Inrichting bestandopslag via Google Drive

MJA Bijgewerkt door MJA

Er wordt binnen Newbase een pdf document aangemaakt zodra er van een document een bericht wordt aangemaakt of als je handmatig een pdf aanmaakt. Voor iedere Newbase module dient te worden ingesteld waar de documenten van die module worden opgeslagen.

Je kunt documenten op Google Drive (Google Workspace) of op Sharepoint (Microsoft 365 opslaan). Hieronder een uitleg m.b.t. Google Drive.

Newbase kan niet helpen met de inrichting van Google Drive.
Newbase kan met 1 Google omgeving koppelen. Als er met meerdere companies in Newbase wordt gewerkt dienen de bestanden van deze companies te worden opgeslagen binnen 1 dezelfde Google omgeving
Het is noodzakelijk dat alle gebruikers van Newbase toegang hebben tot de mappen in Google en ook de rechten hebben om nieuwe documenten aan te maken of te wijzigen. Indien er binnen Newbase met meerdere companies wordt gewerkt dienen de paden per company te worden ingericht.
Als je met meerdere companies in Newbase werkt dan dien je deze inrichting voor iedere company te doen.
  1. Zorg ervoor dat er binnen Google op een gewenste locatie een map genaamd Newbase is aangemaakt. De rest van de paden maak je dan aan in Newbase en deze worden dan overgezet naar Google.
  2. Ga voor het aanmaken van paden in Newbase naar de widget 'Company Google Pad instellingen' van de module Company
  3. Klik op het potlood icoon rechtsboven in de widget om te kunnen wijzigen
  4. Klik op het plus icoon rechtsboven om per module een regel aan te maken
  5. Selecteer in het bovenste veld het programma waar een pad voor moet worden aangemaakt door te zoeken in het veld.
  6. In het veld Cloudpad zet je het pad neer. Bijvoorbeeld Newbase/Verkoopfacturen/
  7. Zet de vinkjes aan. Zie uitleg onderstaand:

Default

Het vinkje ‘default’ geeft aan dat dat de standaard locatie is waar u bestanden wilt opslaan. Zet dit vinkje aan.

Jaar

Als je het vinkje jaar aanklikt dan worden onder het pad per jaar automatisch sub folders aangemaakt voor ieder jaar.

Nummer

Als je  ‘nummer’ aanvinkt dan worden onder het pad per jaar automatisch sub folders aangemaakt voor ieder jaar en ook een folder per volgnummer.

  1. Als voor alle programma's een regel is aangemaakt klik je op de knop 'Cloud mappen ophalen/Aanmaken'. Er wordt dan verbinding gemaakt met Google Drive en worden alle mappen zoals aangemaakt in Newbase overzet naar Google. In de kolom Cloud folder ID wordt als het is gelukt een ID vanuit Google geplaatst
  2. Check op Google Drive of de mappen zijn aangemaakt
  3. Check of een document ook wordt opgeslagen door bijvoorbeeld als test een offerte te dupliceren naar bericht. Wordt de offerte in de betreffende map op Google Drive opgeslagen?

Ben je hiermee geholpen?

Hoe kan een applicatiebeheerder Microsoft 365 autoriseren voor een gebruiker?

Inrichting nieuwe company

Contact