Inhoudsopgave

Instellen koppeling Microsoft Office 365 (Mail en Sharepoint)

MJA Bijgewerkt door MJA

Deze helpfile beschrijft hoe de koppeling tussen Newbase en jullie Microsoft 365 omgeving kan worden ingesteld.

Wij kunnen niet helpen bij de inrichting van jullie Microsoft 365 omgeving. Mocht support hieromtrent nodig zijn dan valt dit buiten onze reguliere support en zullen wij hiervoor mogelijk kosten in rekening brengen.

Is de koppeling al ingesteld maar moeten gebruikers nog worden geautoriseerd?

> Autoriseren door gebruiker zelf klik hier.

> Autoriseren van een gebruiker door de applicatiebeheerder klik hier.

Stap je over van lokale bestandsopslag (Newbase Now) naar opslag in de cloud klik dan na het lezen van deze helpfile hier voor meer informatie over hoe je oude bestanden kunt openen op Sharepoint.

1. Algemeen

Met een koppeling tussen Newbase en Microsoft 365 kun je mailen via Newbase, afspraken maken via de agenda van Newbase en bestanden opslaan op Sharepoint*.

*Newbase kan niet helpen bij het inrichten van een Microsoft 365 omgeving of bij het inrichten van Sharepoint. Denk vooraf goed na over de inrichting van Sharepoint (waar wil je documenten opslaan) en zorg ervoor dat Newbase gebruikers de rechten hebben om in Sharepoint documenten te kunnen opslaan.
Voordat de koppeling tot stand kan worden gebracht dien je contact op te nemen met support zodat er een aantal zaken ingesteld kunnen worden.
Als er wordt gewerkt met 'shared mailboxen' dan moet dit ook daadwerkelijk een shared mailbox zijn. Je kunt een mailbox van een Microsoft365 gebruiker sharen, maar daarmee is het nog geen shared mailbox.
Zodra een gebruiker zelf kan inloggen in Microsoft365 dan is het belangrijk dat autorisatie ook daadwerkelijk met dat account in Microsoft365 wordt gedaan en niet met een beheerders- of ander gebruikersaccount.

2. Instellen Microsoft 365 koppeling

2.1 Check instelling eigenaar
  1. Check binnen de module Eigenaar > Widget Detail Eigenaar of het veld E-mail integratie op IMAP staat
2.2 Instellen machtiging / tenant ID
LET OP:
DEZE STAP DIENT DOOR DE MICROSOFT 365 BEHEERDER TE WORDEN GEDAAN. DEZE GEEFT NAMELIJK VIA HET BEHEERDERSACCOUNT VAN MICROSOFT 365 TOESTEMMING/MACHTIGING VOOR DE KOPPELING MET NEWBASE. DE NEWBASE GEBRUIKERS HOEVEN DAARNA ALLEEN NOG MAAR TE AUTORISEREN.
  1. Ga naar de module Company > Selecteer de betreffende company > Ga naar de widget Microsoft 365 Authenticatie (of deel deze uit) > Klik op het plusje rechtsboven in de widget
  2. Onderstaande pop-up opent nu:
  • Zoals in deze pop-up beschreven dien je in de pop-up een tentant-id in te vullen
  • Deze vind je op: portal.azure.com op de active directory.
  • Open deze in een browser en zoek de tenant-id
  • Let op: je logt dus in met het account van de beheerder van Microsoft 365
  1. Kopieer het tenant-id > ga terug naar Newbase en plak het id in het veld > klik op OK
  2. Klik nu op 'opslaan en sluiten' rechts onder in het scherm
  3. Nu zit je weer in het samenvattingsscherm van de Company
  4. Klik op het 'weergave icoon' rechtsboven
  5. Ga naar weer naar de widget waar het tenant-id (widget Microsoft 365 authenticatie) staat en klik op de regel
  6. Je komt nu in het scherm 'company authenticaties' waarbij je via vinkjes aan kunt geven waarvoor je een machtiging wilt geven > Klik rechts boven in de widget Admin consent op het potloodje
  7. Zet de vinkjes aan het klik op de paarse knop 'Microsoft 365 autoriseren'
  8. Een nieuw scherm opent > kies nu het beheerdersaccount van Microsoft 365
  1. Vervolgens verschijnt een lijst waarvoor machtigingen worden aangevraagd > klik op accepteren
  2. Indien succesvol geautoriseerd verschijnt het volgende scherm
  3. Ga terug naar Newbase en klik op OK
  4. Nu is er een beheerdersmachtiging gegeven en hoeven de gebruikers alleen nog maar te autorisren

3. Instellingen gebruikers

Voordat gebruikers kunnen autoriseren dien je te checken of de velden in de gebruikerskaarten goed staan ingevuld

  1. Ga naar de module Gebruiker Newbase
  2. Check per gebruiker in onderstaande widgets of de SMTP en IMAP velden goed staan ingevuld.

