Automatische incasso instellen bij een debiteur

MJA Bijgewerkt door MJA

Indien er wordt gewerkt met een automatische incasso dienen widgets 'Bank' en 'Incassogegevens' te worden ingevuld. Hieronder worden de velden van deze widgets uitgelegd:

Tenaamstelling

De naam van de debiteur zoals bekend bij de bank.

Bankrek.nr.

Dit veld alleen gebruiken voor debiteuren waarvan een IBAN nummer niet bestaat, bijvoorbeeld voor debiteuren uit de USA.

IBAN

In dit veld het volledige IBAN nummer invullen.

BIC-code

Dit nummer is nodig bij een buitenlandse betaling.

Nat. bankcode

Hier kan de nationale bankcode worden ingevuld.

Banknaam

Volledige naam van de bank

Straat / huisnr / Postcode / Plaats / Staat / Land

Adresgegevens van de bank

Fiscaal land

Het land waarover de BTW wordt bepaald.

Vinkje Beschikb. incasso

Hiermee geeft u aan of het een debiteur betreft waarvan facturen automatisch mogen worden geïncasseerd. Dit vinkje kan pas worden aangezet indien er een IBAN nummer is ingevuld.

Zodra er een verkoopfactuur wordt gemaakt zal deze instelling worden meegenomen verkoopfactuur. 

Binnen de verkoopfactuur staat een vinkje ‘niet in incassoronde’ dit vinkje zal dus niet worden aangevinkt indien deverkoop factuur beschikbaar is voor automatische incasso.

Uiteraard kan deze op de verkoopfactuur worden uitgezet.

LET OP indien er wordt gewerkt met een incassobestand binnen Twinfield:

Op het moment dat verkoopfacturen binnen Twinfield worden opgenomen in een incassobestand, en er daarnea worden de betalingen vanuit Newbase opgehaald, worden deze facturen in Newbase op betaald gezet.

De facturen worden door Newbase dus als betaald ‘gezien’ op het moment dat de facturen in het incassobestand zitten terwijl de daadwerkelijke incasso nog niet heeft plaatsgevonden.

Wordt het incassobestand in Twinfield verwijderd dan blijven de betreffende verkoopfacturen in Newbase op betaald staan aangezien Newbase eerder teruggekoppeld heeft gekregen dat de facturen middels automatische incasso betaald worden. Wanneer in Newbase een factuur de status betaald heeft gekregen wordt deze niet meer vergeleken met Twinfield.

Het is dus belangrijk dat er geen betalingen worden opgehaald zolang een incassobestand niet definitief is.

In het geval er verkoop facturen ten onrechte op betaald zijn gezet binnen Newbase dien je zelf de betreffende betaalregel binnen de verkoop factuur te verwijderen.

Type incasso

Kies hier voor het incasso type. Dit type dient overeen te komen met de code in Twinfield en kan worden aangemaakt/aangepast binnen de instellingen van Newbase > Module Keuzelijst > Incasso type debiteur. 

Newbase heeft standaard ingesteld ‘Sepa incasso NL’

Klik hier voor meer informatie over keuzelijsten in Newbase.

Machtigingskenmerk

Het is verplicht om bij een incasso een machtigingskenmerk in te vullen. Dit kenmerk wordt meegegeven aan Twinfield.

  • Als dit veld in Newbase niet is ingevuld gaan ook de overige velden niet naar Twinfield. Als het veld machtigingskenmerk in Twinfield is gevuld maar leeg is in Newbase dan gebeurt er niets.
  • Als het machtigingskenmerk ongelijk is tussen Newbase en Twinfield dan zetten wij in Newbase het vinkje bij '1e incasso ronde' aan en duwen wij dit naar Twinfield waar dit wordt overschreven. 
  • Als het machtigingskenmerk in Newbase is ingevuld en hetzelfde kenmerk staat in Twinfield gebeurt er niets (wordt overschreven dus blijft hetzelfde).
  • Als het machtigingskenmerk in Newbase wordt gewijzigd dan gaat het vinkje 1e incasso weer aan en dus weer mee naar Twinfield. 
  • Als in Twinfield al een datum is van de 1e incasso ronde bestaat zal Newbase deze datum overnemen en het vinkje in NB uitzetten. 
  • Als er in Twinfield nog geen datum is blijft het vinkje aan. 
  • Als er dan een incasso ronde in Twinfield is geweest en er wordt weer iets doorgeboekt naar Twinfield dan wordt het vinkje in Newbase uitgezet en de datum gevuld. 
  • Als het machtigingskenmerk wijzigt in NB dan gaat het vinkje weer aan, zowel in Newbase als in Twinfield.

Datum ondertekening

De datum van ondertekening wordt hier gevuld. 

Eerste incasso ronde

Newbase heeft automatisch het aankruisvakje “eerste incasso ronde” aangevinkt. Newbase zal bij elke boeking naar Twinfield controleren of bij deze debiteur op basis van het machtigingskenmerk al eerder een incasso ronde heeft plaatsgevonden. Zodra dit het geval is (Twinfield heeft dit aankruisvakje uitgezet), dan zal Newbase dit aankruisvakje ook uitzetten, en de datum “eerste incasso ronde” voor u vullen.

Datum eerste incasso

Zodra er een eerste incasso is geweest zal deze datum vanuit Twinfield worden overgenomen.

Incassoschema

De Europese incasso kent twee schema's, het Core schema (normale incasso) en het Business to

Business (B2B) schema (zakelijke incasso). In dit veld kunt u aangeven onder welk incassoschema de debiteur valt.

Ben je hiermee geholpen?

Periodiek factureren via module leden

Periodiek factureren serviceproject contract regels

Contact