Inhoudsopgave

Werken met een Print Sjabloon (MS Word)

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Wat is een print sjabloon (MS Word) in Newbase

Een print sjabloon biedt de mogelijkheid om zelf een print layout te maken in een tekstverwerker en in dit document gegevens uit Newbase over te nemen met behulp van bladwijzers (bookmarks).

Hoe werkt het in het kort ?

  1. Je maakt binnen MS Word of een andere tekstverwerker een sjabloon met bladwijzers (bookmarks)
  2. Je slaat dit document op als .dotx bestand op je eigen computer (er is geen connectie met Newbase)
  3. Je maakt binnen Newbase een Print sjabloon (MS Word) aan met een verwijzing naar betreffende bladwijzers
  4. In dit Print sjabloon upload je het bestand uit stap 2 vanaf je computer. Dit bestand wordt binnen de applicatie opgeslagen en dus niet op een serverpad weggeschreven
  5. Je opent het Print sjabloon in Newbase binnen het betreffende record (bijvoorbeeld een offerte)
  6. Als het Print sjabloon staat ingesteld als 'intern' dan zal het document op je PC worden opgeslagen en kun je deze vanaf je pc openen. Je hebt wel een programma op je PC nodig die .dotx bestanden kan openen. Anders zal het niet lukken om het bestand te openen
  7. Als het Print sjabloon NIET staat ingesteld als 'intern' dan zal het document worden opgeslagen op het ingestelde serverpad van de betreffende module

2. Welke tekstverwerker?

De module heet 'Print sjabloon (MS Word) maar je kutn in elke tekstverwerken gebruiken als deze bestanden kan opslaan als .dotx. Er wordt in deze helpfile gebruik gemaakt van de tekstverwerker van Libre Office in de Nederlandse taal. Mocht je MS Word of een andere tekstverwerker gebruiken dan kun je deze handleiding gebruiken als handvat voor het bepalen van de stappen. Er wordt vanuit gegaan dat je voldoende kennis hebt van je eigen besturingssysteem en de tekstverwerker om ook met dit voorbeeld een sjabloon op te kunnen zetten.

3. Wat is het verschil tussen de module sjabloon bericht en module print sjabloon?

1. Module sjabloon bericht:

Een sjabloon is een standaard ingestelde tekst voor een bepaalde module van Newbase. Een sjabloon wordt gebruikt in combinatie met de 'standaard' prints die in Newbase staan ingesteld. De gegevens worden dus afgedrukt op basis van een standaard layout ingebouwd in Newbase. Er wordt geen ander programma opgestart. Deze sjablonen kunnen merge codes bevatten, en kunnen gebruikt worden in brieven of e-mails, maar ook in start-, eind-, kop- en voetteksten van verschillende financiële documenten.

2. Module print sjabloon Ms Word

Met de module print sjabloon wordt gebruik gemaakt van een document dat in een externe tekstverwerker is opgemaakt met bladwijzers en in Newbase wordt geopend waarbij op de plekken van de bladwijzers data uit Newbase wordt ingevuld.

4. Soorten Print Sjablonen

Er zijn 2 soorten print sjablonen:

  • Een sjabloon met 'direct gerelateerde gegevens'. Bijvoorbeeld een sjabloon waarbij gegevens van een klant project worden getoond zoals de naam en volgnummer van het project, de startdatum, medewerker, briefing etc. Deze gegevens bestaan maar 1x. Zie hoofdstuk 5.
  • Een sjabloon met 'indirect gerelateerde gegevens waarvan er meerdere bestaan'. Bijvoorbeeld een sjabloon van een verkoopfactuur. Hierbij is het direct gerelateerd gegeven de debiteur (dat is er maar 1) en zij de verkoop factuur regels indirect gerelateerd (kunnen er meerdere zijn). Zie hoofdstuk 6 (nog in ontwikkeling).

Een belangrijk verschil tussen het ene gerelateerde gegeven, in dit geval de debiteur, en de meerdere gerelateerde gegevens, in dit geval de regels is dat om de regels te kunnen gebruiken een tweede sjabloon moet worden gemaakt. Voor het tonen van alleen debiteur gegevens op de factuur is dat niet noodzakelijk.

5. Aanmaken van een print sjabloon > direct gerelateerd

We nemen als voorbeeld een projectbriefing:

  1. Maak een document aan in een tekstverwerker naar keuze, bijvoorbeeld MS Word of Libre Office
  2. Voeg in dit document bladwijzers toe op de locatie waar data uit Newbase moet komen, voorbeeld:
  3. Sla het document op als .dot of .dotx bestand
  4. Ga naar de module print sjabloon (MS Word) in Newbase
  5. Klik op nieuw voor het aanmaken van een nieuw sjabloon of selecteer een bestaande
  6. Onderstaand een uitleg van de velden binnen de widget Sjabloon (extern afdrukken) Het is van belang deze eerst in te vullen

Module

Kies de module waarvoor je het sjabloon wilt gebruiken

Standaard

Indien het sjabloon standaard voor het printen zal worden gebruikt dient het vinkje standaard te worden aangevinkt.

