Inrichting & Instellingen
Starten met inrichting Newbase
Om met Newbase te kunnen werken dienen een aantal basis zaken te worden ingericht. Denk hierbij aan aanmaken gebruikers, grootboeknummers, betaalcondities etc. Inrichting eigenaar. Instellen wachtwoo…
Aanmaken snelkoppelingen voor eigen menu
Je kunt binnen Newbase je eigen menu samenstellen met 'snelkoppelingen'. Zo kun je snel navigeren naar veel gebruikte modules standaard zoekacties en eigen zoekacties. 1. Aanmaken snelkoppeling. Klik…
Toevoegen 'module widget' aan een leeg module scherm
Als er nog niks in je Module scherm staat kun je zelf module widgets met daarin modules aanmaken. Hoe dit te doen wordt onderstaand beschreven. Voor meer informatie over wat modules binnen Newbase zi…
Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een module in het modules scherm
Binnen modules (links boven scherm) vind je Modules. Als je in modules zit zie je 'module widgets'. Bijvoorbeeld de module widget CRM stamgegevens met daarin de modules relaties en organisaties. Je k…
Wijzigen titel van een module widget
Zorg ervoor dat je in modules zit, links boven. Klik rechtsboven in Newbase op je naam. Een uitklapvenster opent, kies voor 'wijzig widget instellingen'. Klik op de 3 puntjes rechtsboven in de betref…
Toevoegen / toewijzen / uitdelen widgets
Wijzigingen m.b.t. widgets gelden voor de gehele rol/privilegegroep en kunnen niet op gebruikersnivo worden aangepast. Voor meer informatie over het wijzigen van widgets klik hier. Voor meer informat…
Wijzigen widgets (verplaatsen, verwijderen, vergroten, verkleinen)
Wijzigingen m.b.t. widgets gelden voor de gehele privilegegroep en kunnen niet op gebruikersnivo worden aangepast. Voor meer informatie over het toevoegen / uitdelen van widgets klik hier. Voor meer…
Aanmaken / inrichten (nieuwe) gebruiker
Algemeen. Wij raden af om een bestaande gebruikerskaart (van bijvoorbeeld een gebruiker die niet meer werkzaam is binnen de organisatie) te overschrijven. Alle data van deze gebruiker wordt dan ook o…
Toestemming geven bericht vanuit of namens andere gebruiker versturen / machtigen
Het is in Newbase mogelijk om een andere Newbase gebruiker te machtigen om vanuit of namens een andere gebruiker een email te sturen. Dit kan de applicatiebeheerder voor je controleren en instellen.…
Account gebruiker deblokkeren
Indien een gebruiker 3x verkeerde gegevens invoert in het inlogscherm wordt zijn account geblokkeerd. De interne applicatiebeheerder van jullie organisatie kan dit ongedaan maken. Ga naar de module g…
Gebruiker verwijderen of op inactief zetten?
Wij raden aan om een gebruiker niet te verwijderen , tenzij deze gebruiker geen documenten in Newbase heeft aangemaakt. Als je een gebruiker verwijderd dan verwijder je namelijk ook de historie van d…
Wijzigen rol mogelijkheden: rechten - privileges - opties - zoekacties - verplichte velden
Als je hiertoe de rechten hebt kun je de rechten van een privilegegroep aanpassen. Maar ook kunnen opties en standaard zoekacties worden toegewezen of verwijderd. Klik rechtsboven in op je naam en ki…
Instellen wachtwoordbeleid
1. Inleiding. Wanneer je inlogt in Newbase dien je, naast je gebruikersnaam ook een company code en een wachtwoord in te voeren. Bij het vesturen van de inloggegevens vanuit de gebruikerskaart in New…
Instellen 2-factor authenticatie
1. Algemeen. Deze helpfile is alleen bedoeld voor de applicatiebeheerders van Newbase. Het is mogelijk met 2-factor authenticatie in Newbase in te loggen. Hiervoor zijn twee opties: Inloggen na ontva…
Instellen koppeling Microsoft Office 365 (Mail en Sharepoint)
Deze helpfile beschrijft hoe de koppeling tussen Newbase en jullie Microsoft 365 omgeving kan worden ingesteld. Wij kunnen niet helpen bij de inrichting van jullie Microsoft 365 omgeving. Mocht suppo…
Hoe kan een gebruiker Microsoft 365 autoriseren?
