Inhoudsopgave

Werken met Mollie in Newbase

Thijs Jan Hoving Bijgewerkt door Thijs Jan Hoving

Het is mogelijk een Mollie betaallink aan te maken en te versturen met verkoopfacturen. De betaling die volgt wordt eveneens geregistreerd in Newbase.

Je dient daarvoor zelf een overeenkomst met Mollie af te sluiten.

In tegenstelling tot bijvoorbeeld betaal links vanuit webshops die kortdurend geldig zijn, afhankelijk van de gekozen betaalmethode (bijvoorbeeld 15 minuten voor een iDeal betaling), maakt Newbase langdurig geldende betaallinks omdat die in een emailbericht of in een PDF staan, die de klant mogelijk pas veel alter in behandeling neemt.

Wat is Mollie:

Mollie is een toonaangevende Europese 'payment service provider' (betaalplatform) die online betalingen verwerkt.

Het fungeert als tussenpersoon tussen webshops en banken, waardoor betalingen via methoden als iDEAL, creditcard en PayPal veilig en eenvoudig verlopen.

Het biedt een makkelijke integratie voor ondernemers om betalingen te ontvangen.

Om te kunnen werken met Mollie vanuit Newbase zijn een aantal instellingen noodzakelijk.

Zie Instellen Mollie om de handleiding voor de Mollie instellingen te openen.

1. Instellen Mollie voor een debiteur

In de debiteurenkaart is één widget beschikbaar waarop kan worden aangegeven dat wanneer er een verkoopfactuur aangemaakt wordt dat die dan met Mollie betaald kan worden.

Dat is widget WID04856, 'Mollie betalingen'

Debiteuren waarbij dit vinkje aan staat zijn in de standaard lijstweergave herkenbaar aan

in de lijstweergave.

Indien een debiteur wordt aangemaakt wordt het vinkje 'beschikb. voor betalingen via Mollie' ingesteld overeenkomstig de instellingen die op de company zijn gemaakt. Deze instelling kan verschillen voor zakelijke en particuliere debiteuren. Het is daarmee bijvoorbeeld mogelijk in alle nieuwe particuliere debiteuren automatisch dit vinkje in te schakelen zonder dat voor iedere debiteur apart te hoeven doen. Voor meer informatie over company instellingen voor de Mollie koppeling klik hier.

Het kenmerk of een debiteur via Mollie kan betalen is geen kenmerk dat beschikbaar is in Twinfield, alleen maar in Newbase. Na wijziging hoeft de debiteur dan ook niet opnieuw te worden doorgeboekt naar Twinfield.

Indien Mollie op de debiteurenkaart aangevinkt staat betekent dit dat bij aanmaak van een verkoopfactuur deze instelling wordt overgenomen uit de debiteurenkaart en voor de verkoopfactuur bij accorderen een Mollie link zal worden aangemaakt.

Op elke individuele verkoopfactuur kan als nog bepaald worden het Mollie vinkje aan te passen.

2. Mollie in een verkoopfactuur

In een verkoopfactuur waarbij Mollie is ingeschakeld wordt automatisch bij vergrendelen van de verkoopfactuur een Mollie betaal link aangemaakt.

Deze wordt eenmalig aangemaakt. Zou de verkoopfactuur ont- en vergrendeld worden, dan wordt er geen nieuwe Mollie betaal link aangemaakt.

Indien de verkoopfactuur wordt betaald door de klant, wordt in Newbase de verkoopfactuur op betaald gezet, en wordt hiervan logging aangemaakt.

Ook ontvangt de gebruiker die de verkoopfactuur heeft geaccordeerd afhankelijk van de instellingen in de gebruikerskaart een melding in het berichtencentrum (rechtsbovenin het scherm, het belletje) en/of een mail.

In de verkoopfactuur zijn de volgende widgets beschikbaar:

  • WID04855 - Mollie instellingen
  • WID02099 - Externe integratie log

Een Mollie betaallink wordt aangemaakt indien een verkoopfactuur aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • In de company moeten Mollie settings zijn gemaakt, en er moet een Mollie gebruiker voor de company zijn ingesteld
  • De verkoopfactuur heeft een bedrag groter dan 0
  • Het vinkje 'Beschikb. voor betalingen via Mollie' is aangevinkt
  • De op de verkoopfactuur gebruikte betaalconditie heeft niet de instelling dat die automatisch betaald gezet wordt (dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij betaalmethode kas- of pinbetaling)

2.2 Mollie instellingen

In dit widget kan per verkoopfactuur ingesteld worden of er een Mollie betaal link aangemaakt dient te worden of niet.

Het vinkje 'Beschikb. voor betalingen via Mollie'

Dit vinkje wordt bij aanmaak van de verkoopfactuur overgenomen uit de debiteurenkaart, maar kan hier voor dit specifieke document alsnog in- of uitgeschakeld worden.

Het 'muis' icoon

Indien hier op geklikt wordt, wordt de betaallink pagina geopend

Bij het vergrendelen van de verkoopfactuur wordt automatisch een betaallink aangemaakt. Deze button zal daarom normaal gesproken niet gebruikt hoeven te worden.