Mail merge sjabloon

In ons voorbeeld betreft het geen lijst sjabloon, dus dat vinkje blijft uit.

Lijst Sjabloon

Als het sjabloon een lijst betreft zet je dit vinkje aan.

In ons voorbeeld betreft het geen lijst sjabloon, dus dat vinkje blijft uit.

Intern

Vinkje uit betekent dat er een serverpad is waar het document kan worden opgeslagen. Het serverpad is gelijk aan de gekozen module. Dus als je een sjabloon voor een verkoopopdracht maakt dan dient er een serverpad te bestaan waar verkoopopdrachten worden opgeslagen.

Vinkje aan betekent dat er geen serverpad is en het document lokaal op je pc wordt opgeslagen.

Bestandsnaam

De bestandsnaam blijft nog leeg tot je bestand upload

Oriëntatie

Hier kun je kiezen voor portrait of landscape

Uploaden

Klik hier om het .dot of .dotx bestand welke je binnen een tekstverwerker hebt gemaakt te uploaden in Newbase

Opslaan

Om op te slaan

Bestandsnaam

De bestandsnaam blijft nog leeg, want daar wordt later het nog te maken tekstverwerkings-sjabloon (.dot bestand) geladen.

Company

Kies of het sjabloon alleen geldt voor bepaalde companies of rollen.

Rol

Als het sjabloon voor een bepaald rol beschikbaar is selecteer je deze rol hier.

Omschrijving

Geef het print sjabloon een naam die in Newbase zal worden getoond

  1. Nu ga je de bladwijzers die in het bestand staan ook in Newbase zetten. Klik op het plusje voor het toevoegen van een bladwijzer
  2. Let op: de namen van de bladwijzers moeten exact worden overgenomen! Onderstaand zie je de namen van de bladwijzers in ons voorbeeld
  1. Nadat je op het plusje hebt geklikt opent een pop-up. Binnen deze pop-up kun je zoeken op veldnaam. In onderstaand voorbeeld zoeken we op volgnr en worden alle modules getoond waar dit veld staat. In ons voorbeeld zoeken we het volgnummer van een klant project. Klik deze open en klik op het icoon
  1. Een nieuwe pop-up opent waarbinnen je de naam van de bladwijzer kun invullen. Deze naam moet dus exact de naam van de bladwijzer zijn!
  2. Klik op OK en vervolgens op close
  3. Herhaal dit tot je alle bladwijzers hebt toegevoegd
  4. Als je klaar bent klik je op close en dan zie je alle bladwijzers staan
  5. Herstart Newbase
Tip: Als je de naam van een organisatie wilt toevoegen dan zoek je niet op naam maar zoek je op organisatie en zoek je dus niet op naam.

6. Aanmaken van een print sjabloon > indirect gerelateerd

We nemen als voorbeeld een verkoopfactuur met regels

Deze functie IS NOG IN ONTWIKKELING

Hoe werkt het in het kort ?

  • maak een sjabloon voor de regels in Newbase
  • maak een sjabloon voor de regels in de tekstverwerker
  • koppel het tekstverwerker-sjabloon aan het Newbase print sjabloon
  • maak een sjabloon voor de factuur in Newbase, waarbij het regelsjabloon gebruikt wordt
  • maak een sjabloon voor de factuur in de tekstverwerker
  • koppel het tekstverwerker-sjabloon aan het Newbase print sjabloon

Het maken van het sjabloon voor de regels in de tekstverwerker

In MS-Word is de opzet van het sjabloon voor de regels heel eenvoudig. We adviseren gebruik te maken van een tabel om de opmaak van de regels netjes te houden.

Voor wat betreft de rijen dien je te onthouden dat er maar één regel hoeft te worden aangemaakt. Bij het printen van de factuur worden tijdens de aanmaak van het document automatisch het benodigde aantal rijen aangemaakt.

Waarom dan toch 2 rijen ? De eerste regel wordt gebruikt als kopregel voor de titels.

De zojuist aangemaakte tabel ziet er na wat aanpassen van de kolombreedtes als volgt uit:

Voeg nu de bladwijzers toe op de locatie waar de data uit Newbase moet komen.

Dit sjabloon is hiermee gereed. Sla het document op als .dot-document.

Koppel het tekstverwerkingssjabloon aan het Newbase sjabloon

Laad het zojuist opgeslagen document in het Newbase sjabloon (werkwijze is eerder beschreven):

7. Print sjabloon printen openen vanuit document

Als het print sjabloon is aangemaakt zoals beschreven in het vorige hoofdstuk kun je deze gaan gebruiken.

  1. Ga naar het document waarvan je een print sjabloon wilt. In ons voorbeeld een klant project
  2. Klik op de 3 puntjes en kies voor Export naar MS Word en klik op de naam van het sjabloon
  3. Onderstaand ons voorbeeld waarbij je kunt zien dat de data uit Newbase is overgenomen op de plek van de bladwijzers

Klik hier voor de step by step instructie video.

Ben je hiermee geholpen?

Bericht niet verzonden - Bericht gemarkeerd als verzonden

Lokaal opgeslagen bestanden overzetten naar Sharepoint bijv. bij migratie van Newbase Now naar Next

Contact