Inhoudsopgave

Controleren - vergrendelen - goedkeuren/akkorderen - zoeken naar inkoopfacturen

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Het controleren en accorderen van een inkoopfactuur kan worden gedaan door de persoon die de inkoopfactuur aanmaakt maar ook door een andere medewerker. Deze medewerker hoeft zelf geen toegang te hebben tot het programma ‘inkoopfactuur’ om de inkoopfactuur te kunnen accorderen, dit gebeurt dan via de module 'mijn te controleren / accorderen inkoopfacturen'. De werking van deze module wordt verderop uitgelegd.

2. Een default inkoopfactuur status instellen bij de crediteur

Als inkoopfacturen van een specifieke crediteur altijd dezelfde status dienen te krijgen (bijv. altijd te controleren, altijd direct akkoord etc.) dan is het mogelijk om dit bij de crediteur in te stellen.

Dit stel je in binnen de widget 'Inkoopfacturen' van een crediteur. Deze status wordt dan overgenomen zodra een inkoopfactuur van deze crediteur wordt aangemaakt.

3. Koppelen interne medewerker op een inkoopfactuur 

3.1 Geen interne medewerker automatisch laten koppelen op een inkoopfactuur

Wanneer je een inkoopfactuur aanmaakt wordt je in principe zelf automatisch als intern contactpersoon aan de inkoopfactuur gekoppeld. Het is ook mogelijk om deze koppeling niet te laten plaatsvinden. Dit kun je instellen binnen de module company > widget 'Financiële Instelling' door een vinkje aan te zetten bij 'Intern contactpersoon leeglaten voor inkoopfactuur'.

Let op!

Als op company niveau is ingesteld dat bij het aanmaken van een inkoopfactuur geen intern contactpersoon hoeft te worden gekoppeld, dan zal bij het vergrendelen niet worden gecontroleerd of dit veld is gevuld en is het mogelijk om de inkoopfactuur door te boeken naar Twinfield zonder eerst een intern contactpersoon te hoeven koppelen.

3.2. Een default interne medewerker laten koppelen

Je kunt ook bij de crediteur instellen wie standaard als intern contactpersoon moet worden gekoppeld als er een inkoopfactuur van de crediteur wordt aangemaakt. Dit doe je binnen de widget 'inkoopfacturen' bij de crediteur.

3.3 Zelf als intern contactpersoon aan inkoopfactuur gekoppeld?

Als jijzelf (automatisch of handmatig) aan de inkoopfactuur bent gekoppeld dan zal wanneer je de inkoopfactuur vergrendeld deze automatisch worden geaccordeerd. 

4. Andere gebruiker als intern contactpersoon binnen de inkoopfactuur koppelen

Een ander persoon aan een inkoopfactuur koppelen doe je binnen de widget 'interne controle' binnen de inkoopfactuur.

De status bij het veld intern akkoord staat bij een nieuwe inkoopfactuur automatisch op te accorderen.

5. Zoeken naar 'mijn te contr. / vergrendelen. inkoopfacturen'

Er is een aparte module voor 'mijn te controleren/ vergrendelen / afgewezen / inkoopfacturen'. Deze staat wellicht in je startscherm of je applicatiebeheerder vragen deze te laten toevoegen. Je kunt van deze module ook een snelkoppeling maken.

Deze module is uitsluitend bedoeld om de status 'intern akkoord' om te zetten, en mogelijk een opmerking er bij te plaatsen. Met deze module kun je een inkoopfactuur niet vergrendelen. Het idee achter deze module is namelijk dat een gebruiker wel inkoopfacturen moet kunnen akkorderen als er geen toegang is tot het programma inkoopfacturen.

Binnen het startscherm van deze module dien je te zoeken naar de betreffende inkoopfacturen. Je kunt hiervoor de standaard zoekacties gebruiker die op het startscherm staan zoals:

  • mijn afgewezen inkoopfacturen
  • mijn inkoopfacturen, geen ontvangst
  • mijn nog te controleren inkoopfacturen
  • mijn nog te vergrendelen inkoopfacturen

Als je de inkoopfactuur welke je wilt controleren hebt gevonden kun je de status veranderen binnen de widget 'interne controle' of de widget 'interne controle incl. akkoord. Welk widget je hebt is afhankelijk van hoe dit bij jullie is ingericht.

Je doet dit dan dus binnen de module 'mijn te controleren inkoopfacturen' en niet binnen de module inkoopfacturen zelf. Je kunt hier dus alleen de status veranderen en de factuur niet vergrendelen of doorboeken naar Twinfield.

Een inkoopfactuur moet aan de volgende voorwaarden voldoen om in de module 'mijn nog te contr. ink.facturen' boven water te komen:

  • je moet toegang hebben tot de company waartoe de inkoopfactuur behoort
  • er mag geen verschil bestaan op de inkoopfactuur
  • de inkoopfactuur mag nog niet zijn vergrendeld
  • het bedrag op de inkoopfactuur moet groter of kleiner dan 0 zijn
  • de gebruiker moet zijn gekoppeld aan de inkoopfactuur
  • de gebruiker is niet de ingelogde gebruiker

6. Zoeken naar te vergrendelen inkoopfacturen door afdeling administratie

Dit doe je via het startscherm van de module inkoopfacturen. Op het startscherm van deze module staan verschillende standaard zoekacties die je kunt gebruiken om te zoeken.

7. Vergrendelen en doorboeken van geaccordeerde inkoopfacturen

Indien er een opmerking door de 'interne medewerker' bij de inkoopfactuur is geplaatst wordt deze zichtbaar in de detail tab van de inkoopfactuur achter het veld 'bedrag incl. BTW

Deze opmerking staat ook binnen de tab 'Instellingen' en dan het veld 'Overige opties'

Ben je hiermee geholpen?

Vaste inkoopkorting op een product van een leverancier

Aanmaken RTV (Return To Vendor)

Contact