Inhoudsopgave

Instellen Peppol via Storecove voor inkoop- en verkoopfacturen

MJA Bijgewerkt door MJA

Het is mogelijk inkoop- en verkoopfacturen via Peppol te ontvangen/verzenden.

Wat is Peppol:

Een internationaal netwerk en een set afspraken (standaard) voor het veilig en efficiënt uitwisselen van elektronische documenten zoals facturen tussen organisaties.

Wat is Storecove:

Voor het versturen van Peppol facturen gebruikt Newbase Storecove, een gecertificeerde Peppol Access Point provider die een platform en API aanbiedt. Newbase is via ST aan P

Hoe werkt dit:

Als jullie klant facturen via Peppol wil ontvangen vul je binnen Newbase bij de organisatie/debiteur/crediteur een identifier type in. Dit is bijvoorbeeld het KvK nummer of het BTW nummer van de klant. Newbase zoekt op basis van deze gegevens de klant op het Peppol netwerk (via Storecove). De klant ontvangt de factuur van Newbase niet via email maar direct binnen hun boekhoudpakket of erp applicatie. Newbase heeft hier verder geen invloed op of kennis van.

Activeren & Kosten

Neem contact op met Newbase m.b.t de kosten voor het gebruik en activeren van Peppol.

1. Welke widgets etc. heb je nodig?

Onderstaande widgets, standaard zoekopdrachten en standaard lijstweergave zijn nodig om met Peppol te kunnen werken. Heb je deze niet, deel deze uit of vraag je interne applicatiebeheerder dit te doen.

Houdt er rekening mee dat het uitdelen van widgets geldt voor de iedereen met dezelfde rol.

Klik hier voor meer informatie over hoe widgets te te voegen.

Klik hier voor meer informatie over hoe je standaard zoekacties kunt toevoegen aan een startscherm.

Klik hier voor meer informatie over hoe je een standaard lijstweergave kunt toevoegen.

1.1 Nodig binnen module Company

Nodig:

> widget Storecove instellingen (WID04741)

1.2 Nodig binnen module Organisatie - Debiteur - Crediteur

Nodig:

> widget E-identifier (WID04834 bij Organisatie) (WID4716 bij Debiteur) (WID4816 bij Crediteur)

Onderstaand een printscreen van dit widget binnen de module organisatie maar deze is hetzelfde binnen de module Debiteur en Crediteur. Indien gewenst kun je een nieuwe tab aanmaken waar je dit widget plaatst.

Handige standaard zoekacties:

> Organisaties met Peppol E-identifiers

> Organisaties zonder Peppol E-identifiers

Onderstaand een printscreen van de beschikbare zoekacties binnen de module Organisatie maar deze zitten ook binnen de module Debiteur en Crediteur.

1.3 Nodig binnen module verkoopfactuur

Nodig:

> Widget: Peppol instellingen (WID04612)

> Widget: Externe integratielog (WID02099)

Handige standaard zoekactie:

> Nog te versturen facturen via Peppol netwerk

Handige Lijstweergave:

> Peppol status

2. Company instellingen

  1. Ga naar de module company en ga naar widget 'storecove instellingen'
  2. Klik in het widget op het wijzig icoon en onderstaande pop-up verschijnt
  3. Zet het vinkje 'gebruik storecove' aan
  4. Zet vinkje aan bij versturen en/of ontvangen (peppol voor inkoop- en/of verkoopfacturen)
  5. Vinkje Testverbinding: wil je eerst testen geeft dit dan aan ons door dan kunnen wij dit vinkje aanzetten. Geef het ook door als je klaar bent met testen dan kunnen wij dit vinkje weer uit zetten.

