Inhoudsopgave

Lokaal opgeslagen bestanden overzetten naar Sharepoint bijv. bij migratie van Newbase Now naar Next

MJA Bijgewerkt door MJA

Voor meer informatie over het tot stand brengen van de koppeling tussen Newbase en Sharepoint klik hier.

1. Hoe werkt het opslaan van bestanden in Newbase eigenlijk?

Een document in Newbase, bijvoorbeeld een offerte, wordt pas als pdf opgeslagen als je een bericht vanuit de offerte aanmaakt. Newbase maakt dus niet automatisch van alle documenten een pdf en er staan dus GEEN pdf's in Newbase zelf. Het document wordt opgeslagen op het serverpad welke in Newbase is ingesteld. Het is ook mogelijk om een pdf te downloaden zonder het aanmaken van een bericht maar bij deze handeling wordt de pdf op de computer van de gebruiker opgeslagen en niet op het ingestelde serverpad.

In de oude versie van Newbase was het mogelijk om bestanden lokaal op te slaan.

In de nieuwe versie van Newbase (Next) kunnen bestanden alleen nog maar in de cloud worden opgeslagen via Sharepoint van Microsoft 365 of Google Drive.

2. Wat gebeurt er met reeds (lokaal) opgeslagen bestanden als je overgaat naar Sharepoint?

Als je overgaat van lokale bestandsopslag naar het opslaan van bestanden op Sharepoint dan zullen, na het maken van de koppeling tussen Sharepoint en Newbase, alle nieuwe bestanden op Sharepoint worden opgeslagen. Oude bestanden zijn dan niet meer te openen vanuit Newbase omdat deze op een ander pad staan opgeslagen.

Als een bestand eenmaal is opgeslagen heeft deze in Newbase de locatie meegekregen.

Als je een oud bestand zal proberen te openen zal dit dus niet lukken omdat er een verwijzing naar een ander pad in zit.

3. Wil je oude bestanden binnen Newbase Next kunnen openen?

De vraag is of je het belangrijk/nodig vindt om oude bestanden te kunnen blijven openen vanuit Newbase? Wanneer en hoe vaak doe je dit? Hoe vaak ga je bijvorobeeld binnen Newbase naar een bericht en klik je op het bolletje van de bijlage om deze te openen?

Alle data staat uiteraard gewoon op de schermen in de modules in Newbase en kun je daar altijd vinden. Ook in je verzonden berichten zul je berichten met de pdf'jes terugvinden.

Vind je het niet belangrijk om oude bestanden vanuit Newbase te kunnen openen dan kun je bijvoorbeeld een aparte map op Sharepoint aanmaken waar je alle oude bestanden neerzet.

4. Wat moet je doen om oude bestanden vanuit Newbase te kunnen openen?

Als je oude bestanden nog steeds wilt kunnen openen vanuit Newbase dan dienen er 2 dingen te gebeuren:

1. De oude bestanden vanaf de lokale schijf verplaatsten naar Sharepoint. Dit verplaatsen kan Newbase niet voor je doen, wij hebben (en willen) geen toegang tot de Sharepoint omgeving.

let op: de bestanden dienen te worden opgeslagen op de juiste plek!

2. Newbase dient een conversie te doen van de verwijzing naar het bestandspad welk ieder bestand bij het opslaan heeft meegekregen.

Bijvoorbeeld een offerte heeft nu als verwijzing:

W:\Newbase\Verkoop\Verkoopofferte\2023\VOF20230050

Maar dat moet worden:

Site naam \ Drive naam \ Cloud pad \ Cloud folder ID

Neem contact op met je ICT beheerder om de documenten te laten verplaatsen naar Sharepoint > Newbase kan dit niet doen.

Neem contact op met Newbase om de conversie van de verwijzingen te doen zodat de bestanden straks ook geopend kunnen worden.

5. Welke bestanden moet je in ieder geval overzetten

Werk je met bijlage in sjablonen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld algemene voorwaarden of productspecificaties. Deze moeten dan in iedergeval opnieuw worden opgeslagen op Sharepoint.

Belangrijk:

Om als gebruiker bestanden op Sharepoint te kunnen opslaan en openen vanuit Newbase dient de gebruiker hiertoe rechten te hebben binnen Sharepoint. Hier kan Newbase niet bij helpen.

De gebruiker dient te zijn geautoriseerd. Meer informatie in de link bovenaan deze helpfile.

Het is belangrijk dat de bestandspaden gelijk blijven met die van de lokale paden.

Ben je hiermee geholpen?

Werken met een Print Sjabloon (MS Word)

Herstellen widgets / Herstellen widgetscherm

Contact