Inhoudsopgave

UBL (XML) Verkoopfactuur - e-factoring - OIN - HRN nummer

MJA Bijgewerkt door MJA

1. Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bibliotheek van standaard zakelijke XML-documenten en is ontworpen ter vervanging van zakelijke correspondentie via fax en papier. UBL maakt het mogelijk documenten zoals facturen elektronisch uit te wisselen en is bedoeld om bedrijfsprocessen direct elektronisch op elkaar aan te laten sluiten.

2. UBL instellen binnen Newbase

Standaard wordt binnen Newbase een verkoopfactuur als pdf bestand opgeslagen en als bijlage in een e-mail meegestuurd. Wens je geen UBL facturen te versturen dan hoef je niets te doen. Wil je UBL verkoop facturen kunnen versturen lees dan verder.

Binnen de company settings kan default worden ingesteld of je met UBL wilt werken. Als je dit op company nivo instelt dan zullen alle nieuw aan te maken debiteuren automatisch deze instelling krijgen. Bij bestaande debiteuren wordt deze company instellingen niet achteraf overgenomen. Je kunt dit handmatig bij de instellingen van de debiteur instellen.

Indien je alleen voor specifieke debiteuren UBL wilt instellen dan doe je dit dus niet op company nivo maar op debiteur nivo.

2.1 Instellingen UBL (Instellingen > Company)

Wil je van verkoopfacturen UBL bestanden kunnen versturen volg dan onderstaande stappen:

  1. Ga naar de module Companies > werk je met meerdere companies in Newbase dien je dit per company in te stellen
  2. Ga naar de widget UBL, is deze niet beschikbaar vraag je interne applicatiebeheerder deze uit te delen

  1. Maak een keuze bij zakelijk en/of particulier. Newbase herkent of een factuur wordt gestuurd aan een zakelijke relatie of aan een particuliere relatie en zal de ingestelde waarde overnemen. Werk je met zowel zakelijke als particuliere relaties zul je dus beide velden in moeten vullen. Indien je niets invult zal Newbase standaard de verkoopfactuur als pdf bestand versturen.
  2. Kies een UBL format

De verschillen tussen UBL 2.0 en 2.1 zijn wat betreft de verkoopfactuur minimaal. In versie 2.1. zijn een aantal factuurelementen toegevoegd waaronder due date en project reference. Je dient in ieder geval één versie te kiezen, anders zal er geen UBL factuur gegenereerd kunnen worden. 

2.2 Welke gegevens dien je verder nog in te vullen in de company gegevens ?
  1. Zorg dat er een company adres is ingevuld inclusief land (er zijn meerdere adres widgets)
  1. Vul BTW nummeren kvk nummer in. Die worden gebruikt ter identificatie in de UBL.
  2. Vul je IBAN en BIC-code in.

Bovengenoemde vul je in binnen de widget Bank & Identificatie informatie

3. Instellingen Debiteur <> Verkoopfactuur

Bovengenoemde instellingen worden automatisch overgenomen bij nieuwe debiteuren en vervolgens op de verkoopfactuur. Bestaande debiteuren krijgen niet deze insteling niet automatisch.

Uiteraard heb je de mogelijkheid om binnen de instellingen van de debiteur of verkoopfactuur dit nog aan te passen. Tevens kun je bij de instellingen van de debiteur ook nog een PEPOL ID invullen.

4. Elektronische factuur aan de overheid met identificatienummer (OIN)

Alle overheidsinstanties, en mogelijk andere instanties met een publieke taak, hebben een OIN (Organisatie-identificatienummer).

Dit nummer dient verplicht vermeldt te worden op de UBL factuur bij facturering aan de overheid.

Ook niet publieke organisaties kunnen een identificatienummer aanvragen. Dit heet dan een HRN (Handelsregisternummer).

Het nummer van de OIN of HRN kan als kenmerk in Newbase worden ingevuld.

Binnen de betreffende organisatie kan het OIN nummer worden ingevuld binnen de widget 'Verschillende Nummers'

Het OIN nummer van de eigen organisatie kan worden ingevuld binnen de widget Bank & indentificatie informatie binnen de module company.

Het identificatienummer dat in de UBL factuur wordt opgenomen wordt als volgt bepaald:

- Indien een OIN nummer gevuld is, dan wordt dat als identificerend kenmerk opgenomen

- Is er geen OIN, maar wel een BTW nr, dan wordt dat al identificerend kenmerk gebruikt

- Zijn beide bovenstaande kenmerken niet ingevuld maar is er wel een KvK nr, dan wordt het KvK nummer als identificerend kenmerk gebruikt

- Is geen van bovenstaande kenmerken aanwezig dan wordt het veld waarin dit kenmerk in de UBL staat leeg gelaten.

Op het internet zijn overzichten te vinden of mogelijkheden tot het opvragen betreffende de OIN gegevens van de overheidsinstanties, en uiteraard kunnen de betreffende instanties die zelf aan je verstrekken.

5. Instellen UBL eenheidscodes (Instellingen > Keuzelijsten)

Nog niet klaar in Newbase NEXT

Op een verkoopfactuur wordt een eenheidscode gebruikt. Bijvoorbeeld een aantal per stuk, per uur, per dozijn, per meter etc.

Voor het genereren van een UBL bestand wordt voor deze eenheidscode (welke staat ingesteld in Newbase) een specifieke code gebruikt (UnitOfMeasureCode), deze code dient te worden ingevoerd in Newbase.

Het instellen van deze code doe je als volgt:

  • Ga naar de module Keuzelijsten > zoek naar de keuzelijst eenheidscode (zie onderstaande print screen)
  • Indien de gewenste eenheidscode reeds in de keuzelijst staat dan vul je de bijbehorende code in kolom t2.
  • Indien de gewenste eenheidscode nog niet in de keuzelijst staat kun je een nieuwe regel aanmaken middels het oranje plusje

Wat de betreffende UBL code is die je dient in te vullen kun je opzoeken door binnen de keuzelijst te klikken op de url of door te zoeken in de onderstaande lijst.

5.1 De meest voorkomende eenheidscodes

Onderstaand een overzicht van de meest voorkomende codes. 

De code die in de eerste kolom staat is de code die je binnen de keuzelijst bij t2 moet invullen

UBL code uitleg

C62 per stuk

LTR per liter

TP per 10

CEN per 100

DZN per dozijn

MIL per 1000

HUR per uur

MIN per minuut

MMT per millimeter

CMT per centimeter

MTR per meter

KTM per kilometer

INH per inch

KGM per kilogram

5.2 Volledige lijst eenheidscodes (Codelist Unit Of Measure Code)

Hierboven zijn slechts een aantal van de in UBL beschikbare eenheidscodes getoond. Staat de eenheid die jij wilt gebruiken hier niet bij dan kun je op internet hier naar zoeken. Een website die je hiervoor kunt gebruiken is: https://www.truugo.com/ubl/2.1/cl_unitofmeasure/

Ben je hiermee geholpen?

Aanmaken proforma factuur

Producten koppelen aan een document & importeren regels

Contact