Inhoudsopgave
Importeren data (data conversie)
1. Inleiding
Binnen Newbase kan data uit een vorig systeem worden geïmporteerd. Dit kan voor onderstaande modules:
- Organisatie
- Persoon*
- Relatie (contact)*
- CRM adres
- CRM bereikbaarheid (reachability)
- Debiteur
- Crediteur
* klik hier voor het verschil tussen persoon en relatie in Newbase.
Het importeren van data kun je zelf doen of door Newbase laten doen. Wil je dat Newbase dit voor je doet dan zijn hier kosten aan verbonden. Wij berekenen hiervoor onze tijd op basis van het geldende uurtarief. Neem voor een indicatie van de kosten contact op met de supportdesk van Newbase.
Bijvoorbeeld: Je deelt CRM (organisaties, personen, relaties) en Crediteuren tussen 2 companies. Je maakt dan 1 lijst met Organisaties, Relaties en Crediteuren. Voor Debiteuren maak je 2 lijsten omdat je die niet deelt. De organisatienummers moeten in beide lijsten hetzelfde zijn omdat je de Organisaties wel deelt. Als je alleen CRM en Organisaties deelt dan: 1 lijst met Organisaties en Relaties en 2 lijsten met Debiteuren en Crediteuren. Neem in geval van onduidelijkheid over delen van gegevens eerst contact op met support voordat je de lijsten gaat maken.
2. Conversiebestand
Newbase gebruikt voor het importeren van data een standaard conversie Excel bestanden. Alleen via deze bestanden is data te importeren.
Klik hier voor het importbestand Organisatie.
Klik hier voor het importbestand Persoon.
Klik hier voor het importbestand Relatie (contact).
Klik hier voor het importbestand CRM adres.
Klik hier voor het importbestand CRM bereikbaarheid (reachability).
Klik hier voor het importbestand Debiteur.
Klik hier voor het importbestand Crediteur.
3. Uitleg invullen conversiebestand algemeen
In onderstaande hoofdstukken wordt uitgelegd hoe je dit bestand moet invullen.
Voor je begint met het invullen een aantal weetjes:
- Onze conversie spreadsheet volgt de structuur van Newbase en daarom is het niet mogelijk om andere bestanden te gebruiken.
- In het bestand zitten meerdere tabs > Standard import en Extended import
- Organisaties kunnen zowel debiteur als crediteur zijn. Om die reden is het advies om te beginnen met de lijst organisaties.
- Begin de lijst te vullen met die organisaties die debiteur zijn in jullie huidige systeem.
- Vervolgens vul je de lijst met organisaties die crediteur zijn.
- Vul zoveel mogelijk van de andere kolommen in.
De werkwijze die het beste gehanteerd kan worden is:
- Exporteer gegevens uit de betreffende database naar een leeg excel spreadsheet
- Bekijk of de gewenste informatie overeenkomt met de spreadsheet van Newbase
- Plak vervolgens de kolommen die overeenkomen in de spreadsheet van Newbase
- Handel op deze wijze de verschillende tabs af
Elke tab heeft bovenaan 3 regels:
Regel 1: Technische Newbase naam
Regel 2: Een regel die wordt overgeslagen tijdens de import maar waar tenminste een karakter in moet staan
Regel 3: Voorbeeld data, deze data kun je gebruiken als voorbeeld, maar uiteraard kunnen deze regels uiteindelijk verwijderd of overschreven worden.
5. Tab Organisatie
We starten met de uitleg van de verschillende kolommen bij de tab organisatie.
Alle velden corresponderen met velden binnen het programma organisatie.
