Inhoudsopgave

Wat te doen bij een jaarovergang?

MJA Bijgewerkt door MJA

In dit document staan een aantal zaken beschreven waar je rekening mee dient te houden bij een jaarovergang. Het is belangrijk dat je deze informatie tijdig doorleest om problemen na een jaarovergang te voorkomen.

Het is belangrijk om te weten dat Newbase een ‘levend systeem’ is waarin alle getallen continue live worden getoond. Het is binnen Newbase niet mogelijk om met terugwerkende kracht een stand per periode op te vragen. Binnen Twinfield kun je de stand per periode wel zien en terughalen. Het is daarom belangrijk om standen per boekjaar te exporteren voor latere informatieverschaffing. Algemeen geldt dat je te allen tijde vanuit de verschillende programmaonderdelen een lijstweergave kan exporteren naar Excel indien wenselijk.

1. Aanpassen van de boekhoudperiode

Twinfield

Zorg ervoor dat als je wilt boeken in het nieuwe jaar dat deze periode open staat in Twinfield!

Newbase

Je kunt binnen Newbase een jaar en/of periode instellen welke bij boekingen naar Twinfield wordt overgenomen. Indien je dit veld niet invult, dan vult Newbase automatisch de datum van vandaag in bij het doorboeken van een financieel document naar Twinfield. 

Je kunt altijd de periode nog per document aanpassen voordat je deze naar Twinfield door boekt.

Wil je de boekhoudperiode als default aanpassen dan dien je onderstaande stappen uit te voeren:

  1. Ga naar de widget 'periode instelling Twinfield' binnen de module Company
  2. Vul bij het veld 'huidige administratie periode' de gewenste data in

Wordt dit veld niet ingevuld dan vult Newbase deze gegevens automatisch in met het jaar en de maand van de huidige datum op het moment van vergrendelen/doorboeken van een factuur of journaalpost.

2. Voorraadwaarde lijst

Het is belangrijk om te weten dat Newbase een levend systeem is waarbij alle getallen live worden getoond.

Het is binnen Newbase niet mogelijk om met terugwerkende kracht een stand per periode op te vragen. Binnen Twinfield kun je de stand per periode wel zien en terughalen. Het is daarom belangrijk om standen per boekjaar te exporteren voor latere informatieverschaffing.

Het is verstandig om de voorraadwaarde op 31-12-XXXX uit Newbase te halen. Je kunt de voorraadwaarde exporteren naar Excel door de lijstweergave voorraadwaarde te kiezen bij logistiek en deze te exporteren.

  1. Ga naar het startscherm van de module Voorraad
  2. Klik op de drie puntjes bij Lijst Voorraad > kies de lijst voorraadwaarde
    Als je Lijst voorraad nog niet ziet staan dan moet je eerst even een keer records oproepen, bijvoorbeeld toon alle, of vandaag aangemaakt. Als je daarna terug gaat naar het startscherm zul je wel Lijst voorraad met de drie puntjes zien staan.
  3. Om de lijst naar Excel te exporteren klik je rechtsboven op het menu en kies je voor Export naar Excel

Indien je de lijst Voorraadwaarde niet tot je beschikking hebt kan dit komen omdat deze ten tijde van de implementatie nog niet beschikbaar was. In dit geval kun je deze lijst zelf maken via de list editor en deze opslaan. Je voegt dan de gewenst kolommen toe zoals bijvoorbeeld:

  • productcode (module Product)
  • naam intern (module product)
  • #technische inkoop
  • VVP (
  • technische voorraadwaarde

Klik hier voor meer informatie over de lijstweergave editor

3. Jaartal in volgnummers van documenten aanpassen

Volgnummers kunnen per jaar verschillen en dienen wellicht bij een jaarovergang te worden aangepast. 

Is een volgnummer op dit moment ingesteld met {YY} of met {YYY) dan hoef je om het jaartal aan te passen niks te doen en wordt het volgnummer in het nieuwe jaar automatisch opgehoogd.

Bijvoorbeeld: 

Het volgnummer van een offerte is ingesteld als OF.{YY}.{99999} dan ziet de laatste offerte in 2023 er bijvoorbeeld als volgt uit: OF.23.12345. Als je niets verandert dan zal de eerste offerte van 2024 het volgende volgnummer krijgen: OFA.24.12346. Indien het nummer opnieuw moet gaan tellen met 0 dient dit wel te worden ingesteld. Je doet dit door in het veld 'laatst gebruikt volgnr.' een 0 te plaatsen binnen de module Volgnummers.

Voor meer informatie over het instellen van volgnummers klik hier.

