Inhoudsopgave

Algemene informatie functie management informatie

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Algemeen

Het is binnen Newbase mogelijk met data uit de applicatie een draaitabel te maken en deze vervolgens te exporteren naar Excel. Deze draaitabel (pivot table) kan gebruikt worden voor het onttrekken van management informatie uit de applicatie.

Van belang is te weten dat dit je altijd eerst zelf een selectie maakt van de gegevens. De functie voert dus zelf geen zoekactie uit!

Tevens is het belangrijk dat je nadenkt over waar de gewenste informatie in Newbase zit. Wil je omzet per debiteur weten dan kijk je bij verkoopopdracht of verkoopfacturen. Maar wil je omzet per productgroep dan kijk je bij verkoopopdracht regels of verkoopfactuur regels.

Het is mogelijk om verschillende draaitabellen op te slaan die bijvoorbeeld maandelijks terugkeren. Op deze manier hoef je dus maar eenmalig een tabel aan te maken welke steeds gebruikt kan worden.

2. Waar zit de functie management informatie (pivot table)?

  • Management informatie kan alleen worden opgestart vanuit een lijstweergave
  • Vanuit een lijstweergave klik je rechts op de 3 puntjes om het menu te openen en op je MS Excel Excel export en kies je voor Management informatie

3. Uitleg pop-up

De pop-up voor het maken van draaitabellen ziet er als volgt uit:

Definitie

Het veld 'definitie' biedt de mogelijkheid een draaitabel te maken, te bewaren, openen

  • Een draaitabel geldt voor een module en geldt voor alle companies binnen een Newbase omgeving
  • Iedereen die in dit scherm kan, kan draaitabellen aanmaken, verwijderen of laden, ongeacht je rol

Opslaan:

  • Vul alle gewenste gegevens van de draaitabel in
  • Geef de draaitabel in het veld 'definitie' een naam
  • Klik op de ‘save button’ om de draaitabel te bewaren; je krijgt een melding dat draaittabel bewaard is

Verwijderen:

  • Kies een opgeslagen draaitabel
  • Klik op het prullenbak icoon om draaitabel te verwijderen

Kies:

  • Kies een bestaande draaitabel door te klikken in het veld definitief

De opmaak van de draaitabel bestaat uit kolommen en rijen. 

Hieronder worden de verschillende velden uitgelegd.

De kolommen

Voor het bepalen van de kolommen worden getoond kunnen onderstaande velden worden ingevuld:

Kolommen zijn altijd periodes.

Draaitabellen als 'omzet van producten per debiteur' zijn dus niet mogelijk.

Periode: Klik in het veld ‘periode’ en een keuzelijst wordt getoond.

Gebaseerd op datum: Klik dit veld en een keuzelijst wordt getoond.

Indien je kiest voor ‘vergrendeld’ worden niet vergrendelde documenten/regels dus niet meegenomen.

De periode van de aanmaakdatum wordt bepaald vanuit de aanmaakdatum van bijvoorbeeld de verkoopfactuur, en NIET die van de verkoop factuur regel.

Vinkje opeenvolgend:

Indien het vinkje wordt aangevinkt betekent dat dat eventuele ontbrekende periodes ook worden aangemaakt. 

Een voorbeeld: 

Indien er gegevens zijn gevonden in de selectie uit periode 2024-03 en periode 2024-05, en het vinkje 'opeenvolgend' staat aangevinkt, dan wordt periode 2024-04 tussengevoegd met als gegevens 0. Omdat het aantal periodes hiermee wordt veranderd kan een mogelijk rij gemiddelde in de totalen afwijken tussen de situatie dat het vinkje aan of juist uit is gevinkt. Het vinkje zou aan moeten als je een juiste verdeling over bijvoorbeeld een jaar wilt hebben, waarbij je seizoensinvloeden duidelijk wilt hebben. Het vinkje moet uit staan indien je bijvoorbeeld kwartaal 1 van het vorige jaar met kwartaal 1 van dit jaar wilt vergelijken; dan wil je die extra perioden juist niet.

Vinkje weglaten lege datums:

Indien het vinkje wordt aangeklikt betekent dat dat rijen waarin de datum van de gekozen datum leeg is worden weggelaten in de verwerking.

Staat het vinkje niet aangevinkt:

Dit betekent dat ook lege datums worden meegenomen in het resultaat. Omdat echter niet de periode kan worden gedefinieerd, zullen de gegevens van de rijen waarin de datum leeg is worden berekend in een kolom met als periode '0000-00'. Het al dan niet weglaten van de lege datums heeft invloed op de gedefinieerde totalen.