Als eerste dient de Microsoft 365 beheerder via Newbase te zijn geautoriseerd. Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de koppeling tussen Newbase en Microsoft 365. Als de applicatiebeh…
Hoe kan een applicatiebeheerder Microsoft 365 autoriseren voor een gebruiker?
Als eerste dient de Microsoft 365 beheerder via Newbase te zijn geautoriseerd. Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de koppeling tussen Newbase en Microsoft 365. Als de applicatiebeh…
Inrichting bestandopslag via Google Drive
Er wordt binnen Newbase een pdf document aangemaakt zodra er van een document een bericht wordt aangemaakt of als je handmatig een pdf aanmaakt. Voor iedere Newbase module dient te worden ingesteld w…
Inrichting nieuwe company
1. Algemeen. Het is in Newbase mogelijk om met meerdere ‘companies’ te werken. Per company kan worden bepaald welke gebruikers toegang tot deze company hebben en met welke privileges maar ook kan er…
Belangrijk: Lezen voor je begint met het inrichten van volgnummers!
1. Voordat je begint.... Binnen Newbase krijgen documenten en gegevens een volgnummer(een uniek nummer). We adviseren vóór het daadwerkelijk van start gaan met Newbase goed na te denken over de numme…
Gebruik van code bij inrichting volgnummers
Het aanmaken van een volgnummer doe je binnen de module Volgnummer en binnen de widget Volgnummerinformatie middels een code. Onderstaand een voorbeeld van een een volgnummer van een verkoopofferte:…
Een bestaand volgnummer wijzigen?
Als een document eenmaal een nummer heeft gekregen is het niet mogelijk om het volgnummer van een document te wijzigen. Hiervoor kun je een mail sturen naar support@newbase.nl en ons laten weten om w…
Algemene informatie over taal en vertalingen in Newbase
1. Algemeen. Newbase wordt standaard opgeleverd met Nederlandse en Engelse teksten maar Newbase biedt de mogelijkheid om ook in andere talen te communiceren. Denk hierbij aan Frans, Duits, Spaans etc…
Wijzigen of aanmaken vertalingen van printlabels, start en eindteksten
Voor meer algemene informatie over de werking van taal/vertalingen in Newbase klik hier. 1. Zoeken naar teksten om ze te kunnen aanpassen of vertalen. Open de module 'printlabels, start/eindteksten o…
Hoe maak je een sjabloon voor een bericht of een start/eind tekst van een document?
