Importeren regels in een document

MJA Bijgewerkt door MJA

1 Algemeen

Binnen Newbase is het mogelijk om regels te importeren vanuit een Excel bestand en deze regels binnen Newbase te koppelen aan een bestaande verkoopofferte, verkoopopdracht, serviceaanvraag of assemblage opdracht. Het is dus nodig dat er een ontgrendeld document in Newbase bestaat. Het is niet mogelijk om regels aan meerdere documenten te koppelen. Je doet dit dus per geselecteerd document.

Wij raden aan om dit eerst met een paar regels te testen!

Hoe dit in zijn werk gaat, staat in deze helpfile beschreven en nemen we als voorbeeld een verkoopofferte

2. Importeren regels met voorbeeldbestand

  1. Ga naar de offerte waarbij je regels wilt inlezen
  2. Klik binnen de widget 'Invoer fin. regels verkoop, korting & inkoop' op het wolkje icoon met het pijltje omhoog
  3. Regels kunnen alleen worden geïmporteerd met het voorbeeldbestand. Klik voor dit bestand op 'Download Voorbeeld Excel Document

In het voorbeeld bestand zitten meerdere tabs.

Tab 1: standard import is de tab die wordt ingelezen. In deze tab staan maar een paar kolommen. Wil je meer inlezen, bijvoorbeeld prijzen en korting, kijk dan bij tab 2 en kopieer de betreffende kolommen naar tab 1.

  1. Als het bestand conform het voorbeeldbestand is aangemaakt en opgeslagen als .xls of .xlsx kun je deze uploaden via 'Importeer in tussenbestand'
  2. Klik op 'Importeer in tussenbestand' en selecteer het bestand en kies voor uploaden
  3. Als het uploaden klaar is krijg je een 'inleesverslag' te zien waarin je kunt lezen hoeveel regels er zijn ingelezen maar ook hoeveel regels er eventueel niet zijn ingelezen en waarom dit niet is gelukt

Tijdens het importeren worden de volgende controles gedaan:

  • verplichte velden (hiermee worden niet de verplichte kolommen van het bestand bedoelt maar de verplichte velden die voor jullie organisatie in Newbase zijn ingesteld
  • bestaande retourneerwaarden van opzoeklijsten

Afhankelijk van het aantal regels kan dit verslag groot zijn en kan daarom, indien gewenst, worden opgeslagen om later in een groter scherm door te kunnen lezen.

  1. Sluit het inleesverslag en controleer of de regels in de pop-up kloppen. Als alles goed is dan kun je de regels verwerken en in Newbase aanmaken als regel door op onderstaand icoon te klikken
  2. Er verschijnt een pop-up of je de regels wilt importeren > klik op ok
  3. Als de regels zijn verwerkt krijg je onderstaande melding:
  4. Je ziet de regels nu niet meteen in de widget staan, je moet even op een ander tabblad klikken en als je dan weer teruggaat zie je de regels staan

Ben je hiermee geholpen?

Uitleg importbestand tijdregels

Contact