Check onderstaande widgets en neem de instellingen uit de printscreen over:

Widget Microsoft 365 koppeling (mail/agenda)

Widget IMAP - Instellingen gebruiker

Widget SMTP - Instellingen gebruiker

4. Autoriseren gebruikers

Nadat het beheerdersaccount de machtiging heeft gegeven zoals beschreven in hoofdstuk 2 dienen alle gebruikers te autoriseren.

> Helpfile: Autoriseren door gebruiker zelf klik hier. (deze kun je naar de gebruikers mailen)

> Helpfile: Autoriseren van een gebruiker door de applicatiebeheerder klik hier.

5. Koppelen Sharepoint aan Newbase

Denk vooraf goed na over de inrichting van Sharepoint (waar wil je documenten opslaan en zorg dat de mappen (Sites, Drives) zijn aangemaakt in Sharepoint. Zorg er ook voor dat de Newbase gebruikers gemachtigd zijn voor deze sites. Newbase kan hierbij geen assistentie bieden.
Voor iedere module dient er een pad te bestaan.

Voorbeeld inrichting:

Site > Drive

Newbase > CRM > organisatie

Newbase > CRM > berichten

Newbase > verkoop > verkoopofferte

Newbase > verkoop > verkoopfactuur

Newbase > inkoop > inkoopfactuur

etc.

  1. Ga naar de module Company > Selecteer de betreffende company > ga naar de Widget Company Microsoft 365 SharePoint pad instellingen
  2. Kies in het veld Type Cloud ' Sharepoint'
  3. Herstart Newbase

6. Instellen pad per module

6.1 Check of er binnen widget of regel voor module bestaat
  1. Ga wederom naar de module Company > Widget Company Microsoft 365 SharePoint pad instellingen

Als voorbeeld nemen we de map voor Verkoopfacturen: zorg er dus voor dat er een map voor Verkoopfacturen op Sharepoint bestaat.

  1. Kijk binnen het widget of er al een regel voor verkoopfactuur is
  2. Zo niet > maak een nieuwe regel aan voor verkoopfactuur door rechtsboven in de widget op het plusje te klikken
  3. Onderstaande pop-up opent nu > In het veld Module zoek je de betreffende module. Overige velden hoef je hier niet in te vullen
  4. Klik op opslaan
6.2 Koppelen Sharepoint site aan Newbase > Kiezen site
  1. Er is nu een regel aangemaakt en nu moet worden aangegeven waar documenten voor deze module moeten worden opgeslagen
  2. Ga naar de regel die zojuist is aangemaakt en klik op het wolkje icoon links van de kolom Site

  1. Klik op selecteren
  2. Newbase maakt nu verbinding met Sharepoint op basis van de e-mailgegevens van de gebruiker en toont de beschikbare sites
  3. Klik op selecteren, zodat je een site kunt selecteren uit deze lijst
  4. Nu kan de gewenste site worden gekozen door het nummer voor de site in te typen en te klikken op ok
  5. In Newbase is deze site nu toegevoegd

6.3 Koppelen Sharepoint drive aan Newbase > Kiezen Drive
  1. Vervolgens klik je op het wolkje links van de kolom Drive > selecteren

  1. De drives die op de eerder gekozen site staan ingesteld worden getoond > klik op selecteren
  2. Vul vervolgens het nummer van de betreffende drive in en klik op ok
  3. In Newbase is de drive nu toegevoegd
6.4 Koppelen Sharepoint cloudpad aan newbase > Kiezen cloud pad
  1. Vervolgens klik je op het wolkje links van de kolom Cloud folder > selecteren

  1. De folders die op de eerder gekozen drive staan ingesteld worden getoond. Als je nu de definitieve folder ziet staan waarin de bestanden moeten worden opgeslagen dan kies je voor > Instellen > Voer het nummer in en klik op OK. Het cloudpad waar de bestanden moeten worden opgeslagen is nu gekozen en ingesteld.

Als nog niet de definitieve map ziet staan dan ga je door met selecteren van de mappen tot je de definitieve folder in de lijst ziet staan waarin de bestanden moeten worden opgeslagen en kies van voor > Instellen > Voer het nummer in en klik op OK.

  1. Het cloudpad waar de bestanden moeten worden opgeslagen is nu gekozen en ingesteld

Ben je hiermee geholpen?

Instellen 2-factor authenticatie

Hoe kan een gebruiker Microsoft 365 autoriseren?

Contact