Inhoudsopgave

Gedeeltelijke aanbetaling van debiteuren

Newbase kent meerdere opties voor het werken met een (al dan niet gedeeltelijke) aanbetaling van debiteuren.

Betaalfasering

Betaalfasering biedt de mogelijkheid om verkoopopdrachten in gedeelten te factureren, bijv 10% bij opdracht, 40% bij eerste oplevering en 50% bij oplevering.

Dit is handig als er in delen geleverd wordt maar minder wellicht minder praktisch als er sprake is van (deel)levering van voorraad artikelen en uitgebreide analyse van de verkoopfacturen. Een betaalfasering is altijd gekoppeld aan een verkoopopdracht. Zie voor meer uitleg onze helpfile over betaalfasering.

Proforma

Indien de volledige verkoopopdracht vooruitbetaald moet worden kun je een proforma factuur sturen. Zie voor meer uitleg onze helpfile over proforma facturatie.

Gedeeltelijke aanbetaling

Indien er sprake is van een vooruitbetaling op een verkoopopdracht kun je ook werken met een losse aanbetalingsfactuur. Hieronder leggen we uit hoe je dit in zou kunnen richten.

Instellingen vooraf

Hoewel het niet noodzakelijk is stellen wij voor om twee producten aan te maken.
  1. Aanbetaling
  2. Verrekende aanbetaling
Koppel beide producten aan een grootboekrekening "voorruit ontvangen betalingen". Doordat zowel de aanbetaling als de verrekende aanbetaling op één grootboekrekening komen is het saldo van deze rekening nul na het volledig verwerken en factureren van de verkoopopdracht. Je krijgt hierdoor in de administratie inzicht in gelden die ontvangen zijn waarvoor nog geen prestatie is geleverd.
Indien je werkt met goederenuitgifte kun je bij de nieuwe producten aangeven dat deze niet op de goederenuitgifte afgedrukt worden. Deze instelling vind je op "WID00502 Product logistiek"

Proces

  1. maak de verkoopopdracht
  2. kopieer de verkoopopdracht naar verkoopfactuur
  3. verwijder alle regels uit de verkoopfactuur en koppel het product "aanbetaling" (op deze manier is er vanuit de verkoopopdracht een koppeling naar de verkoopfactuur). Zet bij bedrag het gewenste bedrag van de aanbetaling. Verstuur de factuur en boek deze naar Twinfield door.
  4. ga terug naar de verkoopopdracht en koppel een extra regel met het product "verrekende aanbetaling". Zet het bedrag van de eerder verstuurde factuur als negatief bedrag: het totaal van de verkoopopdracht wordt dus verlaagd met het bedrag van de aanbetaling.

Daarna kun je het normale proces volgen: indien je met voorraad werkt maak je een goederenuitgifte en vervolgens een verkoopfactuur vanuit de goederenuitgifte.

Laat de regel met de verrekende aanbetaling wel in de goederenuitgifte staan: je wilt nl. dat deze ook op de verkoopfactuur komt om het juiste, resterende, bedrag in rekening te brengen.
indien je de verrekende aanbetaling niet op de pakbon wilt afdrukken kun je dit instellen op het product. Deze instelling vind je bij de module "product" op widget "WID00502 Product logistiek", vinkje bij "niet afd. op goederenuitg."

Ben je hiermee geholpen?

Contact