Ontvangstregels welke niet meer worden afgeletterd op een inkoopfactuur > wel ontvangen maar geen inkoopfactuur.

MJA Bijgewerkt door MJA

Het is belangrijk je te realiseren dat je op een inkoopfactuur geen ontvangst aflettert maar een ontvangstregel!

1. Zoeken naar ontvangstregels welke nog moeten worden afgeletterd op een inkoopfactuur

Binnen het startscherm van de module ontvangstregels zit een standaard zoekactie waarmee je in 1x alle ontvangstregels kunt vinden die nog niet op een inkoopfactuur zijn verwerkt. De zoekactie heet: Te verwerken op inkoopfactuur. Indien gewenst kun je deze zoekactie toevoegen in je menu met snelkoppelingen.

Zodra een ontvangstregel wordt afgewerkt op een inkoopfactuur, zal deze (als het aantal ontvangen is gelijk aan het aantal op de inkoop factuur) niet meer naar voren komen in deze zoekopdracht.

2. Er wordt geen inkoopfactuur ontvangen voor de ontvangst regel

Zodra een ontvangst regel niet meer wordt verwerkt op een inkoopfactuur (de inkoopfactuur is al in het verleden ingeboekt, of de inkoopfactuur komt niet meer) zijn er een aantal mogelijkheden en is afhankelijk van het interne proces.

Optie 1:
Je werkt met journaalposten én de goederen zijn ontvangen én er volgt geen inkoopfactuur

Bij het aanmaken van de ontvangst is een journaalpost aangemaakt waarbij de te ontvangen facturen positie is opgehoogd.

Je dient dus wel een inkoopfactuur aan te maken om ervoor te zorgen dat de te ontvangen facturen positie weer naar beneden gaat.

  1. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan
  2. Koppel de betreffende ontvangst regel(s)
  3. Voeg binnen de inkoopfactuur een extra regel toe
  4. Zorg ervoor dat je op deze extra regel het bedrag wordt gecrediteerd waardoor het saldo van de factuur op 0,00 staat
  5. Kies het betreffende grootboekrekening nummer

Onderstaand nog een overzicht van de journaalpost boekingen:

Bij de goederen ontvangst is de volgende journaalpost boeking gemaakt:

1200 Voorraad (balans)

AAN 1580 Nog te ontvangen facturen (balans)

Je krijgt deze inkoop factuur niet meer binnen maar je maakt een ‘dummy inkoop factuur’ aan met:

1580 Nog te ontvangen facturen (balans)

XXXX grootboeknummer te bepalen

AAN Crediteuren

Daarmee is je nog te ontvangen facturen positie 0,00 (dat klopt), en heb je een resultaat boeking voor het verschil op een resultaat rekening die je zelf moet bepalen.

Optie 2:
Je werkt met journaalposten én de goederen zijn niet ontvangen of zijn geretourneerd én er volgt geen inkoopfactuur

Bij het aanmaken van de ontvangst is een journaalpost aangemaakt waarbij de te ontvangen facturen positie is opgehoogd.

  1. Ontgrendel de betreffende ontvangst
  2. Verwijder de regels van de ontvangst
  3. Vergrendel de ontvangst

De journaalpost is nu tegen geboekt en staat per saldo op Euro 00,00

De ontvangst regels zullen nu ook niet meer naar voren komen in de zoekactie ‘nog te verwerken op inkoopfactuur’.

Optie 3:
Je werkt niet met journaalposten én je hebt de goederen wel ontvangen maar er volgt geen inkoopfactuur

Met het aanmaken van de ontvangst is de voorraad(waarde) omhoog gegaan.

Om ervoor te zorgen dat de ontvangst regels niet meer naar voren komen bij de zoekactie dien je wel een inkoopfactuur aan te maken.

  1. Maak een inkoopfactuur aan
  2. Verwerk de betreffende ontvangst regel
  3. Voeg een extra regel op de inkoopfactuur toe
  4. Zorg ervoor dat het bedrag uitkomt op Euro 00,00 en kies het juiste grootboeknummer
  5. Je kunt zelf beslissen of deze wel of niet doorgeboekt moeten worden naar Twinfield.
  • Als je deze niet gaat doorboeken naar Twinfield wil je er waarschijnlijk wel voor zorgen dat deze inkoopfactuur niet meer wordt getoond via de zoekactie ‘niet naar Twinfield geboekt…’ binnen de module inkoopfactuur.
    Je kunt deze inkoopfactuur dan handmatig op doorgeboekt zetten via de widget Status Twinfield binnen de inkoopfactuur

Indien het om grote aantallen regels gaat neem dan contact op met onze support afdeling om de mogelijkheden te bespreken.

Ben je hiermee geholpen?

Inkopen voor de voorraad met een bestelvoorstel

Meer goederen ontvangen dan besteld via een inkoopopdracht

Contact