Kolom | Veldnaam in het Engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | organisation_serial | Volgnummer organisatie | Iedere organisatie krijgt een volgnummer. Dit nummer wordt op de achtergrond in Newbase gebruikt om records aan elkaar de linken. Kijk in de module volgnummers naar de opbouw van het volgnummer voor organisaties. |
B | coc_number | kvk nummer | In deze kolom kan het kvk nummer van de organisatie worden ingevoerd |
C | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
D | ind_nonactive | vinkje gestopt | Indien je wilt aangeven dat een organisatie is gestopt doe je dat in dit veld: 1 = gestopt (vinkje aan) 0= niet gestopt (vinkje uit) |
E | industry | Branche | In deze kolom kun je als marketingkenmerk aangeven onder welke industrie de organisatie valt. In de module keuzelijsten kan je zien welke nummers je kan gebruiken. |
F | name_0 | bedrijfsnaam deel 1 | Als een organisatie een ‘voorloop’ naam heeft zoals bijvoorbeeld Stichting of Ministerie. Dan kun je deze naam in deze kolom zetten. Je kunt er ook voor kiezen om de gehele bedrijfsnaam inclusief voorloopnaam in kolom U te zetten |
G | name_1 | bedrijfsnaam deel 2 | In deze kolom zet je de daadwerkelijke organisatienaam. |
H | name_2 | bedrijfsnaam deel 3 | In deze kolom kun je een toevoeging plaatsen voor de organisatienaam (als een bedrijf een erg lange naam heeft die er beter uitziet in twee rijen) |
I | oin_nr | oin nummer | Een OIN nummer staat voor Organisatie-identificatienummer. Het is een uniek 20-cijferig nummer dat wordt gebruikt om organisaties, voornamelijk in de publieke sector, te identificeren in digitale communicatie met de overheid. |
J | remark_general | opmerking organisatie | Hier kan je een opmerking over een organisatie invullen |
K | type_organisation | type organisatie | Indien je een ‘type’ organisatie’ wilt meegeven kun je deze hier invullen door een code in de kolom te zetten. 2 = prospect, 3 = klant, 4 = leverancier, 5 = oude klant. Als de organisatie een leverancier is dan vul je dus code 4 in. |
6. Tab Persoon
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
B | person_serial | Volgnummer persoon | Dit nummer wordt op de achtergrond in Newbase gebruikt. Zorg dat elke persoon een Newbase nummer krijgt. Kijk in de module volgnummers naar de opbouw van het volgnummer voor personen. |
C | birth_language | Taal bij geboorte (ISO) | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. Let op, Binnen Newbase in kleine letters. Alleen de talen zijn in te voeren: Engels, Nederlands, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Vlaams & Pools. LET OP!!!! Vul alleen talen in die door de organisatie gebruikt gaan worden. Indien de organisatie alleen in het Nederlands en Engels communiceert gebruik dan ook alleen die talen |
D | gender | geslacht | In deze kolom kan de code van het geslacht van de relatie worden ingevuld. Man = 1 Vrouw = 2 Onbekend = 3 |
E | name_firstname | Voornaam | In deze kolom kan de voornaam van de relatie worden ingevuld |
F | name_initials | Initialen | In deze kolom kunnen initialen worden ingevuld. Met hoofdletters en een punt. Bijv. M.A. |
G | name_lastname | Achternaam | In deze kolom kan de achternaam worden ingevuld |
H | name_middle | tussenvoegsels | In deze kolom kan een tussenvoegsel worden ingevuld. Bijv. van der |
7. Tab Relatie
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | contact_serial | Volgnummer relatie | Dit nummer wordt op de achtergrond in Newbase gebruikt. Zorg dat elke relatie een Newbase nummer krijgt. Kijk in de module volgnummers naar de opbouw van het volgnummer voor relaties. |
B | person_serial | Volgnummer persoon | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom B bij de import persoon |
C | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