Voor een algemene uitleg over sjablonen in Newbase klik hier. Als je vanuit een document een bericht aanmaakt kun je voor de inhoud van het bericht een sjabloon aanmaken. Het is ook mogelijk om meerd…
Samenvoegcodes / merge codes in een sjabloon
Voor meer informatie over het aanmaken van een sjabloon klik hier. Het is mogelijk om binnen een sjabloon met samenvoeg(merge) codes te werken welke data ophaalt uit Newbase. Open het sjabloon waarbi…
Koppelen van bijlagen aan een sjabloon
Voor meer informatie over wat een sjabloon is klik hier. Voor meer informatie over het aanmaken van een sjabloon klik hier. Het is mogelijk om aan een sjabloon één of meerdere bijlagen te koppelen di…
Wijzigen keuzelijsten
Voor algemene informatie over wat een keuzelijst is klik hier. Een keuzelijst geldt altijd voor alle companies van een Newbase omgeving. Je kunt dus niet per company een keuzelijst maken. Pas nooit d…
Algemene informatie grootboeknummers
Grootboeknummers kunnen in Newbase worden aangemaakt en doorgeboekt naar Twinfield door ze te vergrendelen. De koppeling met Twinfield dient dan uiteraard wel tot stand te zijn gebracht. Klik hier vo…
Aanmaken of wijzigen van grootboeknummers
Voor algemene informatie over grootboeknummers klik hier. Hoe je handmatig grootboeknummers in Newbase aanmaakt lees je hieronder. Wil je dat Newbase grootboeknummers voor je inleest klik dan hier. G…
Importeren grootboeknummers
Heb je geen zin om handmatig grootboeknummers aan te maken in Newbase? Gebruik dan onderstaande opzet in een spreadsheet en stuur het bestand naar Newbase zodat wij deze voor je kunnen inlezen. Laat…
Waar staan grootboeknummers en welke volgorde wordt gehanteerd?
In eerste instantie kijkt Newbase of er een grootboeknummer staat ingevoerd op productniveau.. Indien er geen grootboeknummers staan ingevoerd op productniveau zal Newbase kijken of er grootboeknumme…
Aanmaken kostenplaatsen (instellen)
Om kostenplaatsen te kunnen gebruiken dienen deze te worden aangemaakt. Ga naar de module Keuzelijsten. Zet in de kolom 'Retourneerwaarde' het kostenplaatsnummer. Zet in de kolom 'Toonwaarde' de naam…
Waar kun je kostenplaatsen invoeren?
Op de volgende plekken in Newbase kan een kostenplaats worden ingevoerd: Op een gebruikerskaart. Op een uursoort op companynivo. Op een product. Op een grootboeknummer. Op een servicecontractregel. V…
Aanzetten controle of kostenplaats is ingevuld bij een factuur
Wil je dat Newbase checkt of bij het vergrendelen van een inkoop- of verkoopfactuur een kostenplaatsnummer is ingevuld? Dan kun je dit kun instellen bij de widget 'Inst. voor 1ste, 2de, 3de dim. Twin…
Doorboeken projectnummer naar Twinfield
Het is mogelijk om een projectnummer door te boeken naar Twinfield. Deze instelling zit binnen de module Instellingen > Companies > Widget Inst. voor 1e, 2e en 3e dim. Twinfield. Indien het vinkje aa…
Aanmaken van een betaalfasering (betaalfaseringinstelling)
Een betaalfasering biedt de mogelijkheid om een verkoopopdrachten in gedeelten te factureren, bijv 50% bij opdracht en 50% bij oplevering. Hiervoor dient een betaalfasering te worden aangemaakt welke…
Standaard ingestelde BTW codes t.b.v. doorboeken naar Twinfield
Newbase geeft bij het doorboeken van facturen geen bedrag of percentage door aan Twinfield, maar een code en met die code gaat Twinfield zelf rekenen. Deze BTW codes moeten overeenkomen met die in Tw…
BTW instellingen t.b.v. berekening BTW op documenten
Binnen de module BTW kunnen BTW gegevens worden ingevoerd ten behoeve van de berekening van BTW of documenten op basis van de debiteur gegevens. Ga naar de module BTW (binnen de module instellingen).…
Landinstellingen
In Newbase kunnen gegevens worden vastgelegd van organisaties uit verschillende landen. Van een land is het van belang vast te leggen welke adresopmaak gebruikelijk is, zodat verstuurde post ook daad…
Versturen URL / link / login gegevens voor tijdschrijf / TIME app
Je kunt vanuit de gebruikerskaart in Newbase de URL en de inloggegevens voor de tijdschrijf app aan de gebruiker mailen. Ten eerste moet er dus een gebruiker in Newbase zijn aangemaakt aan wie je de…
HTML gebruik in Newbase
Binnen Newbase zijn er een aantal onderdelen waar HTML gebruikt kan worden. HTML is de taal waarmee je documenten (maar ook homepages of webpagina's) maakt, die bekeken kunnen worden op het World Wid…
Interne mail versturen vanuit een contactrapportage
Het is mogelijk om vanuit een contactrapportage een interne mail te versturen. Zo kun je bijvoorbeeld iemand informeren dat een relatie heeft gebeld en met het verzoek terug te bellen. De gegevens va…
Hoe werkt valuta binnen Newbase?
