Belangrijk: Lezen voor je begint met het inrichten van volgnummers!

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Voordat je begint...

Binnen Newbase krijgen documenten en gegevens een volgnummer(een uniek nummer). We adviseren vóór het daadwerkelijk van start gaan met Newbase goed na te denken over de nummering. Een aantal overwegingen bij het aanmaken van volgnummers is:

  • Hoe wil je dat de nummers eruit gaat zien? Wil je aan het nummer het soort document kunnen herkenen, bijv. OF voor offerte? Wil je een jaar en/of maandnummer meenemen in het nummer, bijv. OF.24.xxxx?
  • Wil je doorlopend nummeren of wil je ieder jaar de nummering op een beginstand zetten?
  • Wat wordt de lengte van het volgnummer? Denk hierbij aan de hoeveelheid records die aangemaakt zullen en of er over de jaren doorlopend genummerd gaat worden of dat nummers elk jaar weer op een beginstand gezet worden.
  • Indien met meerdere companies wordt gewerkt, is het dan wenselijk dat iedere company een eigen nummerreeks heeft, of kunnen de meerdere companies van dezelfde nummerreeks gebruik maken?

2. Opbouw van volgnummer

Advies Newbase:

Wij adviseren om het volgnummer van een document altijd te beginnen met een vaste tekst om het type document aan te duiden. Denk daarbij aan FA (voor factuur), OF (voor offerte) en IF (voor inkoopfactuur). 

Na deze vaste tekst is het verstandig om een aanduiding te kiezen met een datum erin. Gewoonlijk wordt het (deel van het) jaartal gekozen. Maar ook anders combinaties met maand en dag zijn mogelijk. Bijv. OF.24

Als laatste onderdeel van het volgnummer adviseren wij het eigenlijke nummer weer te geven. Het nummer van het document dient minstens 3 cijfers lang te zijn. Maar als je verwacht dat je meer dan 999 records zult maken in een jaar dan dien je het aantal cijfers dus minimaal 4 lang te maken. Bijv. OF.24.9999

De lengte van het nummer aanpassen is mogelijk in Newbase maar niet wenselijk. Onderstaand staan de consequenties hiervan beschreven.

Naar wens kan er tussen de verschillende onderdelen van het volgnummer met leestekens worden gewerkt. Denk hierbij aan een punt of liggend streepje. Het voordeel van werken met leestekens tussen de verschillende codes is dat de verschillende onderdelen van het volgnummer duidelijker herkenbaar zijn.

3. Sortering van volgnummers (consequentie)

Wanneer je in Newbase een volgnummer instelt dien je van te voren te bedenken hoe lang het nummer gedeelte van dit volgnummer dient te zijn. Het is namelijk niet wenselijk om tussentijds de lengte van het nummer aan te passen. Ondanks dat dit wel mogelijk is.

Waarom is het niet wenselijk de lengte van het nummer tussentijds aan te passen?

In Newbase worden de documenten op alfanumerieke volgorde weergegeven in de selectie kolom. Alfanumeriek wil zeggen dat de sortering eerst op de letters en daarna op nummers van laag naar hoog. Dit betekent dat getallen worden gesorteerd op het eerste cijfer waarmee ze beginnen. Dus 1234 wordt eerder getoond dan 325 omdat het nummer met een 1 begint en het andere met een 3

Pas je tussentijds het volgnummer aan van drie naar vier cijfers dan zal in de weergave van de documenten de volgorde niet meer aflopend (of oplopend) zijn. Het hoogste volgnummer met drie cijfers (dus 999) zal bovenaan staan en het eerste volgnummer met vier cijfers (dus 1000) zal tonen tussen de volgnummers die met een 1 beginnen.

Het kan voorkomen dat je zonder door te hebben ‘over de grens’ van het aantal cijfers bent gegaan voor een bepaald volgnummer. Wanneer dat het geval is zal Newbase uit zichzelf doornummeren en zal de weergave gebeuren zoals hierboven beschreven.

Wij raden dan aan om tijdens de jaarovergang dit volgnummer te verlengen. 

Klik hier voor het instellen / inrichten van volgnummers.

Ben je hiermee geholpen?

Inrichten nieuwe company

Gebruik van code bij inrichting volgnummers

Contact