D | department | Afdeling | In deze kolom kan de afdeling waar de relatie werkzaam is worden ingevuld |
E | ind_availability | indicaties bereikbaarheid | In deze kolom kan de bereibaarheid van de relatie worden ingevuld. 0=bekend 1=onbekend Bij de import CRM bereikbaarheid zullen de gegevens worden ingevuld. telefoon mobiel nr naam organisatie url organisatie adres organisatie telefoon prive mail prive mobiel nr prive url prive |
F | ind_check_contact | controleer relatie | Geef hier aan of de persoon gecontroleerd moet worden. 1 = aan 0 = uit |
G | ind_check_contact_marketing | controleer marketing | Geef hier aan of de marketinggegevens van de persoon gecontroleerd moet worden. 1 = aan 0 = uit |
H | ind_dep_on_label_delivery | afdeling op etiket | Indien je wilt aangeven dat de afdeling op een etiket moet komen doe je dat in dit veld: 1 = ja (vinkje aan) 0 = nee (vinkje uit) |
I | ind_dep_on_label_invoice | afdeling op factuur | Indien je wilt aangeven dat de afdeling op een factuur moet komen doe je dat in dit veld: 1 = ja (vinkje aan) 0 = nee (vinkje uit) |
J | ind_dep_on_label_mail | afdeling op post | Indien je wilt aangeven dat de afdeling bij een postadres moet komen doe je dat in dit veld: 1 = ja (vinkje aan) 0 = nee (vinkje uit) |
K | ind_dep_on_label_visit | afdeling op bezoekadres | Indien je wilt aangeven dat de afdeling bij een bezoekadres moet worden vermeld, doe je dat in dit veld: 1 = ja (vinkje aan) 0 = nee (vinkje uit) |
L | ind_formal | Vinkje formele aanhef | In deze kolom kan worden aangegeven of er formeel of informeel met de relatie wordt gecommuniceerd. 1 = formeel (vinkje aan) leeg = informeel (vinkje uit) |
M | ind_nonactive | Vinkje gestopt | Indien je wilt aangeven dat een relatie is gestopt doe je dat in dit veld: 1 = gestopt (vinkje aan) 0= niet gestopt (vinkje uit) |
N | job_title_own_description | Functie eigen omschrijving | In deze kolom kan je een eigen functie omschrijving invullen |
O | language_contact | Taal relatie | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. Let op, Binnen Newbase in kleine letters. Alleen de talen zijn in te voeren: Engels, Nederlands, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Vlaams & Pools. LET OP!!!! Vul alleen talen in die door de organisatie gebruikt gaan worden. Indien de organisatie alleen in het Nederlands en Engels communiceert gebruik dan ook alleen die talen |
P | organisation_serial | Volgnummer organisatie | Dit nummer wordt op de achtergrond in Newbase gebruikt. Zorg dat elke organisatie een Newbase nummer krijgt. Kijk in de module volgnummers naar de opbouw van het volgnummer voor organisaties. |
8. Tab CRM adres
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | organisation_serial | Volgnummer organisatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom A bij de import organisaties |
B | person_serial | Uniek persoons identificatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom B bij de import persoon |
C | type_address | Adres soort | In deze kolom kan de code van de adres soort worden ingevuld. post = 1 bezoek = 2 aflever = 3 factuur = 4 |
D | address_city | Adres plaats | Vul hier de plaats in |
E | address_country | Adres land | Vul hier het land in |
F | address_country_iso | Landcode (ISO) | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. |
G | address_number | Adres nummer | Vul hier het huisnummer in |
H | address_numextra | Adres nummer extra | Vul hier een toevoeging op het huisnummer in bijvoorbeeld A |
I | address_state | Adres staat | Vul hier de staat in |
J | address_street | Adres straat | Vul hier de straat in |
K | address_zipcode | Adres postcode | Vul hier de postcode in |
L | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
M | ind_default | Vinkje standaard | Geef hier aan of dit het standaard adres is 1 = ja 0 = nee |