Met deze button kan een betaal link aangemaakt worden (werkt alleen indien het vinkje 'beschikb. voor Mollie betalingen' aan staat).

Een betaal link kan niet leeg worden gemaakt, vernieuwd of vervangen door nog een keer te klikken op de button.

De button 'Verkrijg status'

Meldingen van Mollie worden gegeven in het berichtencentrum of per mail aan de gebruiker die verkoopfactuur vergrendeld heeft, en vastgelegd in logging in widget 'Externe integratie log'.

Met deze button kan op elke gewenst moment de betaling in Mollie ingezien worden.

De informatie is technische informatie die ontvangen wordt van Mollie.

Meer (technische) informatie over de inhoud van dit bericht dat Mollie teruggeeft is te vinden op de Mollie API documentatie site.

Indien een verkoopfactuur wordt vergrendeld, en de verkoopfactuur voldoet aan de voorwaarden (zie paragraaf 2.1), dan wordt een Mollie betaal link aangevraagd bij Mollie en opgenomen in de verkoopfactuur (zie paragraaf 2.2).

Vanuit Newbase wordt een bericht verstuurd met daarin de verkoopfactuur.

De mogelijkheden om de Mollie betaal link op te nemen zijn:

  • In de bericht inhoud, in het algemeen via een sjabloon
  • In de PDF in de betaalcondities of in bijvoorbeeld de eindtekst

Zie voor meer uitleg over het opnemen van de Mollie betaal link in bericht inhoud op op de PDF het document Instellen Mollie.

In specifieke situaties is er ook nog de mogelijkheid in het Mollie instellingen widget (zie 2.2) de betaal link te kopieren en in een Newbase bericht of op andere wijze te versturen.

2.5 De klant betaalt via Mollie

Indien de klant betaalt via Mollie

  • wordt de klant doorverwezen naar een, tijdens aanmaak van de betaal link, doorgegeven website. Klik hier voor meer informatie over hoe die pagina in te stellen in Newbase.
  • Stuurt Mollie een bevestiging van de betaling naar Newbase.

Op basis van die betalingsbevestiging:

  • zoekt Newbase de verkoopfactuur
  • maakt een logregel aan ('externe integratie log')
  • stuurt een bericht in het berichtencentrum en/of een mail naar de gebruiker die vergrendeld heeft, afhankelijk van de instellingen op de gebruikerskaart.
  • maakt een betaling aan

Alhoewel de betaling nog niet in de boekhouding (Twinfield) is verwerkt, is in Newbase de status nu wel al 'betaald', waardoor uitlevering in gang gezet kan worden, mocht voorafgaan aan de levering betaling moet zijn voldaan.

Ook zal de factuur nu niet meer in zoekacties naar voren komen met niet betaalde verkoopfacturen.

3. Mollie en Twinfield

De betaling in Newbase is aangemaakt via Mollie.

Op een bepaald moment zullen de Mollie betalingen worden bijgeschreven op de bankrekening.

Die worden ingelezen in Twinfield en vervolgens kan die betaling worden afgeletterd tegen de verkoopfactuur die vanuit Newbase naar Twinfield doorgeboekt is.

Vervolgens leest Newbase de Twinfield betalingen in.

De geregistreerde Twinfield betaling vervangt dan in de verkooopfactuurbetaalregels de Mollie betalingsregel, maar in de externe integratie log blijft de Mollie betaling geregistreerd staan.

4. Overzicht Newbase - Mollie - Twinfield

1. Newbase -> Mollie

Bij het vergrendelen van de verkoopfactuur stuurt Newbase verkoopfactuur informatie naar Mollie.

Mollie verwerkt die informatie en antwoordt met een betaal link indien het verzoek goedgekeurd wordt, die in Newbase wordt vastgelegd.

2. Newbase -> Twinfield

Vanuit Newbase wordt de verkoopfactuur doorgeboekt naar Twinfield.

Newbase ontvangt, indien de verkoopfactuur geaccepteerd wordt door Twinfield een boekstuknummer terug.

3. Betaling via Mollie door de klant via de betaal link

a. Mollie meldt de betaling terug aan Newbase, Newbase registreet de betaling bij de verkoopfactuur en bericht de gebruiker die de factuur vergrendeld heeft.

b. Mollie schrijft het bedrag bij op de bankrekening

4. Twinfield leest bankgegevens in

Vanuit Twinfield kunnen bankgegevens worden ingelezen en de ontvangen betalingen worden vervolgens afgeletterd tegen de verkoopfactuur die door Newbase in punt 2 is gestuurd

5. Newbase haalt betalingen op uit Twinfield

Newbase haalt betalingen op uit Twinfield, en vervangt de gergistreerde Mollie betaling door de Twinfield betaling; de Mollie betaling blijft geregistreerd in de externe integratie log.

Ben je hiermee geholpen?

Te plannen item aanmaken in Newbase (PCA/Marlin)

Instellen Mollie

Contact