Inhoudsopgave

Aanmaken / inrichten (nieuwe) gebruiker

MJA Bijgewerkt door MJA

Algemeen

Wij raden af om een bestaande gebruikerskaart (van bijvoorbeeld een gebruiker die niet meer werkzaam is binnen de organisatie) te overschrijven. Alle data van deze gebruiker wordt dan ook overschreven met de nieuwe gebruikersnaam. Het is dus raadzaam altijd een nieuwe gebruikerskaart aan te maken (dupliceer bijvoorbeeld een bestaande gebruiker met dezelfde rol). De gebruikerskaart van een oude medewerker kan dan op inactief worden gezet. Klik hier voor meer informatie over het op inactief zetten van een gebruiker.
Een gebruiker kan ook een afdeling zijn > bijvoorbeeld Afdeling administratie voor het versturen van verkoopfacturen. Een gebruiker kan ook iemand zijn die niet inlogt in Newbase maar bijvoorbeeld wel tijd schrijft via de app of in een planning moet worden opgenomen.
Als een nieuwe gebruiker documenten gaat mailen vanuit Newbase dan is het noodzakelijk om dit goed in te richten en de gebruiker te autoriseren (hoofdstuk 4). Tevens is het noodzakelijk dat de gebruiker de juiste rechten heeft om binnen jullie Sharepoint of Google Drive omgeving bestanden op te slaan/wijzigen.

1. Aanmaken nieuwe gebruiker

Je kunt op 2 manieren een nieuwe gebruiker aanmaken:

1. Open de module Gebruikers Newbase > klik op nieuw.

OF

2. Open de module Gebruikers Newbase > selecteer een bestaande gebruiker welke je wilt dupliceren naar een nieuwe gebruiker > klik rechtsboven op de 3 puntjes > kies 'maak kopie aan'

Newbase vraagt of je het zeker weet > klik op OK

Je komt nu uit in het 'wijzig invoerscherm'. Hier kun je door de verschillende widgets en velden heen lopen en alle benodigde velden invullen.

2. Welke velden moet je in ieder geval invullen?

Je kunt het beste door alle widgets en velden heenlopen en alle gevraagde informatie invullen.

Maar vul in ieder geval onderstaande velden in:

2.1 Widget Gebruikersdetail:

Naam van de gebruiker: Dit is de naam van de gebruiker zoals deze getoond wordt in de schermen en de keuzelijsten. Deze naam moet uniek zijn binnen de company.

Team & Team manager: Als de gebruiker in een team zit kun je deze hier invullen inclusief de naam van de teammanager.

Naam verkort: Dit is de verkorte naam van de gebruiker zoals die getoond wordt in de schermen en de keuzelijsten. Deze naam moet uniek zijn binnen de company.

Formele naam: Deze naam wordt gebruikt in correspondentie naar de klant en hoeft niet uniek te zijn.

Company: Indien er met meerdere companies wordt gewerkt kun je hier zien welke company default is ingesteld. Toegang tot companies wordt in een andere widget ingesteld.

Afdeling: Kies een afdeling.

Rol: Door in het veld te klikken wordt een lijst getoond van beschikbare rollen waarvan er één gekozen kan worden. Een gebruiker kan slechts tot één rol behoren, niet tot meerdere. De rol bepaalt welke widgets een gebruiker ziet en welke rechten de gebruiker heeft.

Taal: De taalinstelling wordt gebruikt om te bepalen in welke taal de gebruiker de schermen van Newbase voor zich krijgt. Binnen een Newbase omgeving zouden er dus gebruikers kunnen bestaan die in een verschillende taal werken, en ook de applicatie in verschillende talen op het scherm getoond krijgen. Op dit moment is de applicatie beschikbaar in het Nederlands en het Engels

Emailadres: Dit emailadres is verplicht om in te vullen en wordt onder meer gebruikt als adres voor het toesturen van inloggegevens. Indien niet ingevuld, kunnen geen inloggegevens worden verstrekt en is inloggen niet mogelijk.

2.2 Widget Company toegang:

Via deze widget geef je de gebruiker toegang. Indien er met meerdere companies in Newbase wordt gewerkt kun je hier aangeven tot welke company de gebruiker toegang heeft. De namen die je ziet staan zijn de namen van de company. Klik op het plus icoon om een company toe te voegen en klik op het prullenbak icoon om een companytoegang te verwijderen.

Let op: indien binnen de module Eigenaar een vinkje aanstaat bij ‘toewijzen XCompany’ dan zullen alle gebruikers, bij opnieuw inloggen in Newbase, alle companies automatisch toegewezen krijgen. Je kunt indien dit vinkje op Eigenaars-niveau is aangeklikt het invullen van de toegangsprivileges overslaan.
Klik hier voor meer informatie over de module Eigenaar.

3. Inloggegevens versturen

Klik hier voor meer informatie.

4. Instellen email en autoriseren

Als de gebruiker ook vanuit Newbase gaat e-mailen dan dient dit te worden ingesteld.

Het beste is om te kijken naar een gebruiker waarbij alles goed staat ingesteld.

Klik hier voor meer informatie over het instellen van mail via Microsoft 365 en lees hoofdstuk 3 & 4.

Klik hier voor meer informatie over het instellen van mail via Google Workspace

5. Instellen email einde

Klik hier voor meer informatie.

6. Rechten om bestanden op te slaan

Om bestanden te kunnen opslaan en te openen vanuit Newbase dient de gebruiker de rechten te hebben om dit te kunnen doen binnen de betreffende omgeving, Sharepoint of Google Drive. Dit kan Newbase niet doen.

Ben je hiermee geholpen?

Wijzigen widgets (verplaatsen, verwijderen, vergroten, verkleinen)

Toestemming geven bericht vanuit of namens andere gebruiker versturen / machtigen

Contact