1. Algemeen. Binnen Newbase heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende valuta. Indien je met meerdere companies in Newbase werkt dan kun je maar bij één company valuta invoeren. Het…
Wat te doen bij een jaarovergang?
In dit document staan een aantal zaken beschreven waar je rekening mee dient te houden bij een jaarovergang. Het is belangrijk dat je deze informatie tijdig doorleest om problemen na een jaarovergang…
Een print wijzigen / aanpassen met parameters of een extra print toevoegen
Het is mogelijk om zelf kleine aanpassingen op prints te doen. Dit kan middels het gebruik van parameters. Deze parameters kunnen worden ingesteld bij het betreffende programma in de module Company >…
Andere company kiezen (bij multi company gebruik)
Als je met meerdere companies in Newbase werkt dan zal bij het aanmaken van een nieuw document altijd de default ingestelde company worden genomen. Wil je een document aanmaken voor een andere compan…
Briefpapier als achtergrond instellen
Je kunt briefpapier in Newbase uploaden welke dan als achtergrond voor alle documenten wordt gebruikt. Dit bestand dient een.jpg of een.png bestand te zijn. Ga naar de module company en selecteer de…
Aanmaken en wijzigen van een afdeling (instellingen eigen organisatie)
Gebruikers van de applicatie worden aan een afdeling gekoppeld. Afdelingen worden gebruikt om de agenda overzichtelijk weer te geven en een afdeling wordt automatisch ingevoerd als kenmerk bij aanmaa…
Aanmaken en wijzigen van valuta
Het is als eerste belangrijk om te weten hoe valuta in Newbase werkt, klik hier voor meer informatie. Volg voor het aanmaken of wijzigen van valuta onderstaande stappen: Ga naar de module Instellinge…
Instellen proforma factuur
Om in Newbase met een proforma factuur te werken moet je eerst het een en ander inrichten. Instellen van de print. Als eerste moet er een ‘print’ beschikbaar worden gesteld. Ga naar Instellingen / Co…
Instellen wachtwoorden voor wijzigen rechten, lijsten, widgets en of gebruiker dit zonder wachtwoord mag doen
1. Aangeven of een gebruiker widgets, lijsten, rechten mag wijzigen zonder wachtwoord. Ga naar de module gebruiker > widget wachtwoord / priv's opties. Zet een vinkje bij de betreffende velden indien…
Instellen regels zonder bedrag of met bedrag 00,00 niet boeken
Wanneer je regels van financiële documenten waarop geen bedrag of het bedrag 00,00 (nul) staat niet naar Twinfield wilt door te boeken dien je deze optie aan te vinken via de widget Boekhoudinstellin…
Instellen controle dubbele productcode
Wil je dat Newbase controleert op dubbele productcodes dan kun je dit aanzetten binnen de module Eigenaar, zowel binnen de widget Logistieke instellingen als de widget Detail eigenaar. Het maakt niet…
Logistieke company instellingen
Binnen de widget Company logistiek (van module Instellingen > Company) kunnen diverse zaken worden ingesteld m.b.t. voorraad en logistiek. Gebruik voorraad Als er met voorraad wordt gewerkt dan worde…
Instellen kleur company
De kleur van een company komt naar voren in vrijwel alle modules en is een duidelijke visuele weergave van de company waarvoor de betreffende gegevens gelden. Indien er met meerdere companies gebruik…
Wijzigen bankgegevens eigen company
Waar staan de bankgegevens?. Op de printachtergrond / het briefpapier? Dan dien je een nieuwe achtergrond te maken en deze te uploaden in Newbase. Hoe je dit kunt doen lees je hier. In de eind- of vo…
Instellen gewichtseenheid en volume-eenheid
Binnen de module eigenaar > widget logistieke instellingen kun je de gewichtseenheid en de volume-eenheid instellen welke dan binnen de applicatie zal worden gebruikt.