9. Tab CRM bereikbaarheid
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | organisation_serial | Volgnummer organisatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom A bij de import organisaties |
B | contact_serial | Volgnummer relatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom A bij de import relatie |
C | person_serial | Volgnummer persoon | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom B bij de import persoon |
D | reachability | Bereikbaarheid | Vul hier bijvoorbeeld het telefoonnummer in. Als er ook nog een mailadres moet worden ingevuld, maak je een nieuwe regel aan. |
E | type_reachability | Adres land | Vul hier de code voor de soort bereikbaarheid in: telefoon = 1 mail = 2 mobiel nr = 3 naam organisatie = 4 url organisatie = 5 adres organisatie = 6 telefoon prive = 7 mail prive = 8 mobiel nr prive = 9 url prive = 10 |
F | accesscode_reachability | Toegangscode bereikbaarheid (ISO) | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. |
G | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
H | ind_default | Vinkje standaard | In deze kolom kan worden aangegeven of deze bereikbaarheid standaard is. Vul het volgende in: 1 = ja 0 = nee |
10. Tab Debiteur
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | organisation_serial | Volgnummer organisatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom A bij de import organisaties |
B | contact_serial | Volgnummer relatie | Dit nummer heb je al ingevuld in kolom A bij de import relaties. Deze kolom vul je alleen in als het om een particuliere debiteur gaat. |
C | debtor_serial | Volgnummer debiteur | Indien Newbase een volgnummer gaat geven aan de debiteur kan de voorbeeld data naar beneden worden doorgekopieerd. Indien er bestaande volgnummers in Newbase dienen te worden overgenomen dienen deze hier te worden ingevuld. Zie tekst en uitleg bij kolom D. |
D | terms_payment_terms_days | Betaalcondities dagen | In deze kolom zet je het aantal dagen neer die correspondeert met de code in bovengenoemde cel. Dus als je in kolom E code 1 hebt ingevuld dan vul je hier 14 in |
E | terms_payment_terms | Betaalcondities (numeriek) | In deze kolom vul je de code in die correspondeert met het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet worden. Kijk in keuzelijst 'Debiteur condities' naar de keuzes in jouw omgeving. Hieronder een paar voorbeelden: 1 = 14 dagen 2 = 30 dagen 3 = 60 dagen 4 = 70 dagen Het is mogelijk om via het programma instellingen / keuzelijsten een eigen keuzelijst aan te maken. Vul dan de corresponderende code in. LET OP! als dit al tijdens de implementatie is aangepast graag overleg met implementatieconsultant. |
F | terms_payment_method | Betaalmethode (numeriek) | In deze kolom vul je de code in die correspondeert met de manier waarop een factuur betaald moet worden. Kijk in keuzelijst 'Debiteur betaalmethode' naar de keuzes in jouw omgeving. |
G | language_debtor | Debiteur taal (ISO) | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. Let op, Binnen Newbase in kleine letters. Alleen de talen zijn in te voeren: Engels, Nederlands, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Vlaams & Pools. LET OP!!!! Vul alleen talen in die door de organisatie gebruikt gaan worden. Indien de organisatie alleen in het Nederlands en Engels communiceert gebruik dan ook alleen die talen |
H | alternative_org_name | Organisatienaam alternatief | Afwijkende organisatienaam die op een etiket moet worden vermeld |
I | att | Ter attentie van | Als je in voorgaande kolom een 1 hebt gezet dan dien je in deze kolom aan te geven tav wie of welke afdeling op het etiket getoond dient te worden dus bijv. afdeling administratie |
J | coc_number | kvk nummer | In deze kolom kan het kvk nummer van de organisatie worden ingevoerd |
