Importeren adressen organisaties en particulieren

MJA Bijgewerkt door MJA

Het is mogelijk om voor bestaande organisaties en particulieren adressen te importeren.

Dit doe je binnen de module CRM Adres. Heb je deze module niet vraag dan je interne applicatiebeheerder om deze uit te delen.

  1. Ga naar de module CRM Adres en maak een selectie van de organisaties waarvan je je adressen wilt importeren. Zorg dat je in een lijstweergave zit. Je hebt een selectie van organisaties of particulieren nodig omdat het volgnummer van die organisatie of particulier wordt meegenomen en op basis daarvan wordt uiteindelijk de import gedaan. Newbase matched dus op het volgnummer.
  2. Klik vervolgens rechtsboven op de 3 puntjes om het menu te openen en klik op het pijltje bij Export naar MS Excel en kies voor 'Voorbeeld export tbv import adressen'. Hiermee wordt een XLS(X) bestand geopend welke gebruikt dient te worden als sjabloon voor het importeren van de adresgegevens.
  1. Eerst opent een pop-up met een aantal vlakken
    In het vak 'verplichte velden' staat het 'type-adress'. In Newbase kun je verschillende type adressen aanmaken (bezoek, post etc.) en Newbase moet weten welk type adres je gaat importeren.
    In het vak 'beschikbaar' staan alle beschikbare velden die je kunt importeren en welke je kunt selecteren.
    In het vak 'geselecteerd' staan in eerste instantie alle beschikbare velden maar waarschijnlijk wil je niet alles gebruiken. Je kunt dan het beste even alles selecteren(multi select) en naar links overhevelen met de pijltjes en dan vanuit het vak beschikbaar alleen die velden die je echt nodig hebt weer naar rechts 'vak geselecteerd' overhevelen.

  1. Klik op doorgaan en kies een extensie waarmee je het bestand wilt openen
  2. Alle geselecteerde organisaties / particulieren zijn overgenomen in de lijst. Alle geselecteerde velden uit de vorige stap zijn overgenomen als kolom inclusief het verplichte veld; kolom type_address welke je niet mag verwijderen.
    Onderstaand de codes die je voor type adres kunt gebruiken:
    1 = postadres
    2 = bezoekadres
    3 = factuuradres
    4 = afleveradres
  3. Vul nu alle gewenste data in en sla het bestand op
  4. Klik vervolgens in Newbase wederom op de 3 puntjes en kies nu voor importeer adressen
  1. Klik op 'importeer tussenbestand' om het zojuist opgeslagen bestand te laden in deze pop-up
  2. De regels uit je bestand worden in de pop-up gezet en er verschijnt een status rapport waarin je kunt lezen of alle regels goed zijn ingelezen
  3. Vervolgens klik je op 'adressen bijwerken' en klik je op ok
  4. Alle velden zijn nu bij de organisaties uit je lijst ingevuld. Als er al gegevens bestonden worden deze niet overschreven maar wordt er een nieuw record aangemaakt.

Ben je hiermee geholpen?

Importeren organisatie - relatie - debiteuren - crediteuren (conversie) door Newbase

Contact