Inhoudsopgave

Crediteuren kunnen u niet vinden op het Peppol netwerk of u kunt debiteuren niet vinden

Thijs Jan Hoving Bijgewerkt door Thijs Jan Hoving

Op het Peppol netwerk kunnen bedrijven geregistreerd zijn met meerdere kenmerken (e-identifiers). Deze kenmerken verschillen per land.

In Nederland kunnen dat bijvoorbeeld BTW nummer, KvK nummer of OIN nummer zijn.

In Belgie kunnen dit EN nummer of BTW nummer zijn.

Het is verstandig alle bekende gegevens, zowel van de eigen company als van de debiteur of crediteur te registreren in Newbase.

De reden hiervoor is dat je niet van te voren weet met welke kenmerken een debiteur of crediteur zichzelf geregistreerd heeft op het Peppol netwerk. Dat kan met slechts één kenmerk zijn, en zou je zelf dan net het andere kenmerk hebben ingevuld, dan kan de debiteur of crediteur niet gevonden zijn.

Voor crediteuren is een juiste registratie van e-identifiers van belang om bij een binnenkomende factuur van die crediteur, die crediteur direct te kunnen koppelen aan die inkoopfactuur. De inkoopfactuur komt overigens altijd binnen, ook als de crediteur niet gevonden kan worden, maar is de crediteur bekend, dan wordt die bij het inlezen direct gekoppeld.

Voor debiteuren is een juiste registratie van e-identifiers van belang om te zorgen dat de factuur ook daadwerkelijk binnen het Peppol netwerk aankomt.

1. Crediteuren kunnen u niet vinden op het Peppol netwerk

Indien crediteuren u niet kunnen vinden op het Peppol netwerk, controleer dan eerst welke gegevens geregistreerd staan.

Daarvoor is het belangrijk eerst te weten welke company de crediteur probeert te adresseren en met welke e-identifier. Controleer vervolgens de gegevens, vul eventueel aan en voer door op het Peppol netwerk.

Klik hier voor het corrigeren en invoeren van company e-identifiers

2. Debiteuren kunnen niet gevonden worden op het Peppol netwerk

Indien je een debiteur niet kunt vinden op het Peppol netwerk (bij het verzenden van een verkoopfactuur kan het krijgen van de melding 'no sending action taken' daar een indicatie voor zijn), kun je de e-identifiers bij de organisatie aanvullen of corrigeren.

Vraag eventueel na bij de debiteur met welk kenmerk zij geregistreerd zijn op het Peppol netwerk en controleer en corrigeer vervolgens de gegevens bij de organisatie.

Klik hier voor het corrigeren en invoeren van organisatie en debiteur e-identifiers

Is een debiteur niet geregistreerd op het Peppol netwerk, maar wil je toch een digitale factuur via het Peppol netwerk versturen dan is het mogelijk een 'vangnet' emailadres in te voeren.

Er zal altijd geprobeerd te worden met één van de e-identifiers de debiteur op het Peppol netwerk te vinden, maar als dat niet lukt, dan zal het vangnet emailadres als laatste worden gebruikt om daar de digitale factuur af te leveren.

3. Een inkoopfactuur is aangemaakt, maar zonder crediteur

Newbase bewaart de bron documenten (.xml en .pdf) in de inkoopfacturen folder op de cloud opslag. Het is daarom belangrijk er voor te zorgen dat de Storecove gebruiker ingesteld in de company instellingen rechten heeft op die cloud opslag, anders zullen de bestanden niet worden opgeslagen.

Als een crediteur niet gekoppeld is, is de oorzaak dat de e-identifier (meestal BTW of KvK nummer, of in Belgie EN-nummer) niet gevonden is.

Door de .xml of .pdf bijlage te openen kan de crediteur achterhaald worden.

Controleer of de crediteur bestaat in Newbase. Zo niet, maak de crediteur aan (wellicht dienen ook organisatie en relatie te worden aangemaakt) en voeg e-identifiers toe. De instelling 'kosten crediteur' is van belang omdat van kostencrediteuren de inkoopfactuurregels automatisch worden aangemaakt op de inkoopfactuur. Is het geen kosten crediteur, dus er wordt afgeletterd tegen een inkoopopdracht of goederenontvangst, dan worden inkoopfactuurregels niet automatisch aangemaakt en kunnen de binnengekomen regels handmatig gekoppeld worden aan de juiste inkoopopdracht- of goederenontvangstregels.

Controleer vervolgens de e-identifiers bij de crediteur. Zorg dat er geen spaties, tabs of andere onzichtbare tekens in staan, dus intypen is vaak beter dan kopieren van een website of uit een email waar door allerlei markup-tekens mee kunnen komen.

Nu kan de crediteur handmatig gekoppeld worden en toekomstige inkomende inkoopfacturen van de crediteur zullen goed verwerkt worden.

Ben je hiermee geholpen?

Foutmelding: De instelling voor een standaard bestandslocatie is niet gevonden

Mailen van bericht met bijlage lukt niet > Bestand kan niet worden opgeslagen Microsoft 365

Contact