Inhoudsopgave

Inrichting verkoopaanmaningen per status

MJA Bijgewerkt door MJA

Er zijn binnen Newbase 2 manieren van aanmanen. Aanmanen per debiteur/relatie of aanmanen per status.

Klik hier voor meer informatie over deze 2 manieren van aanmanen en waar je dit kunt aanzetten.

Als er is gekozen voor aanmanen per status lees dan hier verder hoe je deze vorm van aanmanen kunt inrchten.

Er dienen 4 zaken te worden ingericht.

1. De titel op het document (1e Herinnering, 2e Herinnering etc. op de pdf)

2. De teksten op de aanmaning (start, eind & voettekst op de pdf)

3. Instellen aantal dagen vervallen om status te bepalen i.v.m zoeken naar facturen

4. Sjabloon voor het bericht waar de aanmaning(pdf) aan wordt gekoppeld als bijlage

1. Instellen titel van de aanmaning (pdf / print)

  1. Ga naar de module Sjabloon vertalingen(velden) > Klik in veld ' Klik hier voor zoek in lijst...'
  1. Een pop-up waarbinnen je kunt zoeken wordt geopend
  2. Zoek in het veld 'sleutel' naar: paymentreminder
  3. Een lijst met meerdere regels wordt nu getoond. Sorteer de kolom 'sleutel'.

Omdat er voor aanmanen per status is gekozen zal er per status een titel moeten worden ingesteld. De titels kun je vinden bij finance_paymentreminder_1, 2, 3, 4). Zie onderstaande print screen. Als je met meerdere companies werkt let er dan op dat je de juiste company kiest.

Voorbeeld titels :

finance_paymentreminder_1 = EERSTE HERINNERING

finance_paymentreminder_2 = TWEEDE HERINNERING

  1. Klik op de gewenste regel om de titel aan te kunnen passen of te vertalen
  2. Je zit nu in de widget Vertalingen. Klik op het potloodicoon
  3. Klik vervolgens op het plusje als een nieuwe vertaling wilt aanmaken in bijvoorbeeld een andere taal of klik op het icoon vooraan de regel om de bestaande tekst aan te passen
  4. In de pop-up die nu opent kun je de titel aanpassen. Ook kun je gebruikmaken van mergecodes. Vergeet niet op te slaan als je klaar bent.

2. Instellen teksten van de aanmaning (pdf / print)

De teksten op de verkoopaanmaning kunnen als volgt worden ingesteld:

  1. Ga naar de module Instellingen > Sjabloon Vertalingen(velden) > Klik in het veld ' zoek in lijst vertalingen'
  2. Een pop-up waarbinnen je kunt zoeken wordt nu geopend
  3. Zoek nu naar de volgende sleutel: paymentreminder
  4. Je krijgt nu een hele lijst te zien, dit zijn alle teksten binnen het programma payment reminder. Werk je met meerdere companies in Newbase zie je voor alle companies alle teksten. Nu is het belangrijk dat je goed kijkt welke regel je moet selecteren. Je kunt een start, eind en/of voettekst instellen/vertalen.
    Er zijn maximaal 4 verschillende aanmanings teksten mogelijk:
    • wil je alleen de starttekst zoek dan naar paymentreminder.start 1, 2, 3, 4
    • wil je alleen de eindtekst zoek dan op paymentreminder.end 1, 2, 3, 4
    • wil je alleen de footer tekst zoek dan op paymentreminder.footer 1, 2, 3, 4

3. Instellen dagen vervallen om status te bepalen i.v.m zoeken naar facturen

Om ervoor te zorgen dat Newbase automatisch de juiste teksten op de betreffende aanmaning zet is het nodig om een keuzelijst aan te maken. Deze keuzelijst zorgt ervoor dat als je gaat zoeken naar ‘aan te manen vervallen facturen’ Newbase herkent of het om een 1e, 2e, 3e of 4e aanmaning gaat en koppelt dan bij het aanmaken van de aanmaningen automatisch de juiste teksten.

  1. Ga naar de module Instellingen > Keuzelijsten
  2. Klik boven in het veld bij 'Klik hier voor zoek in....'
  3. Zoek in veld keuzelijst naar ‘status herinnering’

In het scherm welke nu verschijnt kun je de aanmaningsmomenten aanmaken/aanpassen.

Bijvoorbeeld 4 regels: 

1: eerste herinnering

2: tweede herinnering

3: laatste herinnering

4: incasso

Met het wijzig icoon kun je nieuw regels toevoegen of wijzigen

De kolom retourneerwaarde 1 t/m 4 bepaalt welke start-eind en titeltekst er wordt gebruikt (ingesteld bij module vertalingen zoals beschreven in het vorige hoofdstuk). Er zijn maximaal 4 verschillende aanmaningsteksten. Voor elk hoger nummer wordt dezelfde starttekst gebruikt als starttekst 4

De retourneerwaarden moeten aansluitend zijn en beginnen op 1

De kolom num 1 geeft de periode tussen de aanmaningen aan.

  • De eerste herinnering zal in dit voorbeeld 7 dagen na de vervaldatum worden verstuurd, de tweede herinnering 7 dagen nadat de eerste is verstuurd, de derde 7 dagen na de tweede en 7 dagen na de derde wordt de incassobrief verstuurd

De kolom i1 (inbegrepen in zoekactie) geeft de mogelijkheid zelf te bepalen welke statussen in de zoekactie 'aan te manen facturen' moet worden opgenomen. In dit voorbeeld worden facturen die uitgezet zijn bij een incassobureau(regel 4) niet nogmaals in de zoekactie gevonden, want aanmanen heeft tenslotte geen zin meer.

Om ervoor te zorgen dat er wordt gestart met de eerste herinnering zet je in kolom STD een 1

4. Instellen sjabloon bericht

Verkoopaanmaningen kunnen per mail worden verzonden. Door het aanmaken van een sjabloon kan een vooraf gedefinieerde tekst automatisch in het bericht worden overgenomen.

  1. Ga naar de module Instellingen > Sjablonen (teksten) > Klik in het 'zoek in lijst' veld en vul in het veld module Verkoopaanmaningen in
  2. Een lijst met reeds bestaande sjablonen wordt getoond, indien er niets wordt getoond dan dien je in het startscherm van de module op Nieuw te klikken

  1. Klik op de regel welke je wilt aanpassen. Als er met meerdere companies in Newbase wordt gewerkt kun je per company een sjabloon aanmaken
  2. Vul de betreffende velden in. Klik hier voor meer uitleg over Sjablonen > Het is belangrijk dat jet het veld status herinnering invult zodat Newbase weet welke tekst gebruikt met worden (veld nog niet zichtbaar) bel Newbase!.

BELANGRIJK

Als je de titel, teksten of het sjabloon aanpast dan worden deze niet doorgevoerd op reeds bestaande documenten.

Ben je hiermee geholpen?

Voorraadlocatie aanmaken

Inrichting verkoopaanmaningen per debiteur / relatie

Contact