Debiteuren en crediteuren handmatig doorboeken ja/nee?
Standaard wordt crediteuren en debiteuren data doorgeboekt naar Twinfield op het moment dat een factuur wordt doorgeboekt. Het is mogelijk om deze data al naar Twinfield door te boeken op het moment…
Berichten standaard formeel of informeel
Je kunt berichten standaard instellen op formeel, stel je dit niet in dan zijn bericht standaard informeel. Er wordt dan bij een relatie automatisch Geachte heer Jansen gebruikt op documenten en beri…
Instellen company adressen
Per company in Newbase kunnen diverse adressen worden ingesteld. Dit kun je doen binnen de verschillende adres widgets binnen de module Instellingen > Company
Instellen aantal decimalen en afronding
Hoe getallen in Newbase worden afgrond kun je op verschillende manier instellen Voor alle documenten van alle modules. Voor alle documenten van een specifieke module > bijvoorbeeld alle verkoopoffert…
Toevoegen module - melding: geen velden beschikbaar
Wijzigingen m.b.t. widgets gelden voor de gehele privilegegroep en kunnen niet op gebruikersnivo worden aangepast. Zorg ervoor dat je in het samenvattingsscherm staat van de module waar je een widget…
Account gebruiker inactief zetten
Wij raden het af om een bestaande gebruikerskaart (van bijvoorbeeld een gebruiker die niet meer werkzaam is binnen de organisatie) te overschrijven. Alle data van deze gebruiker wordt dan ook oversch…
Voorraadlocatie aanmaken
Ja hoor. Op het moment van aanmaak van een document worden productcode en omschrijving in de regel gekopieerd vanuit het product en die zijn daarna onafhankelijk van elkaar geworden. De gewijzigde co…
Inrichting verkoopaanmaningen per status
Er zijn binnen Newbase 2 manieren van aanmanen. Aanmanen per debiteur/relatie of aanmanen per status. Klik hier voor meer informatie over deze 2 manieren van aanmanen en waar je dit kunt aanzetten. A…
Inrichting verkoopaanmaningen per debiteur / relatie
Er zijn binnen Newbase 2 manieren van aanmanen. Aanmanen per debiteur/relatie of aanmanen per status. Klik hier voor meer informatie over deze 2 manieren van aanmanen en waar je dit kunt aanzetten. A…
Buitenlandse bankrekening
Je kunt een buitenlands rekeningnummer invoeren in Newbase. Bijvoorbeeld om debiteuren uit Frankrijk te laten betalen op een franse bankrekening. Of om klanten die betalen in USD te laten betalen op…
Instellen listener voor inlezen service aanvragen
Onderstaande is alleen van toepassing op de module Service aanvragen. Het is mogelijk om automatisch service aanvragen in Newbase te laten aanmaken van mails die in een bepaalde mailbox binnenkomen.…
Instellen automatische ontvangstbevestiging bij serviceaanvragen
Als een klant een serviceaanvraag indient kan Newbase een automatische ontvangstbevestiging sturen bijvoorbeeld met vermelding van het ticketnummer. Hoe deze mail in te richten staat hieronder beschr…
Welke periode wordt doorgeboekt naar Twinfield?
