden bepaald. Of andersom: Indien je bijlagen wilt toevoegen dien je een specifieke company te hebben gekozen omdat anders het serverpad niet kan worden bepaald. Tevens kun je, als je kiest voor ‘alle companies’, geen gebruik maken van samenvoegcodes, deze zijn namelijk alleen per company op te roepen.

Zie ook hoofdstuk 3 voor meer informatie over het koppelen van een bijlage aan een sjabloon.

Afdeling

Indien je geen afdeling invoert is het sjabloon beschikbaar voor alle medewerkers. Kies je hier een afdeling, dan is het sjabloon alleen beschikbaar voor medewerkers van de gekozen afdeling.

Module

Hier geef je aan voor welke module het sjabloon beschikbaar is. Zo kun je bijvoorbeeld een standaard bericht bij een  ‘verkoopofferte’ maken. Wordt er dan vanuit het programma ‘verkoopofferte’ een bericht aangemaakt, dan kan dit sjabloon worden gekozen. Je kunt er ook voor kiezen een sjabloon voor alle programma’s beschikbaar te maken (dan vul je geen programma in). Behalve dat de module bepaalt wanneer een sjabloon gekozen kan worden, is die ook van invloed op de mogelijk te kiezen samenvoegcodes.

Titel

Dit is de titel die je aan het sjabloon geeft en die je terugziet in de keuzelijst voor de sjablonen. Voer dan ook een duidelijke naam in. Dat is zeker van belang indien je met veel verschillende sjablonen werkt.

Taal

De taal moet worden ingevuld. Ook een bericht en een financieel document bevatten een taal, en door die met de talen van de sjablonen te vergelijken wordt bepaalt welke sjablonen gekozen kunnen worden.

Op naam van

Indien een bericht altijd op naam van een bepaalde gebruiker dient te worden gemaakt, dan kan deze hier worden gekozen. Wellicht dat bepaalde berichten altijd uit naam van de directeur dienen te worden verstuurd, of facturen altijd vanuit de naam Finance. Zorg er dan wel voor dat jij vanuit deze gebruiker een bericht mag versturen.

Positie

Als je meerdere sjablonen voor een module maakt kun je hier de volgorde bepalen.

Met achtergrond afdrukken

Indien dit een sjabloon is waarbij altijd een achtergrond in een bericht of financieel document moet worden gebruikt , dan kan dat hier worden ingesteld.

Standaard

Indien voor een bericht aangemaakt vanuit een programma dit sjabloon standaard moet worden gebruikt, dan kan dat met dit vinkje worden aangegeven. Deze functionaliteit is voor slechts een beperkt aantal modules beschikbaar. Zet je dit vinkje niet aan en je hebt meerdere sjablonen beschikbaar voor een programma dan krijg je tijdens het aanmaken van het bericht een keuze.

Formeel

Indien de aanhef en ondertekening voor een bericht formeel moeten zijn, ook indien in de relatiekaart een informele instelling staat, dan kan dat hier worden ingesteld door het vakje aan te vinken.

Onze referentie / uw referentie / onderwerp

Wanneer je hier tekst invult en het sjabloon gebruikt om een brief te maken zal deze worden getoond. In deze velden kan gebruik gemaakt worden van samenvoegcodes.

Gebruik geen aanhef / gebruik geen afsluiting

Indien dit aangevinkt is dan wordt geen aanhef en afsluiting in het bericht geplaatst. Dit kan bij niet gepersonaliseerde nieuwsbrieven van toepassing zijn.

Koppel bijl. bij koppeling

Indien je een bericht aanmaakt vanuit de tab koppeling van een programma is het wellicht niet gewenst dat een bijlage standaard wordt meegestuurd. Binnen dit veld kun je dit aangeven door te kiezen voor Nooit, Altijd, Vragen. Dit is dus alleen van toepassing indien een bericht binnen een programma wordt aangemaakt via de tab koppelingen en niet als je een bericht aanmaakt via het printer icoon.

2. Werken met mergecodes in een sjabloon

Klik hier voor het werken met mergecodes in een sjabloon

3. Koppelen van een bijlage aan een sjabloon

Klik hier voor meer informatie.

4. Vertalen van een sjabloon

Indien je het sjabloon ook in een andere taal wil maken maak je een kopie van het bestaande sjabloon (bijvoorbeeld de Nederlandse) en stel de juist taal in en vertaal de tekst.

Op basis van de taal van de relatie zal het betreffende sjabloon worden gekozen.

5. Een andere start- of eindtekst sjabloon laden op een document

Als er binnen de module' Printlabel, start/eindtekst, velden' een start of eindtekst is ingesteld voor een document dan zal deze automatisch worden geladen op het document bij aanmaak. Indien je een andere start- of eindtekst wilt gebruiken kun je hiervoor een sjabloon aanmaken zoals hierboven beschreven.

Voor het laden van een sjabloon in een start- of eindtekst van een document klik je binnen het betreffende document in de widget start- of eindtekst op onderstaand icoon.

Een pop-up verschijnt met de vraag of je de huidige start- of eindtekst in zijn geheel wilt vervangen of deze wilt invoegen.

Vervangen: kies voor vervangen en kies vervolgens een sjabloon uit de pop-up. De gehele tekst wordt overschreven.

Invoegen: ga eerst binnen de huidige tekst naar de locatie waar je de sjabloontekst wilt invoegen. Doe dan ctrl + muisklik of cmd + muisklik indien Apple, hiermee wordt een 'placeholder' geplaatst %INSERT%. Je kunt deze placeholder ook handmatig invoeren. Daarna klik je op het icoon en kies je voor invoegen.

Klik hier voor de step by step instructie video.

Ben je hiermee geholpen?

Wijzigen of aanmaken vertalingen van printlabels, start-, eind- en voetteksten van documenten

Samenvoegcodes / merge codes in een sjabloon

Contact