De rijen

Voor het bepalen van de rijen welke in de draaitabel worden getoond kunnen onderstaande velden worden ingevuld.

Rijen zijn de modules waarop de gegevens gegroepeerd dienen te worden per periode.

Voorbeeld:

Indien er in het veld ‘rijen’ wordt gekozen voor debiteur levert dit een tabel op met in de rijen debiteuren en vervolgens per periode in de kolommen de verzamelde gegevens.

Verzameling:

Bij ‘verzameling’ worden de cellen gedefinieerd, ofwel de gegevens die gegroepeerd worden per periode.

Dat mogen per periode verschillende kolommen zijn met een verschillende functie.

Voor nu is het niet mogelijk een kolom meerdere keren op te nemen: er zal er dan maar één werken

Afhankelijk van de gekozen module kunnen er meerdere kolommen gekozen worden die vervolgens per periode leiden tot evenzovele kolommen.

Totalen > Kolomnaan

Per regel Totalen kies je een:

Kolomnaam:

Totalen > Functie

Vervolgens kies je de functie van deze kolom:

Indien de functie wordt leeggelaten, dan wordt de functie 'totaal' gebruikt.

Het is op dit moment niet mogelijk van één kolom zowel het totaal als het gemiddelde te tonen omdat een kolom maar één keer kan worden gekozen.

Vinkje print totalen van rijen:

Het is mogelijk meerdere totalen per rij aan te geven. Daarvoor dient het vinkje te worden aangeklikt.

Een goede reden om de totalen niet op te nemen in de rij is dat de gegenereerde spreadsheet gebruikt wordt als basis voor verdere bewerking, bijvoorbeeld:

  • toepassing andere niet ingebouwde functies als standaarddeviatie
  • gebruik in spreadsheets waarop macro's toegepast worden
  • gebruik als basis voor grafieken

Behalve dat dit geldt voor rijtotalen is dit ook geldig voor kolomtotalen.

Daarnaast is het mogelijk te sorteren op de eerste totaal kolom:

Van belang is te bedenken dat indien er in een kolom een gemiddelde als functie is gekozen dat bij een gekozen print totalen functie 'totaal' dat die gemiddelden dan ook zullen worden opgeteld en niet het gemiddelde van het gemiddelde wordt genomen.

Print totalen van kolommen

Het printen van een totaalrij kan dan ook alleen aan- of uitgezet worden.

Wederom is het van belang hierbij te realiseren dat indien er in de kolom de functie 'gemiddelde', 'minimum' of 'maximum' is gekozen dat die getallen worden opgeteld, en waken voor foutieve interpretatie is dan ook van belang.

4. Overige opmerkingen

Tijdens het uitvoeren loopt er op meerdere momenten een voortgangsbalk. Afhankelijk van de gekozen opties kunnen dit er drie of vier zijn. Er kunnen niet meer dan 256 kolommen worden geëxporteerd. Zou er gekozen voor periode 'week', worden er meerdere kolommen aangekozen, zou het meerdere jaren betreffen en worden ontbrekende perioden ook nog eens opeenvolgend aangemaakt, dan is het best mogelijk dat dit aantal kolommen bereikt wordt. De actie wordt dan afgebroken, en boven de 225 kolommen wordt de vraag gesteld of er moet worden doorgegaan omdat dan de bruikbaarheid van de spreadsheet in twijfel kan worden getrokken.

In voorkomende gevallen zijn opties:

  • de selectie te verfijnen tot een beperkte periode en indien gewenst de draaitabel voor een andere periode te herhalen
  • een andere periode te kiezen, bijv in plaats van week, maand (ongeveer een factor vier vermindering van het aantal kolommen)

Als periode kan 'week' gekozen worden.

Omdat we ervan uitgaan dat gegevens toch per jaar kloppend moeten zijn zal 

  • indien de eerste dagen van het jaar nog vallen in het vorige jaar deze geteld worden bij week 1 van het nieuwe jaar
  • in de laatste dagen van het vorige jaar vallen in week  1 van het nieuwe jaar, dan zullen die geteld worden als week 53 van het voorgaande jaar

Wil je voorbeelden van verschillende draaitabellen:

Ben je hiermee geholpen?

Voorbeeld omzet per debiteur via management informatie

Contact