    Veld API key:
    Indien je zelf een Storecove gebruiker bent kun je door Newbase het veld API key laten invullen. Anders maak je gebruik van de Newbase API

    Veld Legal Entity ID:
    Indien je zelf een Storecove gebruiker bent kun je hier door Newbase je Legal entity ID laten invullen

    Veld Storecove gebruiker:
    Koppel een gebruiker door in het veld te klikken en een gebruiker te kiezen. Deze gebruiker wordt gebruikt bij de registratie en het versturen van de requests. Deze gebruiker moet wel toegang hebben tot de betreffende company en alle modules en widgets m.b.t. facturen en Storecove / Peppol.
  6. Klik vervolgens op het plus icoon, zie onderstaand
  1. Onderstaande pop-up verschijnt:
  2. Kies een identificatietype en vul de velden in en kies voor opslaan en sluiten en herhaal indien nodig*

*Hoe ben je als company herkenbaar op het Peppol Netwerk, dit hangt af van het land van de betreffende company. Heb je een Nederlandse company dan zul je een VAT en KVK identificatie moeten invullen.

Klik hier voor meer informatie van Storecove

Als Storecove is ingesteld verschijnt onderstaand icoon binnen het widget

  1. Als je de identificatie wilt checken op het Peppol netwerk klik je op het 'wolk' icoon

3. Peppol instellen per organisatie, debiteur

Nu kun je per organisatie / debiteur instellen of de facturen via Peppol verstuurd dienen te worden. In onderstaand voorbeeld stellen we dit in bij de debiteur. Op basis van het identifier type dat je hier invult (KvK of BTW van de klant) kan de klant op het Peppol netwerk worden gevonden.

Let op:

Bij debiteur het je een veld waar je het BTW nummer kunt invullen. Het nummer dat hier staat gaat naar Twinfield en wordt geprint op de factuur. Voor Peppol dien je het BTW-nummer in te vullen als e-identifier zoals hieronder beschreven.

  1. Ga naar de organisatie of debiteur waarbij je wilt instellen dat facturen via Peppol worden verstuurd
  2. Ga naar widget E-identifier (WID04716)
  3. Kies in het veld 'Default Document setting' voor Peppol. Het Peppol icoon verschijnt. Klik vervolgens op het plusje om de identifier types toe te voegen (KvK of BTW nummer van de debiteur).
  1. Klik op het wolk icoon om te checken of the klant kan worden gevonden op het Peppol netwerk

4. Hoe kun je snel zien Peppol is ingesteld?

In een lijstweergave hebben organisaties, debiteuren, crediteuren met een Peppol instelling een icoontje:

In het detail widget zie je dit icoontje ook:

5. Hoe kun je snel zoeken naar organisaties / debiteuren met / zonder Peppol?

Op het startscherm van de module organisaties en debiteuren kun je 2 standaard zoekacties toevoegen via 'wijzig rol mogelijkheden'.

1. Debiteuren met Peppol-instelling en e-identifiers

2. Debiteuren zonder Peppol-instelling

6. Hoe verstuur je een Peppol factuur?

Als je een factuur aanmaakt van een debiteur die is ingesteld met Peppol dan krijgt de factuur automatisch de Peppol instellingen. Binnen de module verkoopfactuur heb je widgets 'Peppol instellingen'(WID04612) alsmede widget 'Externe integratie log(WID02099) waarbinnen je de status van de factuur kunt zien.

  1. Klik binnen de factuur op de 3 puntjes om het menu te openen
  2. Kies voor 'zend via peppol netwerk'. Indien er met meerdere prints wordt gewerkt kies je de betreffende print. Hoe de klant deze factuur ontvangt weet Newbase niet. Dit zal binnen het boekhoudpakket of binnen de ERP applicatie van de klant zijn.

7. Hoe kun je zien of de factuur is verstuurd?

  1. Via widget 'Peppol instellingen' kun je zien of de factuur succesvol is verstuurd. Tevens wordt er een Peppol UBL URL ingevuld. Als je hier op klikt wordt de XML getoond met data van Storecove.
  2. Binnen widget 'Externe integratie log' staat meer informatie mbt de verzending van de factuur

8. Hoe vind je snel facturen die nog niet via Peppol zijn verzonden?

Op het startscherm van de module verkoopfactuur kun je een standaard zoekactie uitdelen. Deze zoekactie heet: Nog te versturen facturen via Peppol netwerk.

Ben je hiermee geholpen?

Mailen van bericht met bijlage lukt niet > Bestand kan niet worden opgeslagen Microsoft 365

Uitleg vinkjes gebruikers - instellen of een gebruiker wel of niet kan inloggen

Contact