K | company_name_short | Company naam verkort | In deze kolom zet je de verkorte naam van je eigen company. |
L | country | Land | ??? |
M | country_iso | Land (ISO) | Vul hier de 2-letterige ISO 3166-1 landcode in. Klik hier voor de landcodetabel. Let op, gebruik binnen Newbase grote letters. Indien er niets wordt ingevuld wordt de debiteur standaard op Nederland gezet. |
N | currency_debtor | Valuta debiteur | In deze kolom vul je de valuta van de debiteur in. Gebruik de code EUR voor euro, GBP voor Britse ponden en USD voor US Dollar. GEBRUIK ALLEEN VALUTA DIE OOK DOOR DE ORGANISATIE GEBRUIKT WORDEN! |
O | debtor_check | Vinkje debiteur controleren | In deze kolom kan worden aangegeven of de gegevens van een debiteur gecontroleerd moet worden. Vul het volgende in: 1 = ja 0 = nee |
P | eori_nr | Eori nummer | Vul hier het Eori nummer in |
Q | eu_member | Vinkje EU lid | Indien de debiteur lid is van de EU vul je hier een 1 in anders laat je het veld leeg |
R | ind_use_for_invoice | Vinkje 'en dan hetzelfde voor inkoopfactuur' | Indien een verkoopfactuur naar hetzelfde als adres moet worden gemaild als de verkoopaanmaning, vul je hier een 1 in anders laat je het veld leeg |
S | peppol_id | Peppol id | Vul hier het Peppol ID in |
T | peppol_id_scheme | Peppol schema (alfanumeriek) | Vul hier een Peppol identifier in. Zie keuzelijst 'Peppol Identifiers' voor de waarden die je kan invullen. |
U | remark | Opmerking | Vul hier een opmerking in |
V | send_invoice_as_ubl | Verstuur UBL | Vul hier een UBL keuze in. Zie keuzelijst 'Verstuur UBL' voor de waarden die je kan invullen. |
W | stopped | Vinkje gestopt | Indien de debiteur is gesopt, vul je hier een 1 in anders laat je het veld leeg |
X | terms_delivery_method | Leveringsmethode | |
Y | terms_delivery_terms | Leveringsvoorwaarden | |
Z | terms_delivery_terms_days | Leveringsvoorwaarden dagen | |
AA | terms_price_terms | ||
AB | type_1_letter_2_fax_3_email | ||
AC | vat | ||
AD | vat_code | ||
AE | vat_number | ||
AF | version_ubl |
11. Tab Crediteur
Kolom | Veldnaam in het engels | Veldnaam in het Nederlands | Wat vul je in in dit veld |
A | organisation_serial | Uniek organisatie nummer | In deze kolom leggen we de link tussen een organisatie en een crediteur. In deze kolom dien je dus dezelfde code in te vullen als kolom A in de tab Organisatie waartoe deze crediteur behoort. Indien het om een particuliere crediteur gaat hoeft dit veld niet te worden ingevuld, anders is deze verplicht. |
B | contact_serial | Uniek relatie nummer | Dit veld dient alleen te worden ingevuld als het om een particuliere crediteur gaat. In dit geval is deze kolom verplicht = groen Kolom A hoeft dan niet te worden ingevuld |
C | creditor_serial | Uniek crediteur nummer | Indien Newbase een nummer gaat geven aan de crediteur kan de voorbeeld data naar beneden worden doorgekopieerd. Indien er bestaande nummers in Newbase dienen te worden overgenomen dienen deze hier te worden ingevuld. |
D | terms_payment_terms_days | ||
E | terms_payment_terms | ||
F | coc_number | ||
G | company_name_short | Company naam verkort | |
H | cost_creditor | Vinkje kosten crediteur | |
I | country | Land | |
J | creditor_check | Vinkje controleer crediteur | |
K | currency_creditor | Valuta crediteur | In deze kolom vul je de valuta van de crediteur in. Gebruik de code EUR voor euro, GBP voor Britse ponden en USD voor US Dollar. GEBRUIK ALLEEN VALUTA DIE OOK DOOR DE ORGANISATIE GEBRUIKT WORDEN! |
L | eori_nr | eori nummer | |
M | eu_member | EU lid | |
N | language_creditor | Taal crediteur | |
O | our_customernr | Ons klantnummer | |
P | stopped | Vinkje gestopt | |
Q | type_supplier | Type leverancier | |
R | vat | BTW | |
S | vat_code | BTW code | |
T | vat_number | BTW nummer |
