Werken met procestaken op een klantproject

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Binnen een klantproject is het mogelijk om met procestaken werken. Dit is een vooraf gedefinieerde vaste set van taken die aan het project gekoppeld kunnen worden. Hiermee is het eenvoudig om een reeks van taken aan een bepaalde medewerker te koppelen en de voortgang van een project te bewaken.

2. Inrichting > aanmaken sjabloon takenset

Het aanmaken van het sjabloon van de set van taken doe je binnen de module proces taak sjabloon. Heb je deze module niet neem dan contact op met je applicatiebeheerder.

  1. Ga naar de module procestaak sjabloon
  2. Klik op 'nieuw' om niet set taken aan te maken of op een bestaand sjabloon om deze te wijzigen

Onderstaand een uitleg van de velden in het widget taak sjabloon detail:

Company:

Een taaksjabloon kan gelden voor alle companies die in gebruik zijn of voor één specifieke company.

Sortering:

De volgorde waarin de set van activiteiten in de pop-up lijst van sjablonen naar voren komt. Advies is de meest gekozen taaksjablonen bovenaan in de sortering te zetten.

Omschrijving:

Omschrijving van de taken set.

Type project:

Het projecttype dient verplicht ingevuld te worden. Dit is een keuzelijst van de project-modules die beschikbaar zijn. Wordt dit leeg gelaten dan zal het takensjabloon niet in de keuzelijst worden getoond.

Start datum:

De set van taken kan starten op de huidige datum of op de daadwerkelijke startdatum van het project. Maak hier de keuze

In het widget 'taak sjabloon gekoppelde taken' kunnen de betreffende taken die toebehoren aan de takenset worden aangemaakt. Onderstaand een uitleg van de kolommen. Klik op het plusje om een nieuwe taak toe te voegen aan de takenset.

Sortering:

De volgorde van de taken. We adviseren de sortering te beginnen met tientallen om later het tussenvoegen van taken nog mogelijk te maken zonder een hele set te hoeven hernummeren. De volgorde van openzetten van een taak na een “wachttijd” taak is op basis van volgorde van het sorteerveld.

Medewerker:

Indien de taak altijd uitgevoerd wordt door een specifieke medewerker dan kan de taak hier default aan een bepaalde medewerker worden gekoppeld. Dit bespaart invoer achteraf. Als er geen naam aan een taak wordt gekoppeld zal de betreffende taak, bij het laden van de takenset aan een project altijd worden gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. Op het project kan de medewerker altijd nog worden gewijzigd.

Omschrijving:

De naam van de specifieke taak.

Extra info:

Extra informatie betrekking hebbend op de uit te voeren taak.

Type:

Dit is het type taak. Deze wordt gekozen uit een keuzelijst die onderhouden kan worden in de module keuzelijsten. 

Interval:

Het aantal dagen dat tussen het einde van de huidige taak ligt en de start van de volgende taak. Als er geen interval wordt ingevuld is de startdatum van de volgende taak afhankelijk van de lengte van de taak die wordt ingesteld.

Lengte:

De lengte in dagen van de taak. De lengte van de taak bepaalt de einddatum van de taak. 

Duur:

Vaste startdatum:

De tijd die aan de taak mag worden besteed. Als de taak wordt gedupliceerd naar een tijdregel zal deze tijd ook worden overgenomen.

Indien het vinkje vaste startdatum wordt aangevinkt zal de startdatum van een volgende taak nooit veranderen (is dus niet afhankelijk van de afsluitdatum van de voorgaande taak).

Voorbeeld: taak 1 moet worden uitgevoerd op 01-11, met een interval van 7 dagen. Deze taak wordt op 03-11 uitgevoerd, de vervolg taak zal dan op 10-11 worden open gezet. Als het vinkje ‘vaste startdatum’ aan staan dan zal Newbase blijven kijken naar 01-11 + een interval van 7 dagen, de volgende taak zal dan dus op 08-11 worden open gezet.

Status:

Een taak kan openstaand of op wachttijd worden gezet. Wordt een taak openstaand gezet dan zal de medewerker die de taak dient uit te voeren die direct in de lijst van openstaande taken tegen komen.

Wordt de taak op wachttijd gezet, dan wordt de activiteit openstaand gezet als de voorgaande taak afgehandeld wordt. Hiermee kan de tijd tussen verschillende taken vastgelegd worden. Er kunnen ook meerdere taken tegelijkertijd open staan indien er binnen het sjabloon taken bestaan die parallel aan elkaar uitgevoerd kunnen worden en geen directe onderlinge afhankelijkheid hebben.

3 Laden van een proces taken op een klant project

  1. Ga naar het klant project waarop je een standaard taken set geladen wilt laden
  2. Ga naar het widget 'project proces taken' indien deze niet is uitgedeeld kun je contact opnemen met je applicatiebeheer
  3. Kies een in het veld ‘proces taak sjablonen’ de betreffende takenset door op het zwarte pijltje te klikken (deze dient dus wel te zijn aangemaakt zoals beschreven in hoofdstuk 2) en klik daarna op het icoon rechts van dit veld om de taken set te laden
  4. Vul eventueel een start en/of einddatum in
  5. Indien er niet voor een medewerker is gekozen zal de ingelogde gebruiker aan de taken worden gekoppeld
  6. Indien een taak is afgehandeld (op gesloten wordt gezet) zal de volgende taak automatisch worden opengezet. Welke data deze nieuwe openstaande taak krijgt is afhankelijk van de instellingen.
  7. Zodra een taak wordt afgesloten zal de status van de taak veranderen naar gesloten en de volgende taak de status ‘openstaand’ krijgen.
3.1 Voorbeeld takenset:

Een sjabloon met 2 taken:

Taak ‘Offerte versturen’

  • De startdatum van deze taak zal worden bepaald door de ingestelde vaste startdatum. Bijvoorbeeld 6-8-24
  • De einddatum van deze taak wordt bepaald door de startdatum van de taak 06-08-2024 + de lengte van de taak (2 dgn), in dit voorbeeld dus 08-08-2024
  • De tijd die aan deze taak mag worden besteed is 2 uur. Als de taak wordt gedupliceerd naar een tijdregel zal automatisch het getal dat bij ‘duur’ is ingevuld worden overgenomen.

Taak ‘Offerte nabellen’

  • De startdatum van deze taak wordt bepaald door de einddatum van de voorgaande taak 08-08-2024 + het aantal dagen dat bij interval is ingevuld (2 dgn), in dit voorbeeld dus 10-08-2024
  • De einddatum van deze taak wordt bepaald door de startdatum van deze taak(10-08) + de lengte van de taak(2 dgn), in dit voorbeel dus 12-08-2024
  • De tijd die aan deze taak mag worden besteed is 1 uur. Als de taak wordt gedupliceerd naar een tijdregel zal automatisch het getal dat bij ‘duur’ is ingevuld worden overgenomen.

 

Ben je hiermee geholpen?

Gebruik kostenplaats in combinatie met projecten en OHW

POC boeking - Tussentijds resultaat nemen op een klant project - % of completion - welke boekingen worden gemaakt?

Contact