3.1 Lengte volgnummer aanpassen

Een ander belangrijk aandachtspunt is de lengte van het volgnummer. Indien een volgnummer van bijvoorbeeld een offerte is ingesteld als OFA.{YY}.{9999}, dan gaat Newbase ervan uit dat het aantal offertes dat in een jaar wordt gemaakt niet meer dan een getal met 4 cijfers lang zal zijn. Indien er wordt verwacht dat dit er meer zullen zijn dient het volgnummer te worden aangemaakt met 5 of 6 cijfers: OFA.{YY}.{999999}

In Newbase worden de documenten op alfanumerieke volgorde weergegeven. Dat wil zeggen dat de sortering eerst op letters en daarna op nummers van laag naar hoog gaat. Dit betekent dat getallen worden gesorteerd op het eerste cijfer waarmee ze beginnen. Dus 1234 wordt eerder getoond dan 325 omdat het nummer met een 1 begint en het andere met een 3.
Pas je tussentijds een volgnummer aan van drie naar vier cijfers dan zal in de weergave van de documenten de volgorde niet meer aflopend (of oplopend) zijn. Het hoogste volgnummer met drie cijfers (dus 999) zal bovenaan staan en het eerste volgnummer met vier cijfers (dus 1000) zal tonen tussen de volgnummers die met een 1 beginnen.

3.2 Volgnummers van serviceaanvragen

In volgnummers van serviceaanvragen mogen de YY die het jaartal uitdrukken niet worden vervangen door een het cijfer van het jaartal (bijvoorbeeld 22 van 2023). Daarnaast raden wij aan om op de eerste dag van het nieuwe jaar het volgnummer op 0 te zetten.

Kies je er toch voor om het volgnummer door te laten lopen, zorg er dan voor dat je voldoende ruimte hebt voor een hoog getal.

Stel het volgnummer is ingesteld met 4 cijfers (SA.YY.9999) dan heb je een probleem als het aantal service aanvragen over de 9999 gaat. Verwacht je meer service aanvragen voeg dan een 9 toe (SA.YY.99999).

4. Facturen in een vorig jaar inboeken

Klik hier voor meer informatie.

5. Serverpaden Google Drive

Indien Newbase documenten worden opgeslagen op Google drive dan dien je ieder jaar op de eerste werkdag van het nieuwe jaar opnieuw de volgende handeling uit te voeren:

  1. Ga naar de widget 'Company Google Pad Instelling' (Onderdeel van module Company)
  2. Klik op (de eerste werkdag van het nieuwe jaar) op de knop 'Cloud mappen ophalen'

Nu zal op Google Drive voor alle serverpaden een nieuwe jaarmap worden aangemaakt, bijvoorbeeld 2024.

Indien je deze handeling niet uitvoert zullen documenten die bijvoorbeeld in 2024 worden aangemaakt nog worden opgeslagen in de map 2023.

Let op, het ophalen van de mappen kan even duren.

6. Productprijzen aanpassen

Wellicht dat je in het nieuwe jaar nieuwe productprijzen gaat hanteren. Deze kun je aanpassen binnen de product widgets. Vanaf dat moment worden in nieuwe financiële documenten de nieuwe productprijzen gebruikt.

Let op! De prijzen in bestaande financiële documenten worden hiermee niet gewijzigd. Dit betekent als een bestaande offerte met oude prijzen gedupliceerd wordt naar een nieuwe verkoopopdracht, de oude prijzen meegenomen worden (het is immers een duplicaat).

Wil je grote hoeveelheden productprijzen aanpassen dan kun je gebruik maken van de import tool.

Tevens is het mogelijk om bij de servicecontractregels (of een selectie hiervan) de prijzen en een keer te indexeren met een percentage. Dit doe je met de optie: Verkoopprijzen indexeren.

7. Tarieven van medewerkers

Bij tijdschrijvers wordt er een standaard verkooptarief (en inkooptarief) gekopieerd vanuit de projectmedewerkerstarieven, of vanuit het project of vanuit de gebruikerskaart. Mochten in het nieuwe jaar nieuwe tarieven gelden dan dien je deze op de betreffende plekken aan te passen.

Let op! Dit wordt dan alleen bij nieuwe tijdregels gekopieerd.

8. Tarieven van uursoorten

Het kan zijn dat Newbase niet dient te kijken naar het tarief van de medewerker, maar naar het tarief van het uursoort. Deze zijn dan ingesteld per company.

9. Tarieven van projecten en projectmedewerkers

Het is mogelijk om tarieven per project of per projectmedewerker in te stellen (dit kan alleen bij een verkoop uurtarief). Mochten er nu projecten zijn waarbij er een nieuwe tarief gaat gelden, dan dien je dit aan te passen.

10. Export van projecten onderhanden werk

Newbase heeft geen aparte tussenstanden mogelijkheid. Dit betekent dat bij gebruik van de projecten module het handig is om per 31-12-XXXX een export te maken van de stand. Door middel van een zoekopdracht Financieel openstaande projecten in klantproject en vanuit onderhanden werk een export te maken naar excel. Wanneer je dit doet krijg je de detailinformatie in excel inzake de selectie van projecten waarin alle velden van het OHW scherm zijn opgenomen.

Bij voorcalculatie projecten kun je zoeken op financieel openstaand en voorcalculatie, en vervolgens naar de lijstweergave Opbrengsten gaan.

Bij nacalculatie projecten geldt de geschreven tijd welke nog niet is gefactureerd. Je dient naar de tijd module te gaan, en daar een standaard zoekactie te doen Te factureren (we gaan ervan uit dat alle tijd regels zijn geaccordeerd). Vervolgens kun je een export maken van deze gegevens vanuit de lijstweergave Financiële lijst.

Ben je hiermee geholpen?

Hoe werkt valuta binnen Newbase?

Een print wijzigen / aanpassen met parameters of een extra print toevoegen

Contact