Het is mogelijk om een projectnummer door te boeken naar Twinfield. Deze instelling zit binnen de module Instellingen > Companies > Widget Inst. voor 1e, 2e en 3e dim. Twinfield. Indien het vinkje aa…
Inrichting gebruiker t.b.v inlezen / sychroniseren e-mail
Het is mogelijk om e-mail vanuit je eigen mailpakket in te lezen in Newbase. Hoe je dit kunt doen lees je hier. Om dit te kunnen doen dient je e-mail te zijn gekoppeld aan Newbase. Je moet dus al e-m…
Uitleg velden widget financiële opties binnen module company
Onderstaand een uitleg van de velden binnen de widget Financiele instelling van de module company. Het betreft default instellingen die binnen de applicatie worden gebruikt. Sommige instellingen kunn…
Autoriseren gebruiker voor Google
Als Google is gekoppeld aan Newbase dan kan de gebruiker zelf autoriseren of de applicatiebeheerder kan dit doen. Beide manieren worden onderstaande uitgelegd: 1. Autoriseren door de gebruiker zelf.…
Instellen email- briefeinde: naam afzender / adres / handtekening / logo
1. Naam afzender onder email / brief. De naam die onder een bericht of een brief wordt getoond (dit kan ook een afdeling zijn) vul je in binnen de widget 'maileinde' van de gebruikerskaart in het vel…
Bericht niet verzonden - Bericht gemarkeerd als verzonden
Newbase is gekoppeld met jullie eigen mailpakket. Als je deze melding krijgt als je een bericht probeert te versturen dan betekent dit waarschijnlijk dat jij of de gekoppelde gebruiker niet (meer) is…
Werken met een Print Sjabloon (MS Word)
1. Wat is een print sjabloon (MS Word) in Newbase. Een print sjabloon biedt de mogelijkheid om zelf een print layout te maken in een tekstverwerker en in dit document gegevens uit Newbase over te nem…
Lokaal opgeslagen bestanden overzetten naar Sharepoint bijv. bij migratie van Newbase Now naar Next
Voor meer informatie over het tot stand brengen van de koppeling tussen Newbase en Sharepoint klik hier. 1. Hoe werkt het opslaan van bestanden in Newbase eigenlijk?. Een document in Newbase, bijvoor…
Herstellen widgets / Herstellen widgetscherm
Wijzigingen m.b.t. widgets gelden voor de gehele privilegegroep en kunnen niet op gebruikersnivo worden aangepast. Het is mogelijk om tijdens het wijzigen van widgets terug te gaan naar een eerder op…
Startscherm met widgets met totalen per status, per fase, per status werk
1. Algemeen. Binnen Newbase heb je linksboven in je scherm 1 of meerdere 'startschermen'. In onderstaand voorbeeld zie je: Start Newbase, Modules, Totalen, Time entry en Management. Welke 'startscher…
Instellen dat je het aantal op een verkoopopdracht regel mag aanpassen als er een inkoopopdracht regel aan is gekoppeld
Standaard is het niet mogelijk om het aantal op een verkoopopdracht regel te wijzigen als er een inkoopopdracht regel aan is gekoppeld. Wil je dit toch mogelijk maken dan die je het betreffende vinkj…
Instellen betaalconditie per einde maand
Voor meer informatie over het wijzigen van keuzelijsten klik hier. Binnen de keuzelijst debiteur of crediteur betaalconditie kun je onderstaande instellen: In de kolom "n1" wordt het aantal dagen aan…
Hoe kan een gebruiker de Microsoft 365 autorisatie checken?
Als eerste dient de Microsoft 365 beheerder via Newbase te zijn geautoriseerd. Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de koppeling tussen Newbase en Microsoft 365. Als de applicatiebeh…
Mailen van bericht met bijlage lukt niet > Bestand kan niet worden opgeslagen Microsoft 365
Als je bij het aanmaken van een bericht vanuit een document of bij het verzenden van een bericht met bijlage, de melding krijgt dat dit niet lukt omdat het bestand niet kan worden opgeslagen/weggesch…
